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¿Qué hacer para disminuir o mitigar los riesgos en la exportación?


Disminuir o eliminar los riesgos en un proceso de exportación, independientemente del tamaño de la empresa, sugiero el siguiente check-list, el cual le servirá como un instrumento de seguimiento y control las diferentes actividades que debe desarrollar.

Check-List: Lista de seguimiento y control de actividades de la empresa en la logística de exportación

Nota: Marque al costado de la tarea con “X”=NO; “ü”=REALIZADO; y “--”=NO REQUEREDIO. Por otra parte, recomiendo copiar este check-list siguiendo el modelo de la tabla (párrafo inferior); e imprimir 2.

Sección/Tarea
Realizado
No realizado
No requerido

Sección Nº 01: Información sobre el embarque

  • Elaboro instrucciones sobre manejo del embarque
  • Las condiciones de embarque se ajustan a los términos de venta

Sección Nº 02: Envase

  • El envase cumple con las exigencias del producto
  • El envase cumple con las exigencias del mercado de destino
  • El envase se ajusta a las normas internacionales
  • El envase cumple con las exigencias del modo de transporte
  • El etiquetado del envase cumple con las normas internacionales

Sección Nº 03: Embalaje

  • El embalaje cumple con las exigencias del producto
  • El embalaje cumple con las exigencias del mercado de destino
  • El embalaje se ajusta a las normas internacionales
  • Los materiales del embalaje cumplen con los requisitos de la norma fitosanitaria internacional para embalajes de madera NIMF No. 15
  • El marcado del embalaje cumple con las normas del producto, mercado y modo de transporte
  • El marcado del embalaje cumple con las normas internacionales

Sección Nº 04: Documentación

  • La factura comercial se ajusta a las exigencias del comprador
  • La factura comercial requiere validación o visto bueno de alguna autoridad
  • Elaboro suficientes copias de la factura comercial
  • Comprobó que el documento de exportación coincide con los datos de la factura comercial
  • La lista de empaque coincide con el pedido
  • En la lista de empaque verifico el número, peso y dimensiones de las unidades
  • La lista de empaque requiere validación o visto bueno de autoridades
  • El embarque requiere de certificado de origen
  • Según el país importador, utilizo el formato adecuado de certificado de origen
  • El certificado de origen requiere de validación o visto bueno de alguna autoridad
  • El embarque requiere de certificado fitosanitario. Ya lo obtuvo
  • El certificado fitosanitario requiere de validación o visto bueno de alguna autoridad
  • El embarque requiere de certificado sanitario
  • El certificado sanitario requiere de validación o visto bueno de alguna autoridad
  • El embarque requiere de algún otro documento
    • Certificado de calidad
    • Certificado pre-embarque
    • Certificado orgánico
    • Otro (agregar)
  • Realizo la transmisión de información post-embarque a la aduana del país importador

Sección Nº 05: Unitarización

  • Cuenta con los elementos necesarios para iniciar la Paletización
  • El pallet cumple con las normas ISO y del país de destino
  • Hizo la reserva del contenedor con la anticipación requerida
  • Realizo la inspección física acerca del estado del contenedor
  • Solicito el contenedor adecuado y verifico sus medidas internas
  • Cuenta con precintos adecuados para la seguridad del contenedor
  • Manipulación de la carga en el local del exportador
  • Cuenta con instrucciones especiales para el manejo de la carga
  • Tiene el equipo adecuado para el manejo de la carga

Sección Nº 06: Transporte Interno

  • Elaboro la carta de instrucciones al transportista
  • La empresa de transporte es confiable
  • Por el volumen de carga requiere programación de equipos, horarios
  • Los documentos de transporte cumplen con las normas y costumbres comerciales
  • Coordino las fechas de entrega y lugares de transito
  • Programo con suficiente antelación el envió de la carga al punto de embarque para cumplir con el CUF OFF (Fecha y hora límite que la carga puede ser recepcionada por el almacén designado por la naviera)
  • Conoce los procedimientos de reclamación

Sección Nº 07: Seguro Interno

  • Requiere que su carga esté asegurada
  • Aviso oportunamente a la compañía de seguros sobre el despacho de la carga
  • En la lista de empaque verifico el número, peso y dimensiones de las unidades

Sección Nº 08: Almacenamiento

  • Tiene instrucciones sobre almacenamiento de la carga
  • Envió las instrucciones a la almacenadora
  • Manipulación en el lugar de embarque
  • Conoce las condiciones de manipulación en el lugar de embarque
  • Tiene instrucciones el agente sobre condiciones de manipuleo
  • Su carga se adecua a la infraestructura de manejo

Sección Nº 09: Agente de Aduana

  • El agente de aduana está legalmente habilitado y es idóneo para prestar un buen servicio
  • Suministro instrucciones y documentos a su agente para el manejo del despacho aduanero de la exportación
  • La comisión cobrada por su agente fue la pactada previamente
  • Los gastos cobrados por el agente de aduana tienen soportes en facturas

Sección Nº 10: Aduanas

  • Solicito el personal de la aduana para la inspección o dio instrucciones a su agente
  • Se requieren instrucciones especiales para la inspección de aduana

Sección Nº 11: Banca

  • El banco tiene experiencia en el manejo documentario de transacciones en comercio
  • Verifico que los gastos y comisiones del medio de pago (transferencia o cobranza documentaría o carta de crédito) estén de acuerdo con lo pactado
  • Los documentos, condiciones y exigencias de la carta de crédito están de acuerdo con lo recibió la confirmación de la carta de crédito por su banco
  • Los documentos que certifican la exportación son acordes con lo estipulado en la carta de entrego los documentos dentro de la vigencia del crédito
  • Cumple con las disposiciones legales para el reintegro de divisas (si su país lo exige)

Sección Nº 12: Transporte Internacional

  • Hizo la reserva de cupo en el medio de transporte internacional
  • Envió carta de instrucciones (instrucción de embarque) al agente de carga o transportador
  • El documento de transporte fuer elaborado según las instrucciones de embarque y se recibió las copias solicitadas del documento de transporte
  • Envió el original del documento de transporte a su comprador
  • Informo a su cliente sobre el modo y medios de transporte que utilizara
  • Hizo el seguimiento del despacho hasta su llegada al destino
  • Verifico si hay restricciones de transporte en el país de destino
  • Tiene un sistema para revisar las cuentas de fletes y efectuar los reclamos
  • Si utiliza los servicios de un Operador de Transporte Multimodal (OTM), verifico si está legalmente autorizado y es idóneo
  • Envió las instrucciones de manejo y documentación necesaria a su OTM
  • Verifico que servicios están incluidos en la cotización del OTM
  • Comprobó si el OTM tiene representante en el país de destino

Sección Nº 13: Seguro Internacional

  • Verifico los riesgos de transporte a asegurar y el valor de la prima de seguro aplicable
  • Aviso a la compañía de seguros la fecha de embarque
  • En caso de siniestro conoce las formalidad de reclamación

Sección Nº 14: Gestión Administrativa

  • Coordino la logística del despacho con otras áreas de la empresa
  • El área financiera ya entrego los recursos para el embarque
  • Prorrateo los costos administrativos de las otras áreas que intervienen en el despacho

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