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¿Cómo prepararnos para participar en una feria internacional?


Las ferias internacionales son excelentes vitrinas para promocionar nuestros productos en otros países y hacer negocios, por eso es importante prepararse con anticipación para que todo salga de la mejor manera.

La primera interrogante que surge al momento de decidir promocionar nuestros productos a través de una feria internacional en el mercado objetivo es… ¿En qué feria internacional participar? Para responder a esta interrogante, debemos tener en cuenta lo siguiente: objetivos que la empresa quiere conseguir con la participación en la feria, a que mercado desea exportar, en que fechas se realiza las ferias y quiénes son sus visitantes y expositores.

Recomiendo que antes de asistir a una feria como expositor, se visite una con anterioridad como observador; esto permitirá familiarizarse con el ambiente y preparar adecuadamente su preparación.

Es importante tener en claro que en una feria no solo se promocionan los productos de la empresa sino que además se puede conocer la competencia, tendencias de consumo, conocer precios, observar nuevos productos y productos sustitutos, conocer nuevas tecnologías entre otros.

Identificada la feria debemos iniciar con nuestro plan ferial. Un alto porcentaje del éxito en una feria internacional para una empresa exportadora depende de la preparación que ha tenido en la hora de planificar su participación en la feria. Por ello, es importante que se comience con esta tarea con varios meses de anticipación. Es recomendable que se inicie con esto en lo posible con 12 meses completos de anterioridad, esto permitirá planear y preparar adecuadamente la participación.

12 meses ante de la feria

  • ¿Dónde se ubicara la feria?
  • ¿Para qué sector se realiza la feria?
  • ¿Qué productos se exhiben?
  • ¿Qué visitantes asistieron en las anteriores Ferias? ¿De cuántos países?
  • ¿Cuántos expositores estuvieron los años anteriores en la Feria? Es recomendable analizar estos datos observando si este número aumenta o disminuye.
  • Se debe elaborar un análisis de los costos que conllevaría la participación en la Feria, como: El costo del stand a alquilar, los servicios que este incluye y cuáles son los costos de los servicios no incluidos.
  • ¿Cuáles son las fechas relacionadas con la Feria?, Como son: Inscripción, firma de contrato y pago, entre otros.
  • ¿Qué requerimientos de aduana y exportación deben cumplir los productos que se van a exhibir?, ¿Puede reimportar estos productos fácilmente?
  • ¿Qué otras oportunidades de negocio brinda la feria?
  • ¿Qué necesidades de personal, económica y logística se necesitan para la Feria?
  • ¿Es necesario un intérprete?

9 meses antes de la feria

  • Hacer llegar a los organizadores de la Feria los contratos y el depósito de reservación.
  • Realizar un proceso de selección del personal para la exhibición. Es importante que este personal cuente con experiencia en este tipo de eventos.
  • Realizar un análisis de cómo se van a manejar los costos de personal como son: comisiones, gastos de representación, pasajes, hoteles, alimentación, etc.
  • Hacer todas las reservaciones pertinentes como son pasajes, hoteles, alquileres de vehículos etc.
  • De acuerdo al espacio que sea asignado para el stand, debe planearse lo que se va a exhibir y si es posible dejar un espacio para una oficina donde se pueda hacer negocios. Se debe aprovechar lo más posible el espacio sin que este se vea recargado.
  • ¿La empresa va a diseñar, construir y organizar la exhibición? ¿Contratará gente para que lo haga?
  • Tener en cuenta si las entradas, puertas y elevadores de la feria pueden recibir el producto, y si existe algún limitante en peso o tamaño.
  • ¿Cuál será la estrategia publicitaria pre-feria como relaciones públicas, material promocional, etc.?
  • Realizar un plan logístico para la feria.
  • Elegir un Agente de carga adecuado para las necesidades y acordar el envío del material a exhibir.
  • Realizar un cronograma de actividades.

6 meses ante de la feria

  • Asesorarse para el diseño del stand y realizar un cronograma de construcción.
  • Preparar las conversaciones del producto que se realizarán en la Feria, así como el material escrito.
  • Planear y organizar lo de la construcción del stand; usualmente se requieren 2 personas por cada 9 metros cuadrados de stand.
  • Es recomendable elaborar una lista y ordenar los insumos necesarios para la exhibición.


4 meses ante de la feria

  • Desarrollar el método para un registro de los visitantes del stand, como de aquellos posibles clientes.
  • Arreglar todos los preparativos para el embarque.
  • Asignar el personal que va a exponer en el stand.
  • Estudiar la lista de precios, plazos y descuentos. En algunas ocasiones es aconsejable que se realice un descuento de feria sobre el producto.
  • Capacitar al personal que estará en el stand y organizar horarios y turnos.
  • El personal debe de estar completamente familiarizado con el producto, precio, proceso productivo, capacidad de despacho, entrega, tiempos y requerimientos aduaneros.

3 meses ante de la feria

  • Realizar una revisión total de insumos, equipos, y materiales a utilizar en la Feria.
  • Coordinar con la empresa transportadora el embarque y los seguros de la exhibición.
  • De los últimos ajustes a todo lo pertinente a publicidad y promoción.
  • Se recomienda la elaboración de escarapelas e identificaciones para el personal que estará en el stand.

2 meses ante de la feria

  • Informar a los organizadores de la Feria los datos del personal que asistirá al stand.
  • Contactar y enviar invitaciones a los clientes que se consideren como potenciales y posibles agentes para visitar el stand en la Feria.
  • Confirmar las reservas de vuelos, hoteles y otros preparativos del viaje.
  • Hacer los trámites correspondientes para él envió de todo el material para la exhibición.

1 mes ante de la feria

  • Confirmar que todo el material para la exhibición haya llegado al país de destino.
  • Hacer los trámites y preparativos para el reempaque y despacho de regreso del material de la exhibición.
  • Revisar las características de la construcción del stand.
  • Hay que tener en cuenta que en el stand debe estar explicita la imagen que se quiere mostrar de la empresa.

1 semana antes de la feria

  • Revisar reservaciones de vuelos y hoteles.
  • Llamar a los posibles clientes para confirmar citas.
  • Revisar si el material para la exhibición ha cumplido con los trámites de nacionalización.
  • Un día antes de la feria
  • Realizar los arreglos finales para la decoración y el montaje del stand en la Feria.
  • Montaje del stand.
  • Organizar el horario del personal en el stand.
  • Es conveniente realizar un recorrido completo de la feria, para localizar a los competidores, observando tendencias e ideas para futuras exhibiciones.

El día de la feria

  • Este día se reúne al personal a primera hora para planear y coordinar las actividades del día.
  • Se Analizan y estudian los competidores durante los días de la Feria.
  • Se Analizan y estudian los productos sustitutos que se encuentren en la Feria.
  • La feria permite la búsqueda de productos complementarios al de la empresa con los que se pueden realizar alianzas estratégicas.
  • Recorrer la Feria buscando que beneficios de tecnología, procesos y productos se pueden obtener del evento.
  • Revisar constantemente la labor del personal del stand, verificando que la información que se está suministrando sea la correcta y que el modo de atención a los visitantes sea el adecuado.
  • Debe existir una constante verificación de los registros del personal que visita el stand.
  • Se debe tener presente que la imagen que proyecte en la presentación y en el stand es muy importante, el aseo debe de ser constante, igual que la excelente presentación personal de los expositores del stand.

Después de la feria

  • Revisar el empaque y el reembarque de las muestras y materias utilizado en la exhibición.
  • El viaje puede prolongarse uno o dos días para cumplir compromisos como citas adicionales, hacer contactos locales, realizar un pequeño estudio del mercado viendo productos de los competidores, precios, empaques y promociones.
  • Es conveniente realizar cartas de agradecimiento y seguimiento a los contactos hechos durante la feria.
  • Una reunión con el personal que participo en el stand, puede permitirle recolectar observaciones, sugerencias y recomendaciones para así mejorar las futuras exhibiciones.
Si estás interesado en iniciarte en la exportación o ampliar tus actividades en nuevos mercados, puedes contactarme a través del siguiente formulario online conmigo. También puedes comunicarte escribiéndome a martinmondragon@outlook.com con asunto asesoría de exportación.

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