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Preparación y planificación factores claves en los viajes de negocio

Realizar una visita de negocio al mercado en los que están considerando la venta de sus productos es tan importante como la elaboración del plan de negocio de exportación.


Realizar una visita de negocio al mercado en los que están considerando la venta de sus productos es tan importante como la elaboración del plan de negocio de exportación. Un viaje de negocios con éxito requiere de meses de planificación.

Es muy recomendable que el empresario o responsable de las actividades de internacionalización dediquen tiempo suficiente para conocer cómo funciona el o los mercados (aspectos culturales, hábitos de compra, canales de distribución y los aspectos laborales, en su caso) en los que están considerando la venta de sus productos antes de que ocurra cualquier transacción.

Esta preparación puede tomar algún tiempo e incluso requerir algunas visitas al mercado. El conocer todos estos factores es importante ya que pueden afectar el diseño, el embalaje o la publicidad del producto. Además, viajar al extranjero permite localizar y cultivar nuevos clientes, así como mejorar las relaciones y la comunicación con los representantes y socios extranjeros actuales. Al igual que los clientes en nuestro mercado, los clientes extranjeros prefieren hacer negocios en persona antes de concluir una transacción.

Por lo tanto, para lograr el éxito en nuestra visita de negocio exige el establecimiento de metas, preparación, la ejecución eficiente y principios de seguimiento. Se aplican si se está realizando una feria o misión comercial.

Asimismo, la identificación de las oportunidades de mercado en un viaje de negocios requiere preparación diferente que una visita a negociar un contrato de venta o para asistir a una feria comercial. 

Por otra parte, puede haber una variedad de objetivos en cada mercado. La empresa debe garantizar que el tiempo y duración de la visita permitirá completar las metas y objetivos. Si no es así, tal vez los objetivos de la visita se deban modificar.

Hay tres componentes esenciales en cualquier visita de negocios al exterior: preparación del programa, planificación del viaje y la logística en el mercado, y estudiar los factores culturales.

Preparación del programa

Un programa bien planificado permite a un viajero a hacer el mejor uso posible de tiempo en el extranjero. Aunque es caro viajar y el tiempo de un hombre de negocios es valioso, un calendario sobrecargado puede ser contraproducente. Dos o tres citas definidas, confirmadas con antelación y espaciados cómodamente durante todo un día, son más productivos y agradable que una agenda llena de gente que obliga al empresario a correr de una reunión a la siguiente antes de que el negocio realmente concluyera. Si es posible, un día de descanso extra para lidiar con el jet lag (trastorno del sueño provocado por el cambio de horario) debe planificarse antes de citas de negocios programadas. 

De esta manera, al momento de preparar su programa usted deberá tener en cuenta los siguientes puntos:
  • Los planes de viaje deben reflejar los objetivos y prioridades.
  • Elaborar una lista de contactos. La obtención de nombres de posibles contactos, organizar citas y horarios de transporte deben ser logrado antes de que comience el viaje. Las reuniones más importantes deben ser confirmadas antes de salir de nuestro país.
  • Como regla general, el empresario debe mantener el horario lo suficientemente flexible como para permitir problemas inesperados (como retrasos en el transporte) y oportunidades inesperadas. Por ejemplo, aceptando una invitación del almuerzo no programada de un cliente potencial no debe hacer necesario te pierdas la próxima reunión programada.
  • El viajero debe confirmar los días de trabajo y horario de atención en los países que se visitan. En muchas regiones de Oriente Medio, por ejemplo, la semana de trabajo normalmente se ejecuta de sábado a jueves. Por otra parte, las horas de almuerzo de dos a cuatro horas son habituales en muchos países.
  • El periodo de vacaciones en el extranjero también deben ser tomados en consideración.
  • Información básica sobre el país, la historia, la política, etc.

Planificación del viaje y la logística en el mercado

La planificación de su viaje y la logística en el mercado tendrá un impacto positivo en su iniciativa si se hace correctamente. Por tal razón, es importante tener en cuenta lo siguientes puntos:

Pasaporte y visado. Usted necesitará un pasaporte válido para viajar a la mayoría de los países. Muchos países también necesitan un visado de viaje expedido por sus consulados. Pueden ser necesarios los documentos de salud para la entrada en el país de destino. Confirmar los requisitos de visado y de salud con la embajada del país de destino o con su agente de viajes.

Itinerario. Una vez que estableció el programa, se puede trabajar en los itinerarios y horarios. ¿Dónde están ubicados sus clientes? Cuando están disponibles? ¿Cuál es la mejor manera de conocer a todos ellos? ¿Qué conexiones están disponibles entre el país de origen y el país de destino o países?

Las reservas de hotel. Para los viajeros de negocios, los hoteles no son sólo lugares para dormir. También son lugares para hacer el trabajo y celebrar reuniones. Asegúrese de que los alojamientos son adecuados para los propósitos de negocio, especialmente si algunas reuniones con los clientes se llevaran a cabo en el hotel. Aparte de los precios y la disponibilidad, también debe comprobar la ubicación y ver sobre instalaciones adicionales, tales como salas de reuniones y WiFi.

Traductor. El empresario debe determinar si se requiere un intérprete y hacer todos los arreglos necesarios antes de llegar al mercado. Recordatorio: el lenguaje de negocios en general es más técnico que el habla coloquial con el que muchos viajeros están familiarizados y los errores pueden ser costosos.

Material promocional. Las tarjetas de visita y material de promoción que describen a la empresa (preferentemente en el idioma del país de destino) deben estar preparados con mucha antelación y verificar la traducción. Si usted desea llevar muestras o equipo personal (por ejemplo, ordenadores, equipo audiovisual), es necesario informarse sobre el proceso aduanero para garantizar el paso sin problemas por la aduana.

Regalos. En muchos países, se acostumbra a presentar pequeños regalos a los contactos como una muestra de agradecimiento. El propósito de estos dones no debe ser mal interpretado. Se requiere un poco de investigación para asegurarse de que son apropiadas.

Moneda. Siempre que sea posible, asegúrese de tomar suficiente moneda local para el viaje. Ahora es posible utilizar tarjetas de crédito internacionales y tarjetas bancarias en muchos países, pero esto debe ser investigado antes de la salida. El dinero adicional se puede llevar en cheques de viajero, aunque en muchos países de otros viajeros sobre cheques sólo pueden ser cambiados en los bancos.

Seguridad personal. Al viajar a cualquier mercado, ya sea nacional o internacional, asegúrese de que entiende el ambiente social y evitar ponerse en una situación que podría afectar a su seguridad personal.

Otros. El viajero perspicaz averiguara todo lo posible acerca de viajar en el país de destino, incluyendo cosas como el clima, vestimenta, el transporte local (por ejemplo, taxis, autobuses, ferrocarril), la disponibilidad de servicios de traducción. el horario laboral y días de fiesta en el país de destino.

Factores culturales

Es importante tener un conocimiento práctico de la cultura empresarial, las actitudes de gestión, métodos de negocio, y los hábitos de consumo antes de viajar al extranjero. Esto se puede lograr a través de la investigación o de formación y es muy probable que tenga un impacto positivo en los viajes al extranjero. Lo invito a leer la siguiente nota "Importancia de los factores culturales en un viaje de negocios" donde se trata con mayor profundidad el factor cultura en los viaje de negocios.

Ir con la corriente en los mercados globales

Es poco probable que todo salga como estaba previsto. Arreglos de reuniones no funcionarán, vuelos serán cancelados o se perderán reservas de hotel. Esto puede ser frustrante y confuso, sobre todo si usted no habla el idioma local. Su capacidad de aceptar estos problemas, trabajar alrededor de ellos y centrarse en los objetivos del programa y la preparación a priori realizada determinará el éxito de su visita en el mercado extranjero.

Extracto del artículo "Viajes de negocios al exterior: Preparación factor de éxito", publicado originalmente en la revista InMarket Nº 010.

Uso de los artículos. Los materiales publicados pueden ser reproducida con fines no lucrativos, siempre y cuando se cite la fuente completa y su dirección electrónica. De otra forma requiere permiso previo por escrito de la institución y autor. (Revista InMarket, Diario del Exportador, Lima, Perú).

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DIARIO DEL EXPORTADOR: Preparación y planificación factores claves en los viajes de negocio
Preparación y planificación factores claves en los viajes de negocio
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