Existen diversos tipos de eventos internacionales por los cuales pueden optar las empresas que deseen exportar o se encuentre en el proceso. Las ferias internacionales es el evento más usado por las empresas.
Las ferias internacionales son una gran ventana publicitaria y un nudo de comunicación importante para las empresas exportadoras, ya que permite en un en un período de tiempo y un espacio delimitado hacer contacto con un gran número de clientes potenciales. El organizador por lo general es un ente independiente a los expositores. La participación suele ser abierta siempre y cuando se cubran los requisitos del organizador.
Las principales ventajas de las ferias:
- El cliente viene a ver la empresa.
- El cliente viene a escuchar.
- Podemos encontrarnos con importantes directivos.
- Se puede reducir la exposición a lo esencial.
- Es una primera presentación directa en tres dimensiones.
- Se puede conocer un máximo de clientes en un mínimo de tiempo.
Se pueden distinguir varios tipos de ferias, por sus características, se dividen en cuatro tipos:
- Ferias generales: Internacionales, Nacionales, Regionales, Locales.
- Ferias especializadas
- Ferias dirigidas al consumidor final
Sea una feria general o dirigida al consumidor final, el exportador presenta a todos sus visitantes sus productos, su precio, su distribución, su publicidad, su promoción y su fuerza de ventas, poniendo más énfasis en alguno de estos elementos de conformidad con los objetivos que pretenda alcanzar.
La presencia en las mismas tiene que estar apoyada con medios, como documentación y catálogos en lengua extranjera, una fuerza de venta competente y disponible y un canal de distribución eficaz. Organizar una participación en una feria no es asunto fácil; de ahí que tengamos que hacer una adecuada planificación…
En relación al producto:
- Especificaciones técnicas
- Presentación, diseño y etiquetado
- Precio y canal de distribución
En cuanto al stand...
- A mayor anticipación al momento de reservar, mejor lugar se obtendrá (dentro de las políticas del organizador).
- No siempre se puede escoger el lugar, sobre todo si se participa por primera vez.
- El espacio físico necesario debe definirse en razón de los productos que se van a exponer y de qué forma resultan más atractivos, así como del número de personas que laborarán en él.
- Si no se tiene experiencia, conviene recurrir a expertos en la materia.
- Las entidades feriales suelen ofrecer stands “tipo” que vienen acondicionados en forma estándar.
- Una vez definido el tamaño del stand y si será hecho a la medida o estándar, se procede a definir los elementos gráficos que se emplearán y el tipo de decoración para el mismo.
- Conviene averiguar cómo arma y decora sus stands la competencia.
- Si se va a participar en muchos eventos, conviene evaluar el uso de un stand portátil o con elementos modulares que se adapten a distintos espacios.
En cuanto a las muestras...
- Debe verificarse que toda la documentación esté en orden, a fin de evitar demoras en aduana y entrega tardía
- Debe definirse si el muestrario será enviado en forma temporal o definitiva; si es temporal, corroborar requisitos.
- Conviene en general contratar servicios de flete puerta a puerta, salvo en casos particulares (por ejemplo, muebles o maquinaria).
En cuanto al presupuesto...
- El presupuesto para participar en ferias internacionales debe ser contemplado como parte integral de las inversiones que la empresa hace en su promoción, asumiendo participación continua.
- Hay que considerar una desviación de entre 10% y 15% de lo presupuestado cuando es la primera participación en el evento.
- Mientras más desglosado sea, mejor control se tendrá del mismo; incluir no sólo costo del stand, sino de acondicionamiento, muestrarios, promoción, asistencia al evento y seguimiento.
Para lograr una buena presencia durante la feria, conviene:
- Instalar el stand a partir del primer día en que el espacio esté disponible.
- Comprobar que todos los servicios y materiales contratados estén disponibles, e identificar con quién se reportan y tratan los desperfectos.
- Presentar los productos a exhibir en el stand de la forma más atractiva posible, pensando en la percepción de los visitantes.
- Conseguir que el stand esté listo el día antes de la inauguración del evento.
- Tener preparado un sistema de identificación de visitantes que permita recabar sus datos fácilmente, así como anotar qué fue de su interés.
- Cuidar el mantenimiento y limpieza diaria del stand.
- Verificar que exista siempre material promocional en orden y a la vista.
- No abandonar nunca el stand.
Y para no lograr un buen resultado se requiere
- Escasa o nula investigación del mercado
- Mala convocatoria de clientes potenciales
- Pobre presentación de los productos
- Escaso o deficiente material promocional
- Stand poco atractivo
- Designación de personal poco idóneo
- Personal ajeno a la empresa atendiendo el stand
- Exhibición tardía del producto
- Falta de suministros
- Inscripción tardía al evento
Después de la feria, el seguimiento es vital. Se debe determinar si:
- Los objetivos establecidos fueron alcanzados
- El número de visitantes fue el esperado
- Faltó documentación o hubo problemas para tratar detalles técnicos
- Se hizo notar la presencia de la empresa El producto era el correcto para el mercado
- Los países de los que hubo más contactos eran los contemplados
- Puede y debe conservar qué contactos
En cuanto a los contactos, dentro de los siguientes 45 días al cierre del evento se debe:
- Enviar cartas de agradecimiento a todos los que visitaron el stand
- Realizar una base de datos para invitar a la siguiente edición de la feria
- Concertar citas posteriores con clientes y clientes potenciales
- Seguimiento de muestrarios pedidos
- Seguimiento de clientes con interés a mediano plazo
La evaluación eficaz de una feria no se completa hasta transcurridos seis meses y a veces más, si se siguen negociando oportunidades creadas, por lo que el balance final podrá hacerse al cabo de un año.
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