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8 pasos para establecer una asociación empresarial para exportar


Las empresas que decidan establecer una asociación empresarial para exportar requieren un compromiso importante en cuanto a los recursos financieros y al tiempo que le dediquen. Sin la participación continua de los representantes permanentes y su intervención activa en el proceso de adopción de decisiones del grupo, el acuerdo asociativo no puede trabajar eficazmente y ofrecer los servicios más útiles para sus miembros. Al asumir responsabilidades administrativas, las empresas pueden maximizar las oportunidades de aprendizaje que se derivan de su participación en el mismo.

El establecimiento de una asociación empresarial para exportar se compone de ocho pasos, detallados a continuación:

1. Identificación de un promotor adecuado

El promotor de una asociación empresarial (llamado también intermediario, agente, coordinador, tutor o facilitador) está presente desde el inicio del proceso de establecimiento del mismo. Su tarea consiste en iniciar, orientar y organizar dicho establecimiento. Facilita el logro de un consenso y ayuda a mantener el dinamismo del proyecto y a que los posibles miembros definan un plan de actividades realista.

2. Designación de representantes

En este segundo paso, se llega a una idea general de los tipos de empresas que podrían convertirse en miembros de la asociación empresarial. En cooperación con las instituciones competentes a nivel local, los promotores deben identificar sectores industriales y servicios que se adecuen a este tipo de asociación entre empresas. Además, se debe identificar cualquier red de empresas existente o cualquier relación no aprovechada entre las empresas, dado que facilitarán la cooperación en el futuro.

El proceso de identificación de las empresas puede iniciarse reuniendo una muestra representativa de las empresas que funcionan en el sector o los sectores en que va a actuar el modelo asociativo.

3. Identificación de posibles miembros

Después de haber identificado un número razonable de empresas que podrían beneficiarse de la participación en una asociación empresarial, se deben determinar la sensibilización de las empresas al concepto de asociatividad y su interés al respecto.

Con ese fin, se organizan diversas entrevistas y reuniones con las empresas en el o los sectores prioritarios que ofrezcan posibilidades de exportación, cumplan los criterios establecidos y estén dispuestas a participar. En este paso se debería explicar la idea general, su pertinencia, las condiciones para ser miembro y la experiencia ya adquirida.

4. Organización de reuniones entre los posibles miembros

Cada empresa deberá designar a su principal persona de contacto, que se encargará de representarla y defender sus intereses en las reuniones que precedan al establecimiento de la asociación empresarial.

El poder de adoptar decisiones del representante debe ser considerable, y por lo general se trata del propietario de la empresa o de uno de sus directores. Debe tener suficiente autoridad para negociar el diseño y funcionamiento de la asociación empresarial y decidir si su empresa va a participar en el mismo.

5. Realización de un estudio del interés existente y contacto con empresas interesadas

Después del primer encuentro entre el promotor y los directivos de las posibles empresas participantes, el promotor y los representantes de las empresas celebran una serie de reuniones con el fin de iniciar la fase activa del establecimiento de la asociación empresarial: definición de los objetivos y de las medidas concretas que se han de adoptar.

Se organiza una primera serie de reuniones preliminares, en forma de sesiones de información general. Esas primeras reuniones desempeñan un papel muy importante porque brindan a los futuros miembros una oportunidad de establecer contactos mutuos. Se debe hacer hincapié en la importancia de desarrollar la solidaridad y cohesión en el grupo para que sus miembros tomen conciencia de que una parte considerable de sus primeras actividades consistirá en eso. Esa primera serie de reuniones también está destinada a que las posibles empresas participantes reflexionen sobre los objetivos concretos y sobre asuntos financieros y jurídicos, y comuniquen sus opiniones al promotor.

6. Realización de un estudio de viabilidad y redacción de un plan de actividades

Una vez que se haya redactado claramente la propuesta de establecimiento de la asociación empresarial y que las empresas identificadas hayan decidido participar, será necesario formular un plan de actividades. Este deberá basarse en las necesidades y prioridades de las empresas integrantes, determinadas por medio de un cuestionario y un estudio de viabilidad.

7 Constitución oficial del modelo asociativo

En este paso, las empresas deben comprometerse oficialmente con el mismo. Este compromiso se basa en las reuniones preliminares, el estudio de viabilidad y el plan de actividades. Tiene lugar en varios niveles:
  • El compromiso de respetar el estatuto, en el que se describen, entre otras cosas, la forma de interacción, la elección del personal directivo, etc.
  • Un compromiso de contribución financiera.
  • Un compromiso comercial, por ejemplo, el de exportar sobre todo a cierto grupo de países especificados en el plan de actividades.

8. Plan de seguimiento

Para ayudar a la asociación empresarial en sus etapas iniciales, el promotor y las instituciones de apoyo que participan en el proceso de establecimiento del mismo deben realizar un seguimiento continuo. Esto se logra mediante reuniones individuales o conjuntas, en las que se analicen los logros del consorcio y los retos que encara.

En el período inmediatamente posterior al establecimiento oficial de la asociación, se deben promover las relaciones, tanto internas como externas, entre los asociados y otros actores. Además, se debe alentar el establecimiento de contactos y vínculos entre diversos consorcios y modelos asociativos para facilitar el intercambio de información y experiencia. Con el fin de asegurar la regularidad de las exportaciones, se debe tomar contacto con los clientes y se deben fortalecer las relaciones existentes.

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