La orden de compra, documento que de inicio a una importación

Cuando se ha llegado a un acuerdo en los detalles de la transacción, el exportador puede emitir una cotización informal o si se requiere un mayor detalle una factura proforma. Si el comprador (importador) acepta el precio de venta y otras condiciones, el comprador emite una orden de compra. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.

Luego, la orden de compra se envía al proveedor del exterior (exportador) misma, que debe de ser turnada, para control, al departamento de compras/logística de la empresa importadora, con el fin de iniciar la labor de la importación de la mercancía comprada. La orden de compra detalla lo específico de la transacción, datos como:

• Datos completos del vendedor
• Términos de compra (Incoterms)
• Plazo de entrega
• Cantidad, descripción y precio de los bienes comprados.

Por lo general, en los negocios internacionales en las que participan empresas de gran tamaño, la orden de compra es a menudo la forma principal del contrato y constituye la primera oferta vinculante. En tales casos, la firma del vendedor en la orden de compra constituye la aceptación de la operación.

La orden de compra es el inicio de la transacción entre el cliente, el proveedor y el embarcador y es la base para todos los documentos subsecuentes que son emitidos por el proveedor y por el embarcador.

Se sugiere, que la persona que maneja el departamento de compras/logística, haga entrega de una copia de la orden de compra, al embarcador asignado, con el fin de que este pueda dar seguimiento de esa orden, desde un principio.

Con esto garantiza, que el embarcador obtenga continuamente información de su proveedor y este en la posibilidad de mantener informado a su departamento de compra, sobre el avance que lleva cada pedido, además de que se pueden planear perfectamente las reservaciones oportunas ya sea, en los aviones, los barcos o las unidades de transporte terrestre, que vayan a transportar los bienes adquiridos.

Conjuntamente con la orden de compra, se recomienda firmar un papel, llamado “routing order”, que es la instrucción que emite el cliente a su proveedor de utilizar los servicios de un embarcador/transitario determinado, con el fin de que la empresa designada, se pueda presentar con ese documento ante el proveedor y acreditarse como tal.

Si así lo desea el comprador, igualmente puede mencionar en la misma orden de compra, quien será el embarcador designado, con eso se evita la firma del “routing order”.

Ejemplo de una orden de compra