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El proceso de selección, contacto y negociación con clientes y proveedores extranjeros


Iniciar un negocio de exportación o importación puede ser intimidante, pero con un plan de acción bien definido, la recompensa hará que el esfuerzo valga la pena. El primer paso, para iniciar un negocio de exportación o importación, es obtener información relevante sobre los mercados externos.

En el caso de la exportación, se identifican los factores de riesgo internos (cliente y/o proveedor) y externos (coyuntura y/o mercado exterior) que afectan a la rentabilidad y seguridad en la actuación comercial, y se analiza la competencia exterior en la comercialización de los productos de la empresa detectando como puntos fuertes, débiles, oportunidades y riesgos; y en el caso de importación, información sobre el mercado local (consumidor y competencia) y países proveedores.

Luego, se procede a identificar organismos, entidades y empresas que pueden suministrar información fiable asociada a clientes y/o proveedores potenciales. Una vez se obtenga una lista de clientes y/o proveedores, se procede a evaluar a los posibles clientes y/o proveedores de acuerdo con los criterios establecidos y con los objetivos comerciales de la organización.

Los proveedores extranjeros potenciales que se seleccionan, de acuerdo con los criterios establecidos, son los que ofrecen unas mejores condiciones (mayores garantías, facilidades de pago, calidad del servicio, entrega en la mercancía, etc.), se ajustan a las necesidades comerciales de la empresa y actúan adecuadamente con los clientes.

Los clientes extranjeros potenciales que se selecciona, de acuerdo con los criterios establecidos, se encuentran en una situación empresarial dentro de los márgenes aceptables y suponen adecuadas oportunidades de negociación.


Realizado el proceso de selección, se procede a contactar con los clientes y proveedores, para llevar a cabo con éxito este proceso, recomiendo realizar las siguientes actividades:
  • Se identifican las características descriptivas de cada uno de los clientes o proveedores con los que se realizan los contactos de manera que en el desarrollo de las sucesivas conversaciones se controle, en todo momento, la situación.
  • Se preparan entrevistas con el cliente o proveedor potencia, coordinando aspectos formales, teniendo en cuenta la cultura y prácticas de negocio del país de acuerdo con las especificaciones recibidas.
  • La forma de expresarse en el contacto con el cliente o proveedor debe ser correcta, fluida y en el idioma requerido por el cliente o proveedor.
  • Se obtiene información de clientes y proveedores a través del acceso a las bases de datos y de la realización de viajes de prospección necesarios.
Realizado el contacto y acordado una cita de negocio, se procede a realizar las siguientes actividades para asegurar el éxito de la negociación:

Antes de la negociación

  • Se identifican las características socioeconómicas, culturales y políticas del país con que se van a establecer las negociaciones.
  • Se elaboran los planes de negociación, de acuerdo con los objetivos establecidos por la organización, detallando las fases que los componen, estructurando los aspectos fundamentales que hay que negociar y analizando posibles objeciones que pueden surgir en el cliente o proveedor.
  • Se confeccionan las ofertas para los clientes en las que se explican clara y exactamente las condiciones de compraventa y se caracteriza correctamente el producto que se va a comercializar.
  • Se analiza la oferta presentada por el proveedor y se identifican los aspectos sobre los que se puede negociar, teniendo en cuenta los márgenes establecidos por la organización.

Durante la negociación

  • En el proceso de negociación se adopta una postura flexible, segura y siempre con predisposición positiva a los acuerdos.
  • En el proceso de negociación se aplican las técnicas de negociación que se adaptan a la idiosincrasia del país, objetivos comerciales establecidos y en el idioma acordado.
  • Se suministra u obtiene la información precisa con el cliente o proveedor sobre trámites administrativos y autorizaciones en la exportación o importación, introducción y expedición y otras condiciones de la operación como ejecución, embalaje o expedición.
  • Se acuerda la condición de entrega de la mercancía (Incoterms) más adecuada y ventajosa a las características de la operación negociada.
  • Se acuerdan las condiciones de pago.
  • Durante las conversaciones mantenidas se resuelve cualquier duda o falta de información en el cliente o proveedor, de acuerdo con las especificaciones recibidas de la operación.

Cierre de la negociación

  • En el caso, ambas partes estemos de acuerdo con lo propuesto. Se elabora el precontrato (acuerdos precontractuales o carta de intenciones) se detallan claramente los aspectos y condiciones esenciales de ejecución de la compraventa (mercancía, condiciones de pago, transporte, seguro, entrega, riesgos, transferencia de la propiedad, ley aplicable, solución de litigios, etcétera) verificando que lo descrito en el documento cumple la normativa de contratación internacional y que se expresan todos los datos necesarios para ejecutar la operación.

Después de la negociación

  • El precontrato se transmite al departamento correspondiente en tiempo y forma establecidos para su formalización en el contrato definitivo y formato adecuado.

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