El ciclo de vida del Proyecto se inicia precisamente con la identificación de la idea de proyecto y termina con la administración del mismo
El ciclo de vida del Proyecto se inicia precisamente con la identificación de la idea de proyecto y termina con la administración del mismo, abarca desde que se comienza a estudiar la idea identificada, hasta que se tiene la inversión ejecutada y comienza la administración de la empresa.
El Ciclo del Proyecto se encuentra ligado al proceso de inversión en sus tres grandes fases: Preinversión, Inversión y Operación.
1. Fase de Preinversión
Se caracteriza por ser la fase de investigación y estudio de la futura inversión, donde el desembolso que se hace está destinado a estudiar la posibilidad de llegar a resultados concretos y que de estos resultados se obtenga el mayor provecho posible.
Las etapas que comprenden el Ciclo del Proyecto y que corresponden a la fase de Preinversión son las siguientes:
1.1. Perfil
La primera etapa del Ciclo del Proyecto, consiste en tener la idea detectada y someterla a una evaluación previa al análisis de preinversión, cuyo objetivo es justificar o negar su viabilidad, para lo cual se emplea la información que se tiene a la mano elaborando un documento al cual se le denomina perfil.
Los aspectos claves en esta etapa que se deben investigar son:
1.1.1. Dimensión del Mercado
El cálculo inicial de la demanda tendrá que estar basado en series estadísticas, detectando la relación entre oferta y consumo, considerando la influencia del mercado, de tal forma que se tenga un dato aproximado de la futura demanda, potencial.
1.1.2. Disponibilidad de Materias Primas
Este aspecto es muy relevante por razones del objetivo que se persigue, la transformación y agregación de valor a la materia prima. La estimación tendrá que estar basada por ejemplo, en datos estadísticos sobre producción, uso del suelo y cartas geográficas, o bien en estudios particulares disponibles u ofrecimiento de productores o proveedores.
1.1.3. Tamaño y Tecnología
Será necesario estimar la capacidad instalada probable que se requiere, básicamente en función de la demanda y de la disponibilidad de materia prima, así como el tipo de tecnología requerido, si existe en el País o si se necesita importar y su posible costo, por comparaciones o precios unitarios.
1.1.4. Cuantía de la Inversión
Se requiere tener una idea aproximada del monto de inversión que demandara el Proyecto, para lo cual se estimarían los tres rubros de la misma a partir de comparaciones, actualización de cotizaciones viejas que se tengan a la mano y cálculos gruesos en base a precios disponibles en catálogos.
1.1.5. Beneficios Esperados
Se deberá especificar cuáles son los beneficios que se esperan del Proyecto, lo cual obviamente se relaciona con los objetivos que se persiguen con la inversión. Aun cuando en esta etapa no es tan fácil cuantificar los beneficios, por lo menos se debe tener precisado hacia donde se encaminan y si se trata de sujetos, tener un cálculo aproximado del número de beneficiados. Solo se requerirá una estimación gruesa de las utilidades o beneficios esperados.
1.1.6. Marco Institucional
Ya sea que se trate de un proyecto público o privado, necesariamente se vincula con la Política Económica del País y por tanto con el conjunto de sus instituciones. Para el caso del proyecto privado dicha relación será de tipo indicativo o inductivo y para la inversión pública seguramente de obligatoriedad.
Los puntos anteriores comprenden el análisis de la idea de proyecto identificada, siendo la primera etapa del ciclo del proyecto. Asimismo, el hecho de continuar con la siguiente etapa, profundizando la investigación, demandara mayores recursos por lo que el costo del estudio se ira encareciendo, pero también se lograra, cada vez más, un mayor grado de certidumbre sobre los resultados del proyecto, asegurándose un menor riesgo al efectuar la inversión.
1.2. Estudio de Prefactibilidad
La posibilidad de encontrar opciones y de investigar esas opciones de la idea original, tratada ya a nivel de Perfil, se debe contemplar en esta etapa del ciclo.
El hecho de buscar alternativas, está implicando en la mayoría de los casos, dar finalmente soluciones diferentes, por ejemplo: cuando se trata de aprovechar un recurso (suelo, agua, pasto, etc.) se pueden investigar las diversas alternativas de su aprovechamiento; cuando se trata de darle valor agregado a un producto de origen primario, también se contemplan diferentes grades en su industrialización o comercialización; etc.
Para iniciar la formulación del estudio, lógicamente se tendrá que partir de la información contenida; en el Perfil, pero además se tendrá que recurrir a información que hasta el momento no está disponible a la mano. Los aspectos que se abordan en el estudio de prefactibilidad son:
1.2.1. Aspectos de Mercado y Comercialización
No es necesario gastar recursos en toda una investigación de muestreo y encuestas directas, solo se deberá reforzar la información estadística, destacando el análisis do las principales variables que están en juego, siendo la intención precisar mejor los volúmenes probables de venta y sus correspondientes precios e ingresos derivados.
1.2.2. Aspectos Técnicos
En este rubro se deberá profundizar el examen sobre la disponibilidad de materias primas con mayor apoyo estadístico, la ubicación del proyecto ahora deberá definirse con base en opciones de lo cual el tamaño será redefinido, así como el aspecto de proceso y tecnología.
Todos estos aspectos deberán permitir precisar mejor los desembolsos que acarreara el proyecto, pudiendo solicitarse algunas cotizaciones para mayor precisión.
1.2.3. Aspectos Financieros
En esta etapa es necesario cuantificar la corriente de ingresos y la corriente de egresos, desde las inversiones desagregadas que demandara el proyecto, hasta sus gastos de operación, incluyendo, en caso de recibir financiamiento, el pago de intereses y la amortización probable del capital. Todo esto se podrá resumir en un flujo de fondos del proyecto, y en los estados financieros proforma.
1.2.4. Evaluación del Proyecto
La evaluación del proyecto en esta etapa es imprescindible, por un lado, desde el punto de vista financiero, manejando tanto los indicadores más sencillos de calcular como los de flujos descontados y, por el otro lado, la evaluación social de acuerdo con los objetivos y metas en las cuales se inscribe el proyecto, pudiéndose manejar algunos indicadores de impacto económico, social y ecológico. No se debe evaluar el proyecto con metodologías laboriosas y difíciles, el objetivo es contar con indicadores de evaluación que midan su rendimiento y beneficios esperados para la región o sector en que se ubica.
1.2.5. Aspectos Organizativos
Es pertinente en esta etapa aclarar el tipo de organización que tendrá la futura empresa, así como el número de socios o entidades que participaran directamente en la conformación de la misma, sobre todo ligado a las cuestiones del financiamiento.
Cabe aclarar, que el hecho de haber detectado más de una alternativa, no necesariamente implica estudiar todos los aspectos anteriores por separado para cada una, pues dependiendo del caso algunos aspectos serán casi iguales en ambas, por ejemplo la localización del proyecto, el universo del mercado, etc., acentuándose las diferencias en los resultados de la evaluación y sus respectivos indicadores.
1.3. Estudio de Factibilidad
En este nivel es posible tomar una decisión de mayor trascendencia en el manejo de los recursos. Dicho estudio está enfocado al análisis de la alternativa más atractiva estudiada en la etapa del estudio preliminar, abordando en general los mismos aspectos, pero con mayor profundidad y dirigidos a la opción más recomendable. Se deberá poner énfasis en los siguientes temas:
1.3.1. Estudio de Mercado y Comercialización
Se pondrá cuidado en especificar perfectamente el bien o servicio, tener bien delimitado el universo consumidor, haber investigado la oferta y demanda en forma más directa (muestreos, entrevistas, cuestionarios, etc.), proponer un sistema de comercialización y fijar una política de venta y precios.
1.3.2. Disponibilidad de Materias Primas e Insumos
Se había comentado que este aspecto es básico en los proyectos agroindustriales, por lo que en esta etapa debe tratarse por separado destacando: las condiciones de la producción en cuanto a márgenes de ganancias, apoyos institucionales, organización, etc., destino de la producción; precios de venta y adquisición; focalización geográfica, periodos de disponibilidad, volúmenes disponibles para el proyecto y compromisos de abasto.
1.3.3. Localización y Tamaño
Es necesario definir el sitio precise en donde se ubicara el proyecto, manejando un análisis de diferentes lugares en donde se consideren las principales variables en juego. El tamaño deberá estar analizado contemplando por lo menos dos opciones y manejando todos sus factores condicionantes, esbozando el programa de producción o de servicios.
1.3.4. Ingeniera del Proyecto
Este aspecto es típico en proyectos industriales, en esta etapa debe quedar terminada toda la ingeniería básica, poniendo énfasis en el proceso, tipo de tecnología y origen, requerimientos exactos de materias primas, mano de obra y servicios, así como la obra civil, todo apoyado en cotizaciones de dos o tres proveedores y pianos.
También se debe acompañar el cronograma de construcción, instalación y puesta la distribución en planta, los balances de materiales y los diagramas de flujo. Para el caso de los proyectos agropecuarios se habla de un manejo de la explotación o de un desarrollo de los cultivos, en vez de ingeniería. Para los proyectos de servicios se habla de una descripción y funcionamiento de la operación del servicio.
1.3.5. Inversiones y Financiamiento
En este punto es clave el cálculo del capital de trabajo a detalle, preferentemente a partir del movimiento de inventarios, así como el tener bien definido el financiamiento del proyecto y las condiciones en que se otorga, especificando la manera como el proyecto cubrirá sus deudas.
1.3.6. Presupuestos de Ingresos y Egresos
Los datos registrados en cada presupuesto tendrán que estar perfectamente soportados en un anexo, además se marcara la clasificación de costos, gastos y el punto de equilibrio financiero
1.3.7. Proyecciones Financieras
Se elaboran los estados financieros proforma como el estado de resultados, el origen y aplicación de fondos, el balance general y el flujo de caja o proyección financiera, si la empresa ya opero se anexaran los estados financieros auditados de los últimos tres ejercicios.
1.3.8. Evaluación Privada
Se harán los dos tipos de análisis para medir la rentabilidad del proyecto, el contable y el de valores descontados, incluyendo un análisis de sensibilidad de los aspectos que puedan afectar los beneficios del proyecto.
1.3.9. Evaluación Social
En esta etapa del ciclo es menester efectuar una evaluación que mida el impacto del proyecto hacia afuera, tanto en la economía como en la sociedad. El análisis económico-social puede ser abordado a partir del manejo de precios sociales y su enfoque Beneficio-Costo, traducido en diversos indicadores.
Además puede medirse en función de los grandes agregados (Ingreso, Valor Agregado, etc.) y también por medio de objetivos definidos en el sector o regios, diseñando una metodología para el caso, de no existir, la cual se deriva de los planes y programas en los cuales se inscribe el proyecto y a los cuales pretende apoyar.
Además hacer una evaluación del impacto ambiental que provocara la operación del proyecto.
1.3.10. Organización del Proyecto
El tipo de organización y la forma de administración que se llevara a cabo deben estar escritos y definidos, siendo congruentes con el tipo de proyecto y de los objetivos que pretende alcanzar, anexando el organigrama de la empresa.
Hay que tomar en cuenta que la organización debe tener un enfoque orientado al comercio internacional.
2. Fase de Inversión
2.1. Estudios definitivos
Esta fase de preinversión la constituyen los estudios detallados y, en algunos casos, estudios complementarios. En los estudios se incluye: el proyecto de ingeniería al detalle que puede contener especificaciones de diseños, memorias de cálculo, pianos y diagramas al detalle, análisis de propuestas, etc., además elaboración de láminas y maquetas, adaptación de tecnología y estudios de prospección. En el rubro de otros estudios, estos tal vez no respondan precisamente a la necesidad de lo detallado, sino de lo complementario, como pueden ser estudios de mercadotecnia, censos económicos, muestreo de materiales, análisis de materiales y otras investigaciones que se demanden después de la etapa de factibilidad, teniendo la intención de apoyar o reforzar algún aspecto que pueda parecer insuficiente o dudoso.
2.2. Financiamiento
Se refiere al conjunto de acciones, trámites y demás actividades destinadas a la obtención de los fondos necesarios para financiar a la inversión, en forma o proporción definida en el estudio de pre-inversión correspondiente. Por lo general se refiere a la obtención de préstamos.
Es importante considerar durante la fase de preinversión, que el inversionista debe contar con las garantías necesarias para coberturar la parte de la inversión que será financiada con el préstamo bancario.
De no ser así, se corre el riesgo de retrasar el desembolso debido a problemas con la propiedad del bien que el banco hipotecará como garantía descrédito.
2.3. Ejecución
En esta etapa es realmente cuando se comienza a gastar físicamente en el proyecto, es decir la inversión fija contemplada empieza a ser realidad, a la vez seguida por todos los gastos intangibles, hasta llegar el capital de trabajo, principalmente los inventarios previos a la operación. Comprende al conjunto de actividades para la implementación de la nueva unidad de producción, tales como compra del terreno, la construcción física en sí, compra e instalación de maquinaria y equipos, instalaciones varias, contratación del personal, etc. Esta etapa consiste en llevar a ejecución o a la realidad el proyecto, el que hasta antes de ella, solo eran planteamientos teóricos.
3. Fase de Operación
Esta es la última etapa del proyecto y está referida únicamente al planeamiento y control de la operación inicial, con lo cual el proyecto termina dando paso a una empresa en operación, que puede estar dedicada a la producción de un bien o a la prestación de un servicio, de acuerdo con los objetivos originalmente trazados.
3.1. Puesta en Marcha
Denominada también "Etapa de Prueba" consiste en el conjunto de actividades necesarias para determinar las deficiencias, defectos e imperfecciones de la instalación de la instalación de la infraestructura de producción, a fin de realizar las correcciones del caso y poner "a punto" la empresa, para el inicio de su producción normal. Esta etapa se inicia con el entrenamiento y capacitación de personal, realizando las primeras pruebas de funcionamiento de la empresa hasta alcanzar una operación que se considere normal.
3.2. Operación Normal
Es la etapa en que el proyecto entra en producción, iniciándose la corriente de ingresos generados por la venta del bien o servicio resultado de las operaciones, los que deben cubrir satisfactoriamente a los costos y gastos en que sea necesario incurrir. Esta etapa se inicia cuando la empresa entra a producir hasta el momento en que termine la vida útil del proyecto, periodo en el que se hará el análisis evaluación de los resultados obtenidos.
La determinación de la vida útil de un proyecto puede determinarse por el periodo de obsolescencia del activo fijo más importante (ejemplo: maquinarias y equipo de procesamiento). Para efecto de evaluación económica y financiera, el horizonte o vida útil del proyecto más utilizado es la de 10 años de operación, en casos excepcionales es de 15 años, aunque esto es relativo. Así mismo, se indica que el período mínimo para el horizonte del proyecto es de cinco años.
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