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El monitoreo y evaluación clave en la gestión de la empresa exportadora


La globalización de los mercados, el desarrollo de nuevas tecnologías de la información, los incentivos y programas de apoyos que brindas los Gobiernos han asegurado el crecimiento de empresas exportadoras.. Sin embargo, no todas superan el año de vida ¿A qué se debe ello? En general a la falta de planificación, mucha de estas empresas se aventurar a exportar sin planificar, es decir sin contar con un plan.

Otras empresas si cuentan con un plan, sin embargo, también no se pueden mantenerse exportando. En muchos casos, esto se debe a la falta de claridad del objetivos, o con no tener asignadas las prioridades para el logro de dichos objetivos.

El tener presente el conjunto de objetivos que deseamos nos permite ser “realistas” a la hora de definir metas, de modo de lograr compatibilidad entre ellas.

Así como es necesario determinar qué actividades desarrollaré para alcanzar mis metas, es importante establecer las responsabilidades de las tareas. Si estas no han sido definidas, es difícil pedir cuentas por el trabajo mal realizado.

Una vez definidas las actividades, tiempos, recursos y responsabilidades, se podrá comenzar con la ejecución. La gestión efectiva de la empresa exportadora requiere monitoreo y evaluación, que permita detectar si se está realizando lo planeado para alcanzar la meta. Es necesario entender este planeamiento como algo dinámico y continuo para realizar los ajustes necesarios.

Monitoreo

Monitorear significa “mantener un contacto estrecho con la realidad del proyecto y su contexto”. El monitoreo se realiza a la par que se procede con la ejecución del plan, con la intención de hacer un seguimiento de estas actividades para precisamente analizar, determinar y observar el curso del plan y realizar correcciones en caso de ser necesarias.

Contar con la mayor cantidad de información posibilita que se tomen decisiones más acertadas de acuerdo con la realidad y el ambiente en que se desempeña.

Durante el proceso de planificación, es muy posible que ocurran hechos no previstos que cambien las condiciones iniciales, y con ello afecten las definiciones formuladas en el plan.

Para detectar estas anomalías, es necesario contar con sistemas que provean permanentemente información sobre el estado de evolución del plan en las distintas áreas de la organización.

Es necesario establecer un sistema de control para obtener estos antecedentes con el fin de aplicar las medidas que permitan corregirlas y, de esta manera, lograr los resultados deseados.

¿Monitorear en que beneficia a la empresa?
  • Detecta fallas en el diseño y la puesta en marcha del plan estratégico.
  • Permite comprobar si se está manteniendo la ruta hacia los objetivos.
  • Determina los riesgos de no alcanzar las metas.
  • Estima la probabilidad de alcanzar los objetivos planeados.
  • Identifica debilidades que deben ser atendidas y recomienda cambios de manera oportuna.
  • Propone soluciones.

Evaluación

La evaluación se aplica cuando el plan ha terminado de ejecutarse, es decir, en una fecha que se considera como final del proceso. La evaluación consiste en estudiar y analizar tanto el proceso de ejecución como los resultados obtenidos, de modo que se puede obtener conclusiones que arrojen luces para retroalimentar a todos los actores y las fases del proceso. Ello colabora con el aprendizaje de la empresa.

Es importante generar mecanismos de evaluación que permitan verificar el cumplimento de los resultados previstos. En caso contrario, establecer las causas por las cuales no se lograron, y detectar los responsables y los costos que ello significa, sobre todo en relación con el logro de los objetivos definidos en el plan.

En conclusión, es importante realizar evaluaciones y controles de manera permanente, ya que a medida que suceden cambios internos y externos en la empresa, las estrategias formuladas y ejecutadas se vuelven obsoletas, y si no se corrige ello la existencia de la empresa exportadora corre peligro.

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