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21 consejos al contratar servicios de transporte aéreo


Ya sea para transportar personas o carga, el transporte aéreo es uno de los más veloces y seguros del mundo, por esta razón son muchas las empresas que utiliza este modo de transporte para la exportación de sus productos. El tiempo de traslado de productos por vía aérea es bastante menor que por cualquier otra vía, de modo que su aplicación agiliza los procesos de exportación y comercialización.

Si estás pensando en contratar servicios de transporte aéreo para la exportación o importación de su mercancía, tome en cuenta los siguientes consejos:

1. Antes de proceder a contratar los servicios de una aerolínea directamente o a través de una agencia de carga, verificar si requieren condiciones especiales y asesorarse (por ejemplo, con un agente de carga) sobre el embalaje más apropiado, con énfasis en las últimas regulaciones en relación al material de embalaje utilizado en el país de destino.

2. Si se elige un agente de carga para que se encargue del despacho de los embarques, asegurarse si cuenta con oficinas propias en el extranjero o con agentes en el extranjero.

3. Solicitar a la aerolínea o al agente de carga confirmación por escrito de los requerimientos de documentación que deberá acompañar el embarque de acuerdo con las regulaciones del país de destino de la carga.

4. Comparar la estructura de costos totales de la distribución física internacional de la carga y no sólo los fletes y otros cargos cotizados por la aerolínea, incluidos los del terminal designado por la aerolínea.

5. Solicitar a la aerolínea o al agente de carga, en cada oportunidad, una cotización por escrito del flete aéreo y otros cargos aplicables al transporte en cuestión y el costo de los servicios adicionales como recojo de las mercancías, trámite de aduana, emisión de la guía aérea, etc., y el plazo de validez de dicha cotización.

6. Solicitar a los demás prestadores de servicios aeroportuarios (agente de carga, terminal de almacenamiento, operador de servicios especializados, transportista terrestre, etc.), en cada oportunidad, una pro-forma de los gastos aplicables al transporte en cuestión y el plazo de validez de la misma.


7. En el caso de términos que resulten poco conocidos o ambiguos, solicitar al prestador de servicios aeroportuarios una descripción por escrito del término en cuestión. Si sólo se recibe una explicación oral, enviarle por escrito al prestador de servicios aeroportuarios lo que se ha podido entender como descripción del término, y solicitar una confirmación al respecto.

8. Establecer un protocolo interno para verificar que la documentación emitida en torno al transporte en cuestión, incluida la facturación, corresponda a lo acordado con los prestadores de servicios, tanto en relación con las operaciones realizadas y los servicios brindados como las tarifas y precios cotizados.

9. Al elegir una aerolínea considerar, además de los costos, el tiempo de tránsito, el tipo de aeronave, y los servicios ofrecidos.

10. Evaluar la conveniencia de negociar con cualquiera de los prestadores de servicios (aerolínea, agente de carga, terminal de almacenamiento, etc.) el servicio completo o integral hasta o desde el local del usuario, en lugar de negociar cada servicio por separado.

11. Una vez tomada la decisión de contratar los servicios de una aerolínea directamente o a través de una agencia de carga, y obtenidos los documentos necesarios para el embarque y para el país de destino, preparar y enviar la Instrucción de Embarque debidamente firmada a la aerolínea o al agente de carga, comunicando dónde y cuándo puede hacerse cargo de las mercancías para su embarque, y obtener un cargo firmado de la Instrucción de Embarque entregada a la aerolínea o al agente de carga.

12. Asegurarse que las instrucciones impartidas a la aerolínea o al agente de carga sean correctas y no contengan errores en los datos del consignatario, para evitar demoras en la notificación de llegada y entrega de la carga en destino.

13. Pedir a la aerolínea o al agente de carga una confirmación por escrito de los vuelos reservados para el transporte de la carga y verificar que son los solicitados, para asegurar así una entrega a tiempo al consignatario.

14. Acordar con la aerolínea o el agente de carga si el embarque se hará de manera individual o consolidada. De no haber una instrucción precisa del usuario, la aerolínea o el agente de carga determinará porque vía se harán llegar las mercancías a su destino. Acordar también, con la aerolínea o el agente de carga, cualquier tratamiento especial que requiera la carga.


15. Una vez que la aerolínea o el agente de carga haya procedido a llenar los datos del embarque en la guía aérea verificar, antes de firmarla, que haya sido completada correctamente con los datos del embarque en cuanto a número de piezas, peso y/o volumen real, lugar de destino y otros datos comprendidos en la Instrucción de Embarque entregada a la aerolínea o el agente de carga.

16. Asegurar que las etiquetas de la aerolínea en las que se consigne las iniciales del aeropuerto de salida y de destino, el número total de bultos y el peso total del embarque, el número de la guía aérea (AWB) y el número de la guía aérea hija (HAWB) si se tratara de una carga consolidada, se encuentren debidamente pegadas en cada uno de los bultos. Si el embarque consiste en varios bultos, asegurar que cada uno lleve, de preferencia en una esquina, el número del bulto y el total de bultos (vg. 1/4, 2/4, 3/4, 4/4).

17. Asegurar también que las etiquetas especiales que pudiera necesitar un embarque que ha de recibir un particular cuidado, se encuentren debidamente pegadas en cada uno de los bultos.

18. Asegurar que la aerolínea emita un Recibo de Almacén (Warehouse Receipt) cuando la carga ingresa al terminal aéreo designado por la aerolínea, que servirá como comprobante de recibo de la carga y como comprobante para el registro y archivo del terminal designado por la aerolínea.

19. Solicitar a la aerolínea o el agente de carga una confirmación de entrega de las mercancías en destino, que incluya fecha de entrega y persona/entidad a la que se le hizo entrega de la carga, ya que muchas veces el consignatario designa a un agente de aduana en destino para que realice los trámites de nacionalización de las mercancías.

20. En el caso de importación, verificar en la guía aérea si el flete y otros cargos del transporte aéreo han sido previamente abonados por el remitente (flete prepaid) o si dichos corren por cuenta del destinatario (flete collect).

21. Prestar atención a los plazos máximos para la presentación de reclamaciones a la aerolínea o al agente de carga por daños sufridos al embarque, por retrasos en el transporte o por pérdida de las mercancías.

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