Toda negociación es un proceso de comunicación entre dos partes cuyo objetivo es llegar a un acuerdo, a partir de necesidades y planteamientos diferentes.
Etapa 1: Prenegociación
Durante este período se debe determinar los objetivos en función de las oportunidades y problemas que presenta la situación. Además, elabore una lista provisional que incluya tanto los objetivos de usted como los de la contraparte, con una lista adicional de permutas aceptables.
Asimismo, establezca el nivel de su mejor oferta inicial. Anticipe las reacciones de la contraparte. ¿Cuáles son sus planes de contingencia para cada posible reacción? En esta etapa usted tendrá que integrar su equipo de negociación.
Etapa 2: Entrada
En este momento se le hace la presentación de ventas formal a la contraparte. En esta etapa usted hace su primera presentación formal. Deberá ser una propuesta de ventas sólida.
Etapa 3: Establecer buenas relaciones
En el ámbito internacional, varía mucho en que personas de culturas diferentes perciben la necesidad de buscar ese tipo de relación. Por ejemplo, los estadounidenses y los alemanes no le confieren gran importancia a los asuntos personales. Los que más les interesa es la eficiencia en la realización de la transacción en sí misma, y se muestran ansiosos de entrar en negocios cuanto antes. En otros países, como los de América del Sur, México, Filipinas, China, Singapur, Japón, entre otros, le confieren gran importancia a esta etapa, ya que en esas cultural se valoran y se cultivan las relaciones a largo plazo. En estos países la eficiencia en la transacción de negocios está subordinada al interés de mantener relaciones personales cordiales.
En esta etapa, tanto usted como la contraparte tienen que llegar a conocerse mejor. Identificar las necesidades y objetivos de la contraparte. En este punto, se llevan varias reuniones, entre ellas algunas informales.
Etapa 4: Reformular las estrategias iniciales
En este punto se corrigen los supuestos erróneos o incorrectos a fin de elaborar propuestas que satisfagan mejor las necesidades de la contraparte. Una vez realizada las reuniones informales que usted aprovechó para establecer una relación personal y un clima de confianza con la contraparte, se concentrará ahora en obtener mucha más información acerca de las necesidades y deseos de la contraparte así como de la situación. Esta información le ayudará a completar o corregir sus supuestos iniciales que le sirvieron de base en la formulación tanto de las estrategias de negociación que ya haya usado como de las que piensa emplear en el futuro.
Etapa 5: Regateo y concesiones
Esta es la parte dinámica de la negociación, cuando las partes involucradas estiran y aflojan por turnos, teóricamente, en defensa de su “línea base”. Esta es la parte decisiva del proceso de negociación. Se recomienda seguir 4 pasos durante esta etapa, que constituyen una excelente guía para el negociador en ejercicio. Los 4 pasos son: 1) separar a las personas del problema; 2) concentrarse en objetivos y no en posiciones; 3) inventar opciones en beneficio mutuo, y 4) insistir en emplear criterios objetivos.
Etapa 6: El acuerdo
Después del periodo de intercambio de concesiones, se llega a la etapa final, cuando los términos aceptables para ambas partes se establecen como cláusulas de contratos escritos o verbales.
En este punto, se ha alcanzado ya un acuerdo básico acerca de las condiciones y ambas partes se encuentran muy cerca de concluir el acuerdo formal. En la mayoría de los países desarrollados, el contrato escrito es la forma aceptada para expresar lo acordado. En otros países, como Japón, se valoran más la honradez y la confianza englobadas en una relación personal que se ha establecido y cultivado durante un largo período de tiempo. De hecho, la redacción de un contrato en extremo detallado en presencia de abogados puede llegar a ser un insulto para los japoneses (y personas de culturas similares). Es importante que usted estudie las costumbres locales a fin de conocer la forma apropiada para formalizar el acuerdo.
En este punto, se ha alcanzado ya un acuerdo básico acerca de las condiciones y ambas partes se encuentran muy cerca de concluir el acuerdo formal. En la mayoría de los países desarrollados, el contrato escrito es la forma aceptada para expresar lo acordado. En otros países, como Japón, se valoran más la honradez y la confianza englobadas en una relación personal que se ha establecido y cultivado durante un largo período de tiempo. De hecho, la redacción de un contrato en extremo detallado en presencia de abogados puede llegar a ser un insulto para los japoneses (y personas de culturas similares). Es importante que usted estudie las costumbres locales a fin de conocer la forma apropiada para formalizar el acuerdo.
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