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Cómo elaborar una cotización formal para la exportación


Como resultado de una participación en una feria, misión, rueda de negocios, o a través de nuestro sitio web, un cliente potencial muestra interesa en nuestra empresa solicitando una cotización. Una cotización es un documento informativo que detalla las condiciones de venta y el precio del producto. A continuación detallo los puntos que debe contener una cotización bien confeccionada: 
  • Datos de nuestra empresa
  • Datos del potencial importador
  • Numeración de referencia
  • Descripción exacta del producto y partida arancelaria
  • Cantidad, peso, volumen y embalaje
  • Cantidad disponible del producto a exportar
  • Precio/término comercial (Incoterms)
  • Medio de transporte a utilizar
  • Fecha posible de embarque / plazos
  • Medio de pago a utilizar: L/C, D/P, T/T.
  • Lugar de embarque/desembarque
  • Certificaciones, inspecciones, entre otras
  • Condiciones de venta
  • Vigencia de la cotización
  • Legislación en caso de controversias 
  • Entre otros (recomiendo puntos como, como se solucionaria una demora en el tránsito, productos dañados…)
Es indispensable tomarse el tiempo necesario para elaborarlo, si cometemos algún error en su confección o bien no llegaremos a cerrar el negocio o, terminaremos obligados a cumplir con lo escrito a no ser que queramos asumir un posible conflicto futuro. La cotización una vez aceptada sirve como base para la elaboración del contrato de compraventa. A modo de ejemplo, detallo a continuación:

Una mala cotización

Estimado Sr. Smith:

Gracias por su solicitud.
Las camisas en cuestión podemos suministrarlas de acuerdo con sus especificaciones al precio de $10.00 dólares cada una.

Quedamos en espera de su pedido.
Juan Pérez, Director

Una buena cotización (Papel membretado de la empresa)

Textiles Gamarra S.A.
Jirón Mariscal Agustin Gamarra 700, La Victoria 15018, Perú
Teléfono: (51-1) 763-0033
E-Mail = ventas@textilesgamarra.pe
Lima, Perú, Enero 15 del 2015

Smiths Fashion Co.
2805 Butterfield Road Oak Brook, IL 60523-1170, U.S.A.

Att.: Mr. William Smith,
Director General

Estimado Sr. Smith:

Gracias por su solicitud de fecha 7 de enero del 2015, su referencia: ABC-0793, nos complace proporcionarle la siguiente oferta:

Producto: Camisa de vestir para caballero, Algodón 100%, Tallas americanas 34 a 44, largos de manga 3, 4 y 5

Partida arancelaria en el Sistema Armonizado: 620520 exenta del arancel de importación en los Estados Unidos de América, con certificado de origen del Acuerdo de Promoción Comercial (APC) Perú – EE.UU.; nuestros productos cumplen criterios de origen del tratado.

Sírvase encontrar anexos: Catálogos, muestras y listas de precios son “Free On Board” FOB, DP World, Puerto Marítimo de Callao, Perú, Reglas Incoterms 2010; y “Cost, Insurance and Freight” CIF, Puerto Marítimo de Nueva York, Estados Unidos, Reglas Incoterms 2010.

Validez (Duración) de la Oferta 30 días a partir de la aceptación de la oferta.

Pedido mínimo: 1 caja de cartón corrugado con 1444 unidades unidades/camisas.

Especificaciones Internacionales: Cumplimiento de “The American National Standards Institute”, cumpliendo la normas de etiquetado de la “Federal Trade Commission” y de la flamabilidad y seguridad de la “Consumer Products Safety”

Volumen actual disponible para exportar: 12,400 unidades

Capacidad de exportación: 42,000 unidades al mes

Plazo de entrega: treinta días a la confirmación del pedido

Condiciones de pago: Carta de Crédito Irrevocable y Confirmada por banco Norteamericano de primer nivel o 50% por adelantado y 50% contra aceptación de cobranza documentaria contra pago.

Descuentos: 2% en pago por adelantado o por pronto pago a 10 días con garantía bancaria

Envase y embalaje: cada camisa con alma de cartoncillo y en bolsa individual de polietileno; cada seis camisas de la misma talla en caja de cartoncillo y cada 24 cajas de cartoncillo en caja de cartón corrugado; cada caja de cartón corrugado con 1444 unidades.

Principal medio de transporte: Marítimo

Envío de muestras: por cuenta del vendedor

Observaciones: Se puede etiquetar con nuestra marca o con otra marca que ustedes indiquen, con la debida protección a la propiedad intelectual.

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