Existen diferentes países para hacer negocios, cada uno con su propia cultura y costumbres, dependiendo de las regiones geográficas y países específicos. Ante ello, los exportadores tendrán que dirigirse de diferente manera. Para aquellos países donde no se hable español, se sugiere utilizar el inglés, dado que este es considerado el idioma comercial.
En algunos países una comunicación escrita tiene toda validez y confiabilidad, en otros se prefiere el contacto a través de una llamada telefónica o un encuentro personal; mientras que en otras culturas un acuerdo verbal tiene toda la efectividad y vigencia como si fuese un acuerdo escrito.
En este sentido, se considera que las formas para establecer contacto con el cliente son:
Comunicación no personal
Fax, correo electrónico o E-mail (cada vez más usado), correo o mensajería para envío de documentos, muestras, etc. En términos generales y enunciativos, las ventajas y desventajas de ambos tipos son:
Ventajas de comunicación no personal. Exactitud y claridad en los mensajes, tiempo para revisar, analizar y evaluar la información, uso eficiente del tiempo, bajo costo, flexibilidad para adaptarse a las diferencias de horarios.
Desventajas de la comunicación no personal. No se perciben detalles de comunicación verbal, el seguimiento o las respuestas no son tan ágiles, los acuerdos son más lentos.
Comunicación personal
Teléfono (cuando la comunicación personal e inmediata es necesaria), contacto personal en su país (en su país, en un evento internacional, etc.). En términos generales y enunciativos, las ventajas y desventajas de ambos tipos son:
Ventajas de la comunicación personal. Contacto vivencial que permite una mejor comunicación, facilidad para lograr buen entendimiento y empatía, los acuerdos o las respuestas se logran más ágilmente, se facilita el seguimiento expedito.
Desventajas de la comunicación personal. Pueden existir problemas si no existe buen entendimiento por semántica en los idiomas (por ejemplo: hablar con un asiático cuando ambos tenemos problemas con el idioma inglés, puede ser problemático); costo alto o mayor a la comunicación no personal.
En conclusión, algunas recomendaciones para mantener una buena comunicación con los clientes y mantenerlos son, oportunidad (dar respuesta rápida a las comunicaciones o solicitudes, convencerá al cliente de que somos atentos y eficaces), claridad (debemos asegurarnos que se ha realizado en la forma que pide o comprende el cliente) y mantenerse en contacto con su cliente.
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