El proceso de certificación de la calidad en una empresa

La adopción de una certificación de calidad, en relación con el producto o proceso, en una empresa puede estar motivada por: ajuste de mercado, adaptarse a los requisitos de los clientes o mejorar la eficiencia y la eficacia del sistema de gestión de la empresa.

Las certificaciones son un proceso dificultoso para las empresa (si no se ha contado con un sistema de calidad anteriormente), pero necesarios si se desea ingresar a mercados exigentes. El primer paso, para certificarse es seleccionar el organismo de certificación (certificadora).

Las empresas, en relación con su producto, es libre de elegir el organismo que da más confianza, puede elegir entre un organismo de su país o un organismo extranjero que se ha establecido en su país y es reconocido por el Organismos de Calidad y Normalización de su país. El primer contacto puede ser por vía electrónica, física o telefónica.

Luego, seleccionado el organismo de certificación, la empresa se pone en contacto y envía la solicitud. La certificadora envía el formulario de solicitud apropiado a la certificación requerida, la presentación de la certificadora y la nota de información sobre el proceso de certificación. La empresa llena los formularios, y los firma con fecha. Se envían a la certificadora. La certificadora elabora el estimado de costos para el proceso de certificación escogido. La empresa recibe el estimado de costos con los contratos, y con ello, evalúa la propuesta y la valida con su firma. De igual manera firma el contrato y envía los documentos a la certificadora.

La certificadora envía los documentos técnicos para ser completados por el operador según los referenciales. La empresa responde enviando los documentos y la información requerida. La certificadora emite la factura y la transmite al cliente. El cliente cancela toda la factura en los plazos determinados.

La certificadora planea la inspección en conjunto con el operador. Primero, la certificadora evalúa la conformidad del manual y de la norma (que opto la empresa), y si no está en conformidad, informará a la empresa que, en un periodo fijo de tiempo, tendrá que tomar las medidas correctivas necesarias.

Las auditorias se desarrollaran en fechas acordadas con los inspectores de la entidad de certificación, que llevaran a cabo la verificación del sistema de calidad y se encargaran de evaluar la aplicación de los procedimientos a través de reuniones con el personal y la visión de la documentación.

Durante la auditoría, las diferencias entre los procedimientos y la realidad empresarial son registradas como “no conformidad” y se asigna un plazo para la eliminación, después de lo cual el organismo de certificación verificará las acciones correctivas tomadas. Mientras que si las diferencias son menores, se denomina “observación”, que significa que la gestión no requiere una re intervención para controlar.

El responsable de Certificación estudia el reporte y la información anexada. Emite y envía al cliente la decisión de certificación con las desviaciones encontradas. La empresa devuelve la decisión de certificación firmada a la certificadora, y responde a las desviaciones encontradas implementando acciones correctoras. El tiempo máximo de respuesta es de 2 meses. Luego de ser aprobado la certificadora emite CERTIFICADO o lo pide a la sede y lo envía.

Adicional a ello, el organismo de certificación realizara auditorías periódicas, que consisten en un monitoreo constante, el cual debe ser realizado a intervalos que van de seis meses a un año. La frecuencia puede aumentar si existen serias dificultades en su gestión.

Durante las inspecciones periódicas, adecuadamente programadas, se analizan las áreas de la empresa o departamentos seleccionados de tal manera que se compruebe una continua revisión de los procesos en el tiempo de validez del certificado (entre 1 y 3 años). Como resultado de estos controles, se revocará el certificado cada vez que haya evidencia de la falta de conformidad o de repetidas ocasiones sin mejora.