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8 Herramientas de Gestión Empresarial


Las herramientas de gestión empresarial son técnicas de administración o gestión que les permiten a una empresa hacer frente a los constantes cambios del mercado así como asegurarle una mejor posición competitiva. Por ese motivo, a continuación conoceremos las principales herramientas de gestión empresarial:

1. El empowerment (empoderamiento)

El empowerment (empoderamiento) es una herramienta de gestión que consiste en delegar, otorgar poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los trabajadores o equipos de trabajo de una empresa para que puedan tomar decisiones, resolver problemas o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus superiores.

A través de esta aplicación, los trabajadores o equipos de trabajo tienen mayor poder de decisión, mayor autoridad para resolver los problemas, mayor autonomía en el desempeño de sus funciones, y mayor responsabilidad por la ejecución de las tareas, por las metas y por los resultados. El empowerment es un concepto que nos brinda varias ventajas y beneficios, aunque cabe resaltar que para que éste pueda ser aplicado de forma exitosa en una organización es necesario cumplir con algunos requisitos:
  • Proporcionar información adecuada: Para que la aplicación del empowerment sea exitosa, al trabajador se le debe brindar toda la información adecuada que le permita tomar decisiones acertadas, resolver problemas de forma efectiva, o ejecutar tareas de manera eficiente. Por ejemplo, el trabajador debe comprender la tarea, conocer los resultados esperados, y saber a quién y cuándo presentarlos.
  • Proporcionar herramientas y recursos adecuados: Así como es necesario brindar información adecuada, para una correcta aplicación del empowerment también es necesario que el trabajador dispongan de todas las herramientas y los recursos adecuados. Por ejemplo, el trabajador debe estar bien entrenado y capacitado, y contar con todas las provisiones necesarias para el buen cumplimiento de sus tareas.
  • Brindar retroalimentación: Para que empowerment sea aplicado con éxito también es necesario establecer líneas directas de comunicación con el trabajador de tal manera que se puedan responder sus preguntas, proporcionar orientación, y proporcionar información que le permita a éste saber si está ejecutando la tarea de manera correcta.
  • Evaluar y recompensar el desempeño: Para una correcta aplicación del empowerment, al finalizar la tarea, se debe evaluar los resultados obtenidos (antes que los métodos utilizados), y si éstos no cumplen con las expectativas, se debe analizar los errores y las consecuencias; pero si sí cumplen o sobrepasan las expectativas, se debe reconocer y recompensar el trabajo realizado, ya sea con estímulos, recompensas económicas, o con una mayor delegación de poder y autoridad.

2. El outsourcing (subcontratación o tercerización)

El outsourcing (subcontratación o tercerización), es una técnica o herramienta de gestión que consiste en la contratación de terceros (otras empresas) para que realicen actividades, funciones o procesos complementarios que no formen parte del giro principal del negocio.

A través de la aplicación del outsourcing transferimos actividades, funciones o procesos a empresas especializadas que puedan hacerlos mejor que nosotros y a un menor costo, logrando así una mayor eficiencia y eficacia. Pero también, su aplicación nos permite concentrarnos en las actividades, funciones o procesos esenciales que sí formen parte del giro principal del negocio, logrando así una mayor calidad y competitividad.

Aplicar el outsourcing o subcontratación en nuestra empresa nos permite obtener las siguientes ventajas o beneficios:
  • Mayor eficiencia y eficacia: al transferir actividades, funciones o procesos a una empresa que los haga mejor que nosotros.
  • Reducción de costos: al transferir actividades, funciones o procesos a una empresa que los haga a un menor costo.
  • Mayor calidad y competitividad: al poder concentrarnos en las actividades de valor o en el giro principal del negocio.
  • Poder liberar recursos que pueden ser utilizados en otras actividades más rentables.
  • Acceso a la tecnología de terceros sin necesidad de realizar mayor inversión.
El outsourcing o tercerización presenta varias ventajas; sin embargo, también presentas algunas desventajas que debemos tomar en cuenta:
  • Tener que compartir información junto con la posibilidad de que nos copien.
  • Pérdida del control sobre la actividad descentralizada.
  • Mayor dependencia de entes externos.
  • En el caso de albergar a personal de otra empresa, posibilidad de que no llegue a haber lealtad hacia la nuestra.
  • Posibilidad de no llegar a negociar el contrato adecuado o de llegar a hacer una mala elección del contratista.

3. El benchmarking

El benchmarking es una herramienta de gestión que consiste en el seguimiento de empresas similares a la nuestra o líderes en el mercado, con el fin de evaluar sus productos, servicios, procesos, etc, compararlos con los nuestros y con los de otras empresas, identificar lo mejor, y adaptarlo a nuestra empresa, agregándole nuestras mejoras.

Aplicar benchmarking no significa simplemente espiar o copiar, sino tomar como referencia los mejores aspectos de otras empresas, incluyendo sus productos, servicios, procesos de trabajo, prácticas empresariales, políticas, estrategias, métodos, etc, para luego aplicarlos en la nuestra, pero siempre agregándoles nuestra creatividad. A continuación, veremos una manera más específica a través de los siguientes pasos:
  • Determinar qué aspectos vamos a someter a benchmarking; podrían ser, por ejemplo, aquellos aspectos en donde tengamos problemas, en donde debemos mejorar, o en donde simplemente pensamos que podemos mejorar. Por ejemplo, supongamos que vamos a someter nuestras ventas a benchmarking, ya que tenemos problemas con ellas y queremos mejorar en ese aspecto.
  • Determinar las empresas que vamos a analizar; aquellas que tengan o mejor hagan lo que nosotros queremos mejorar; las cuales podrían ser competidoras directas o empresas pertenecientes a un sector diferente. Por ejemplo, seleccionaríamos aquellas empresas que mejores estrategias de ventas estén utilizando para nuestro tipo de producto.
  • Analizar los aspectos que vamos a someter a benchmarking de las empresas que hemos seleccionado; para lo cual podríamos adquirir sus productos, visitar sus locales, entrevistar a personas que hayan sido sus clientes o que hayan trabajado con ellos, etc. Por ejemplo, analizaríamos los productos, la ubicación de los puntos de ventas, los mensajes publicitarios, etc., de las empresas que hemos seleccionado.
Una vez analizado los aspectos que vamos a someter a benchmarking de las empresas que hemos seleccionado pasamos a compararlos con los nuestros y con los de otras empresas, y a determinar los mejores y los que nosotros también podríamos aplicar en la nuestra. Por ejemplo, identificaríamos las mejores estrategias de ventas de las empresas seleccionadas que nosotros también podríamos implementar.

Pasamos a tomar como referencia los mejores aspectos de la empresa o las empresas seleccionadas, y luego pasamos a implementarlos o adaptarlos en la nuestra, pero siempre tratando de superarlos y agregarles nuestras mejoras y nuestra creatividad. Por ejemplo, pasaríamos a implementar las mejores estrategias de ventas que hayamos identificado de las empresas seleccionadas, pero agregándoles nuestras mejoras.

4. El downsizing

El downsizing es una herramienta de gestión que consiste en la reorganización o restructuración de las organizaciones,llevando a cabo la mejora en los sistemas de trabajo, el rediseño de la organización en todos sus niveles y la adecuación del número de empleados para mantener competitivas a las organizaciones.

Aplicar el downsizing podría implicar, por ejemplo, eliminar un departamento que no aporte valor a la empresa, hacer un proceso más corto y sencillo, dar mayor poder de decisión a los trabajadores, o hacer una reducción del personal. Algunos conceptos relacionados con el downsizing:
  1. Resizing: Consiste en volver a medir el tamaño de una empresa.
  2. Rightsizing: Consiste en darle el tamaño ideal a una empresa.
Aunque la reducción de personal se ha convertido en una práctica casi universal de gestión, muchas iniciativas del Downsizing han fallado. Surgió como necesidad de solucionar los efectos del crecimiento de tamaño de las organizaciones, el exceso de burocracia, que dificultaban la toma de decisiones y la adaptación a nuevas circunstancias, el aumento de la competitividad y de la turbulencia ambiental, por lo que fue necesario repensar las estructuras y modos de toma de decisiones como forma de incrementar la rapidez de respuesta y la capacidad de adaptación. 

El downsizing se ha vuelto común aplicarlo tanto en sectores públicos como privados, impulsado por las presiones de la globalización, del neoliberalismo, presiones económicas, fiscales y políticas, aplicándose más intensamente con el sentido reactivo, resultando más ineficaz y perjudicial para las organizaciones, pues involucran decisiones y acciones que afectan profundamente la vida y la productividad de los individuos. 

Tipos de downsizing

Reactivo: Se trata de responder al cambio sin un estudio previo de la situación. A partir de esto surgen problemas predecibles, lo que produce periodos de crisis, reducción laboral sin un diagnóstico previo y un ambiente de trabajo trastornado. Los daños suelen ser costosos y tienen implicaciones negativas severas en la eficiencia organizacional. 

Proactivo: Evita la secuencia reactiva y a partir de él se obtienen resultados y efectos más rápido. Es un proceso de anticipación y preparación para eventuales cambios en el entorno. Para su implementación se requiere de criterios estratégicos basados en la idea de repensar la empresa 

Ejemplo de aplicación

Ejemplo emblemático de downsizing es la empresa IBM, que desde 1985 ha despedido a unos 100000 empleados, y, con despidos o sin ellos, muchas otras empresas del sector están reduciendo rápidamente su tamaño. Pintan bastos, y aunque el downsizing parece inevitable, menos claro es que constituya una solución. Sobre una muestra de 500 empresas que habían reducido personal desde 1987 la American Management Association ha demostrado que dos terceras partes de ellas no experimentaron después la menor mejoría en términos de eficacia, y menos de la mitad vieron mejoría alguna en sus beneficios.

5. El joint venture

El joint venture es una herramienta de gestión que consiste en una asociación a largo plazo entre 2 o más empresas que se unen para realizar una alianza comercial con el fin de alcanzar un objetivo en común. Podrían tener como objetivo la creación de un nuevo negocio, el desarrollo de un nuevo producto, la prestación de un servicio, etc.

Para la consecución del objetivo las empresas implicadas podrían aportar o compartir recursos tales como materia prima, capital, personal, canales de distribución, tecnología, conocimiento del mercado, etc. Además de compartir recursos, en un joint venture también se comparten esfuerzos, responsabilidades y el riesgo de emprender un negocio, actividad o proyecto que supera las posibilidades individuales (razón por la cual el joint venture también suele ser conocido como contrato de riesgo compartido).

Un joint venture puede ser societario (cuando origina la creación de una nueva empresa con autonomía jurídica) o contractual (cuando las empresas implicadas realizan una actividad en común, pero no establecen una nueva empresa). Mientras que según el ámbito geográfico un joint venture puede ser nacional (cuando se realiza entre empresas de una misma nacionalidad y dentro de su país de origen) o internacional (cuando se realiza entre empresas de diferentes nacionalidades).

A continuación, veamos cuáles son las principales ventajas de realizar un joint venture:
  • Nos permite compartir recursos financieros, humanos, tecnológicos, etc.
  • Nos permite compartir esfuerzos y responsabilidades.
  • Nos permite compartir el riesgo de un nuevo negocio, actividad o proyecto.
  • Nos permite superar barreras comerciales en nuevos mercados.
  • Nos permite mejorar nuestra competitividad.

6. El balanced scorecard (BSC)

El balanced scorecard (BSC) es una herramienta de gestión que consiste en un sistema de control basado en un software que permite medir, a través de indicadores, el desempeño global de una empresa.

Además se concentra exclusivamente en la medición del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa; por ejemplo, mide qué tan bien se están cumpliendo el planeamiento estratégico y las estrategias.

Los principales aspectos que controla el balanced scorecard son las finanzas (los ingresos, los costos, etc.), la calidad (el producto, la atención al cliente, etc.), los procesos internos, y la capacitación del personal.

El Balanced Scorecard induce una serie de resultados que favorecen la administración de la compañía, pero para lograrlo es necesario implementar la metodología y la aplicación para monitorear, y analizar los indicadores obtenidos del análisis. Entre otros podemos considerar las siguientes ventajas:
  • Alineación de los empleados hacia la visión de la empresa.
  • Comunicación hacia todo el personal de los objetivos y su cumplimiento.
  • Redefinición de la estrategia en base a resultados.
  • Traducción de la visión y estrategias en acción.
  • Favorece en el presente la creación de valor futuro.
  • Integración de información de diversas áreas de negocio.
  • Capacidad de análisis.
  • Mejoría en los indicadores financieros.
  • Desarrollo laboral de los promotores del proyecto.

7. La reingeniería o reingeniería de procesos (BPR por sussiglas en inglés)

La reingeniería o reingeniería de procesos es una herramienta de gestión que consiste en reinventar o rediseñar los procesos de una empresa de una manera radical, de tal modo que sea capaz de lograr mejoras espectaculares en medidas críticas tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

Según la reingeniería cuando una empresa no tiene el éxito esperado, la verdadera razón es que su gente no está inventando, haciendo, vendiendo y prestando servicios tan bien como debería; es decir, no está realizando su trabajo básico tan eficientemente como debería. Afirma también que una empresa no podrá resolver sus problemas o ser más competitiva a través de:
  • Estrategias empresariales tales como vender una división y comprar otra o incursionar en nuevos mercados (ya que estas estrategias la distrae de efectuar cambios básicos en la manera de cómo realiza su trabajo).
  • Creación y lanzamiento de nuevos productos (ya que los productos tienen un ciclo de vida limitado, e incluso los mejores productos rápidamente quedan obsoletos).
  • Mejoras administrativas o la aplicación de técnicas administrativas tales como los análisis de cadena de valor o los círculos de calidad (ya que ninguna de éstas técnicas ha detenido el deterioro del desempeño competitivo en los últimos años).
Para que una empresa pueda resolver sus problemas o ser más competitiva, debe orientarse y hacer cambios en el corazón mismo de lo que hace, en la manera de realizar su trabajo; en otras palabras, debe prestar atención y cambiar sus procesos. Además cuando las empresas no están haciendo bien sus procesos es porque están utilizando principios, procedimientos e ideas sobre cómo organizar y dirigir una empresa propios de la era industrial que hoy en día ya no funcionan. Entonces, para que una empresa pueda resolver sus problemas o ser más competitiva, debe rediseñar sus procesos basados en principios tradicionales y crear nuevos procesos basados en principios que estén acorde a las exigencias de los mercados actuales.

8. La calidad total o gestión de la calidad total (TQM porsus siglas en inglés)

La calidad total es también conocida como gestión de la calidad total, es una filosofía, cultura o estilo de gerencia que involucra a todos los miembros de una organización en el mejoramiento continuo de la calidad en todos los aspectos de la empresa.

En la calidad total todos los miembros de la organización (yendo desde el personal de oficina hasta el gerente general) buscan mejorar la calidad de manera continua y gradual (permanentemente y poco a poco sin necesidad de realizar grandes cambios), no sólo en los productos, sino también en todos los aspectos de la empresa tales como:
  • En los trabajadores (por ejemplo, al contratar trabajadores bien calificados o al darles una adecuada capacitación).
  • En los insumos o materia prima (por ejemplo, adquirir insumos o materia prima de primera).
  • En los procesos (por ejemplo, al procurar procesos eficientes que eviten desperdicios).
  • En la atención al cliente (por ejemplo, al brindar una rápida atención).
  • En los proveedores (por ejemplo, al realizar una adecuada selección de proveedores).
De ahí que la responsabilidad por lograr altos estándares de calidad, empiece en la cúpula de la organización (en los gerentes o dirigentes), pero recaiga principalmente en las personas que están más cerca de la producción.

Son los gerentes o dirigentes los que planifican la mejora de la calidad, definen políticas de calidad, establecen normas o estándares de calidad, eligen responsables del aseguramiento o control de la calidad, implementan sistemas de calidad, y establecen medidas de control de calidad; pero son los trabajadores de los niveles operativos los que aseguran o garantizan el cumplimiento de las especificaciones, requisitos, normas o estándares de calidad.

Las ventajas o los beneficios de aplicar la calidad total son los siguientes:
  • Aumento de la calidad (en los productos elaborados, en los servicios, en los procesos, en el personal, etc.).
  • Eliminación de desperdicios (de tiempo, de material, de esfuerzo, de dinero, etc.).
  • Reducción de costos (de fabricación, de proyectos, de inventarios, de distribución, etc.).
  • Reducción de tiempos (de producción, de parada de las máquinas, de atención al cliente, etc.).
  • Incremento en la productividad.
  • Mayor satisfacción del cliente.
  • Mayor satisfacción de los cliente internos (empleados).
  • Mayor competitividad.
  • Mayores utilidades o rentabilidad.
Muchas empresas utilizan diferentes herramientas de software desarrolladas para optimizar la gestión empresarial en diversos campos, tales como la logística, el transporte, control de stock y demás. En tu empresa. ¿Qué tipo de herramientas usas para la gestión en tu empresa?

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