Cotización, carta de presentación ante potenciales compradores

Una cotización mal elaborada representa para el exportador un compromiso innecesario, que le obliga a cumplir términos que no han quedado claros, en caso de que el cliente los acepte.

A través de la asistencia a una feria internacional, o por información obtenida en un directorio online, por la visita a la página web de su empresa, una empresa importadora/distribuidora se puede interesar en la compra de sus producto, pero carecerá de la información suficiente para realizar un pedido en firme, debiendo enviar una demanda previa en la que se solicite la información necesaria. Si bien, en cuando participamos en una feria, o en nuestros sitios web brindamos material promocional: Catálogos, folletos, muestras de productos, videos, etcétera, que ofrecen una información parcial y genérica de sus productos, pero que no se adapta a todos los clientes. Este material promocional tiene como principal objetivo despertar el interés de los compradores por sus productos, pero no informa sobre sus condiciones de venta. Por lo cual, se debe preparar una cotización.

Un momento, antes de iniciar con la elaboración de la cotización, primero, se deben realizar ciertas verificaciones como informes comerciales, ya que no se dispone de información sobre él; será necesario contratar un seguro que cubra el riesgo de impago, solicitar cotizaciones de transporte, obtener información sobre los aranceles y normativas del país, conocer el cambio aplicado entre su divisa y el dólar, etc. No obstante, no siempre hay tiempo de realizar todas las verificaciones necesarias o aconsejables por lo que habrá que buscar otras formas de garantizar y minimizar riesgos de la operación, por ejemplo proponiendo como medio de pago una carta de crédito irrevocable a la vista.

Con la información que se obtiene en el proceso de verificación, se podrá enviar al cliente una cotización adaptada a sus necesidades, que incluya todos los elementos necesarios para que pueda tomar la decisión de compra.

Una cotización mal elaborada representa para el exportador un compromiso innecesario, que le obliga a cumplir términos que no han quedado claros, en caso de que el cliente los acepte. Por ende, es un gran error confeccionar una cotización estándar y responder con ella a todas las demandas que se reciban.

• La información básica que debe figurar explícitamente en la cotización es:
• Fecha de emisión.
• Nombre, domicilio e identificación fiscal del vendedor.
• Nombre, domicilio e identificación fiscal del comprador.
• Nombre, descripción completa y detallada del producto, envase y embalaje, y posición arancelaria de cada producto.
• Control de calidad y certificaciones (nombrarlas para dar crédito a nuestro producto/empresa)
• Cantidad mínima del pedido.
• Condiciones de entrega.
• Precio por unidad y precio total en el Incoterms y divisa cotizada.
• Descuentos posibles por cantidad y nivel de compra.
• Forma y medio de pago.
• Ofrecimiento de muestras (aclarando si son con o sin valor comercial).
• Validez de la oferta.

La cotización, puede ir acompañada de una ficha o brochure de la empresa, la cual detallemos la fecha de inicio de sus actividades, su historia, sus recursos técnicos y humanos, los controles de calidad, referencias, etcétera. Asimismo, una ficha técnica, en la cual detallemos el proceso productivo y las características detalladas y completas de los productos. No deben revelarse datos confidenciales, limitándose a ofrecer información técnica – comercial.

Enviada la cotización, puede pasar un tiempo de negociación, en el que el comprador suele solicitar descuento en los precios, aplazamiento del pago, cambios en el producto, etc. Estos cambios servirán para conformar la cotización definitiva en la que se contemplarán todos los acuerdos obtenidos en el período de negociación, con el fin de llegar a una aceptación de la cotización por parte del comprador, es decir se logre un pedido.