Veamos un resumen básico de los documentos necesarios que se exigen para la exportación en México
Pos documentos exigibles puede ser amplio y puede abrumar al exportador mexicano. Sin embargo, debe entenderse que son parte de los procedimientos que se aprenden con facilidad pero que no pueden ser descuidadas. Pequeños fallos, errores u omisiones pueden retrasar el envío o impedir el pago. En caso de dificultades, se recomienda acudir al agente aduanal o agente de carga.
Veamos un resumen básico de los documentos necesarios que se exigen para la exportación en México:
Carta de Encomienda
Con este documento se delega al agente aduanal que sea nuestro representante legal ante la aduana para que realice el despacho de las mercancías de acuerdo al régimen aduanero que nosotros como exportadores o importadores determinemos.
En relación a la carta de instrucciones, ampara la característica misma de la operación a realizar incluyendo el remitente, el destinatario, el consignatario, tráfico a utilizar, descripción de la mercancía y la cantidad de bultos, volumen y peso de la mercancía, número de póliza del seguro, identificador del transporte, documentación que se anexa, régimen aduanero a utilizar, valor de la mercancía y otros a considerar a juicio del importador o exportador.
Es importante que el gerente de exportación o responsable de esta función en la empresa considere que no es lo mismo la carta de encomienda que la carta de instrucciones, la primera se le entrega al agente aduanal y va dirigida a la autoridad aduanera; mientras la segunda cumple la función de información de la operación de comercio exterior a realizar y regularmente se le entrega a la agencia transportista y copia al agente aduanal.
Factura Comercial
Para cuestiones aduaneras no es necesaria la factura, inclusive con una simple remisión se pudiera exportar, aunque el problema después lo tendría el importador de aquel país, ya que se requiere de una factura comercial que ampare dicho embarque. Esta factura deberá contener lo siguiente:
- Nombre y dirección del vendedor o exportador.
- Nombre y dirección del comprador, consignatario importador.
- Descripción de la mercancía.
- Cantidades, peso y medidas del embarque.
- Precio unitario de la mercancía, especificando el tipo de moneda utilizada.
- Montos desglosados por concepto de fletes, seguros, comisiones, maniobras, embalaje de acuerdo a las condiciones de venta y el Incoterms utilizado.
- Especificar el término Incoterms a utilizar, especificando el lugar y la versión del Incoterms.
- Lugar y fecha de expedición de la factura.
- Número de póliza que ampara la mercancía.
- Número de la carta de crédito que ampara la operación, en caso de ser necesario.
Es importante considerar, la elaboración de una factura pro forma antes de realizar toda la operación de comercio exterior, ya que este documento representa el borrador de la factura comercial y que deberá ser enviado al cliente para que la revise y la regrese confirmada con su firma de aceptación. Todo esto con fines de prevenir una buena operación y evitar contratiempos en cuanto a datos incorrectos asentados.
Pedimento de Exportación
Como se mencionaba anteriormente, el Pedimento representa el documento oficial que elabora el agente aduanal para realizar el despacho de las mercancías. Para las exportaciones definitivas corresponde la clave
A1 que hace referencia a esta operación, obviamente existen más claves dependiendo la operación a realizar. El formato del pedimento se encuentra en los anexos de las reglas de carácter general en materia de comercio exterior y su instructivo de llenado específicamente es el Anexo 22.
Documento de Transporte
Es el documento que expiden las empresas transportistas, el cual contiene la información de la mercancía que se embarca, su destino y las características mismas. Es importante destacar que la información contenida en este documento en relación a la descripción de la mercancía, cantidades y embalaje debe coincidir con la información asentada en la factura, el contrato de compra-venta, el pedimento y la carta de crédito. Dependiendo del medio de transporte o tráfico que se utilice, corresponderá un documento específico:
- Terrestre: Carta porte ó talón de embarque.
- Ferrocarril: Talón de embarque.
- Marítimo: Conocimiento de embarque (Bill of Lading).
- Aéreo: Guía aérea (Airway Bill).
Póliza de Seguro
Documento que asegura la mercancía dependiendo de la cotización negociada o Incoterm utilizado. Importante anotar o hacer referencia al No. de Póliza con la que viaja la mercancía.
Certificado Sanitario, fitosanitario y zoosanitario
Es documento administrativo o regulación no arancelaria que permite proteger lo relacionado a la salud humana y que depende de qué tipo de mercancía tenga que cumplir con el mismo.
Certificado de Calidad
Este documento se exige dependiendo la mercancía y el país, ya que el comprador busca garantizar por medio de este documento que una institución certifique que el producto cumple con los estándares de calidad requeridos.
Certificado de Origen
Este documento es el que ampara que la mercancía es originaria de la región o país firmante del tratado o acuerdo internacional, con el objetivo de obtener una preferencia arancelaria. La base jurídica de este documento es el art. 11 de la Ley de Comercio Exterior.
Lista de Empaque
Documento que contiene las características del embarque en cuanto al número de bultos y cuanta mercancía contiene cada uno, además contiene un número consecutivo que permite el control de la mercancía, además contiene las características del embalaje, puede contener también los números de serie o claves para identificar la mercancía.
Legalizaciones Diversas
Otros documentos que exijan las autoridades aduaneras, como pudiera ser el certificado de peso-volumen, una factura consular, etc.
Contrato de Compra Venta Internacional
Es un documento que plasma las condiciones de la negociación con las diferentes cláusulas, y en donde el exportador e importador tendrán que cumplir con ciertas obligaciones y gozar de ciertos derechos.
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