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8 datos que no deben faltar en una cotización de exportación


La cotización es un documento clave en la exportación, dependiendo de su contenido el futuro cliente, evaluará si negociar la compra de sus productos o no. Por ende la cotización debe ser precisa y sencilla de modo que facilite la comprensión de la información.

Mientras más detallada sea la cotización la respuesta o repreguntas serán menores lo cual reduce el tiempo consumido en el proceso y facilita la decisión del cliente, además de reducir los recursos utilizados en la elaboración y negociación.

¿Qué información incluir para no desaprovechar la oportunidad de vender? Se recomienda incluir la siguiente información, la cual no puede faltar en una buena cotización de exportación:

1. Descripción del producto

En muchas ocasiones, antes de recibir la oferta, el importador ya conoce los productos de la empresa exportadora bien porque ha recibido muestras, o porque ha consultado la página web o el catálogo de la empresa. En estos casos bastará con hacer referencia al modelo que desea el comprador y realizar una descripción breve del producto en cuestión. Por ejemplo, si se trata de prendas de vestir, se detallará el modelo, materiales, usuario (señora, caballero, niño), etc.

En el caso de los productos industriales la descripción será más compleja pues han de darse características técnicas, prestaciones, garantías, etc.

La descripción ha de ser completa indicándose no sólo los atributos tangibles del producto sino también aquellos elementos intangibles como son la marca, el país de origen o la garantía. 

También deberá incluirse la nomenclatura arancelaria del producto (6 dígitos).

2. Cantidades

La cantidad ofertada debe especificarse dependiendo del producto en unidades, volumen, peso, superficie, u otras medidas. En países de influencia británica las prácticas del sector pueden hacer recomendable la utilización de medidas anglosajonas.

Además es aconsejable especificar cuál es el pedido mínimo que la empresa suministra en las condiciones señaladas (un pallet, un contenedor, etc.). En muchas ocasiones un pedido muy pequeño no compensa el costo que supone el envío internacional.

3. Condiciones de embarque

En este apartado de la cotización se describe el tipo de embalaje sobre el que se agrupa la carga. En el transporte internacional de mercancías se utilizan fundamentalmente dos tipos de unidades de carga: los pallets y los contenedores.

Asimismo, debe informarse al cliente del número de unidades de producto que incluye cada unidad de carga. Por ejemplo, el exportador de conservas de frutas deberá informar de cuántos envases contiende cada caja, cuántas cajas contienen un pallet y cuántos pallets caben en un contenedor.

También puede darse información sobre el modo de transporte que se vaya a utilizar (camión, avión, barco) y en caso de que sea marítimo de los puertos de carga y descarga.

4. Precio y divisa

El cuarto componente de la cotización es el precio. Debe indicarse el precio unitario por unidad de producto y el total, resultado de multiplicar el número de unidades ofertadas por su precio unitario.

Con el fin de facilitar al comprador la valoración de la oferta que se presenta a cubierto del riesgo de cambio, es aconsejable indicar el precio en la divisa utilizada en la práctica del comercio de importación del país de destino. Para la denominación de las divisas existe una normativa que define las divisas en siglas de tres letras, las dos primeras correspondientes al país y la tercera, al nombre de la divisa. Por ejemplo el dólar de Estados Unidos es USD (United States Dollar).

Además, hay que aclarar el precio que costo incluye. Esto se aclara con los términos Incoterms. Para mayor información sobre los Incoterms clic en el siguiente enlace.

Un precio pactado puede ser USD 345 la tonelada métrica FAS Manzanillo. Esto indica que el precio pactado en dólares norteamericanos, comprende todos los gastos de la mercadería hasta que ella sea puesta al costado del buque en el puerto de Manzanillo.

Por otra parte, cuando se ofrecen precios que incluyen el transporte de la mercancía hasta el país de destino, es aconsejable desglosar en la oferta la parte del precio que corresponde al valor de la mercancía. De esta forma, el cliente tendrá información sobre si le conviene aceptar la oferta en todos sus términos o si le resultará más rentable contratar el transporte por su cuenta.

5. Condiciones de entrega

En la cotización también se debe especificar el lugar donde se realiza la entrega, el transporte que se utilizará, así como el reparto de los gastos logísticos y de los riesgos entre exportador e importador. Para ello se utilizan los Incoterms.

Los Incoterms son términos del comercio internacional creadas por la Cámara de Comercio Internacional. Los Incoterms determinan de forma clara cuatro aspectos de las operaciones de comercio exterior:
  • El lugar de la entrega de las mercancías
  • Punto donde se produce la transmisión de los riesgos
  • El reparto entre exportador e importador de los gastos relativos a las operaciones de transporte, carga y descarga, seguros, etc. (
  • Los documentos, trámites y gestiones administrativas (obtención de licencias, certificados, documentos de transporte) que tiene que realizar el exportador

6. Condiciones de Pago

En este apartado de la cotización hay que informar sobre el medio y la fecha de pago. La elección del medio de pago dependerá del grado de confianza que exista entre las partes y del riesgo del país del importador. Entre las múltiples opciones de medios de pago, las más usuales son transferencia, cobranza documentaria y carta de crédito. Este último, ofrece una mayor seguridad para el exportador como consecuencia del compromiso que asumen los bancos que intervienen en el proceso. Sin embargo es un medio costoso por lo que sólo se usa cuando las circunstancias lo aconsejan, por ejemplo:
  • Países donde el riesgo de cobro es más elevado que en otras zonas del mundo
  • Primeras operaciones con clientes nuevos
  • Importes elevados
En caso de que el pago se realice a través de una transferencia vía SWIFT se debe indicar el número de cuenta con veinte dígitos, clave SWIFT y nombre del banco.

En cuanto a la fecha de pago, se suele establecer en función de la fecha de entrega de la mercancía (a 30, 60 90 días, etc.)

7. Plazo de entrega

Para la determinación del plazo de entrega deben tenerse en cuenta dos aspectos: la disponibilidad de la mercancía y el tiempo que se tarde en transportarla hasta el punto de entrega convenido.

Si el exportador dispone en su almacén de mercancía suficiente no será preciso extender el plazo de entrega más allá del necesario para poner dicha mercancía en el lugar convenido; en caso contrario deberá calcular el período estimado de fabricación que puede variar de unas pocas semanas hasta varios meses. A este periodo habrá que añadirle el tiempo de transporte hasta el lugar de entrega que se pacte.

Además, el plazo de entrega tiene que estar referido a una fecha determinada. Generalmente, se acude al medio de pago utilizado. Si es un medio no documentario (transferencia, cheque, etc), lo habitual es fijar el plazo de entrega a partir de la fecha en la que el cliente confirme la cotización, es decir, la fecha de la orden de pedido. Si se usa como medio de pago la carta de crédito el plazo de entrega puede fijarse a partir de la fecha de notificación de la apertura del crédito.

8. Validez

Toda oferta comercial internacional debe tener un plazo de validez, que será tanto más corto cuanto más esté sometida esa oferta a factores coyunturales tales como precios de las materias primas, condiciones climatológicas, etc.

Además, si la oferta cotiza en dólares u otra divisa distinta a su moneda local, puede incluirse una cláusula de revisión de precios por las oscilaciones en los tipos de cambio, como por ejemplo: Los precios están calculados sobre un tipo de cambio de 1PEN=0.31 USD, en caso de una variación de +- 5% serán revisados.

Por último, se recomienda acompañar la cotización con ciertos documentos que dependerán del tipo de producto bien sea éste industrial o estandarizado. En los productos industriales se puede acompañar la cotización de un catálogo o CD Rom con información de la historia de la empresa, sus productos, instalaciones. Además se elaborará un dossier o informe técnico. En el caso, de productos estandarizados, cuando se trate del primer contacto, se deben facilitar catálogos y documentos publicitarios.

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