Las funciones de un departamento de exportación son gestionar las tres bases de la exportación: mercado, infraestructura y empresa
La primera sugerencia a una empresa que pretende dar sus primeros pasos al exterior, es no crear el departamento de exportación si no se tiene suficiente carga de trabajo como para que sea autofinanciable; o peor aún, si no se tiene capacidad exportadora.
Una segunda cuestión de importancia es recordar que en la exportación no hay sustituto a la experiencia y, por lo tanto, no se improvisa al gerente de exportación y contratarlo, no transforma automáticamente la empresa en una exportadora. Primero hay que crear la cultura para la exportación y luego se podrá intentar acceder al mercado externo.
La empresa puede dar sus primeros pasos al exterior con opciones menos onerosas (consorcios, empresas de comercio exterior, consultorías) y cuando esté lista, contratar al gerente de exportación, pues éste es un trabajo de equipo.
El perfil del gerente o ejecutivo de exportación debe comprender: alto nivel cultural y sensibilidad para tratar con las más diferentes culturas; ser creativo, innovador y hábil negociador; dominar idiomas extranjeros; tener una óptima formación académica, estar acostumbrado al riesgo, contar con capacidad de liderazgo, seriedad comercial, alto sentido del control y flexibilidad; conocer el mercado y producto, los contratos internacionales, los procedimientos administrativos para el comercio exterior, las finanzas internacionales, la logística, la metodología de alianzas y coinversiones y ser experto en Informática.
El tamaño, estructura y dinámica de operación de un área o departamento dedicado a la exportación, se define por el volumen de las operaciones desarrolladas y a desarrollar, el mercado objetivo al cual se dirigen los productos, el tipo de productos que se comercializa, las características particulares de los mercados donde la empresa opera o pretende operar, las características culturales de esos mercados y los recursos disponibles. Además, esos patrones de operación se modifican en función de si la empresa inicia su proceso de internacionalización, está evolucionando o si se encuentra en la fase de madurez (o de profesionalización), pero evitando caer en una de decadencia y ocaso.
Las funciones de un departamento de exportación son gestionar las tres bases de la exportación: mercado (investigación, promoción, identificación de oportunidades, negociación y gestión del mercado), infraestructura (contactos con bancos, contactos con consejerías, contactos con consultores, contactos con despachos, contactos con aduanas, contactos con transportistas, contactos con entidades de promoción) y empresa (elaboración de oferta, confirmación de pedido, programación de la producción, producción, control de calidad, inspección, documentación y desarrollo de producto).
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