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Los documentos comerciales y su rol en las operaciones de comercio exterior


Los documentos comerciales cumplen un rol importante en las operaciones de comercio exterior, especialmente para el importador, el cual requerirá estos para acceder a la mercancía. Los documentos comerciales, habituales, son:

La factura comercial. Es el documento usado para describir la mercancía entregada, su precio, sus pesos y medidas o para detallar cualquier otra característica que el exportador considere necesaria para describir la operación. En muchos casos la factura es el único documento que evidencia la existencia de un contrato, lo que la convierte en el documento más importante en la operación de compraventa. 

El documento de transporte. Evidencia la existencia del contrato de transporte y las características de dicho contrato: expedidor, destinatario, origen, destino, detalles de la recepción, flete, etc. Según cual sea el medio de transporte utilizado el documento es distinto. Así en el transporte marítimo se utiliza el conocimiento de embarque marítimo (Bill of Lading), que a diferencia del resto de documentos de transporte es un documento de título que confiere derechos de posesión sobre la mercancía. Otros documentos de transporte habituales son la guía aérea (Air Waybill) o la carta de porte por carretera (conocida como CMR). 

El documento de seguro. Evidencian la existencia de un seguro de transporte para las mercancías. El documento indica, entre otros, los riesgos cubiertos y el valor asegurado. Existen dos modalidades básicas, la póliza de seguro, que es el contrato de seguro propiamente dicho, y el certificado de seguro, que es el documento que expide la compañía aseguradora para acreditar la existencia de una póliza global. 

El certificado de origen. Documento que acredita el origen de la mercancía y que puede ser necesario a efectos de cálculo de los derechos aduaneros. En general son emitidos por organismos autorizados como cámaras de comercio o dependencias gubernamentales. 

Otros documentos utilizados en comercio exterior son la lista de empaque (packing list), la lista de pesos (weight list), el certificado de inspección, el certificado sanitario o la factura consular


No obstante, los documentos necesarios dependerán a menudo de las regulaciones de importación y exportación de los países afectados. Tanto el importador como el exportador deben conocer previamente cuáles son los documentos necesarios en su país. 

La documentación comercial cumple una serie de funciones en las operaciones de compraventa, entre las cuales podemos destacar: 
  • Demuestra la existencia de contratos: de transporte, de seguro, etc. 
  • Prueba el cumplimiento de las condiciones contractuales acordadas: flete, lugar de entrega, riesgos cubiertos, origen de la mercancía, etc. 
  • Informa sobre la mercancía: su precio, la calidad, el empaquetado, los pesos, las marcas, etc. 
  • Sirve a la aduana para determinar los impuestos aplicables a partir del tipo de mercancía, de su valor y de su origen. 
  • Constituye título de posesión que acredita los derechos sobre la mercancía (solo en el caso de documentos de título). 
La entrega de los documentos puede ser directa (de vendedor a comprador) cuando el medio de pago elegido sea un medio simple, es decir la cancelación de la operación es a través de una transferencia o cheque, donde la documentación comercial se envía directamente al comprador, sin intervención bancaria de ningún tipo; o indirecta (intermediada por un banco) cuando el vendedor quiera condicionar de alguna forma el acceso del comprador a los documentos (y, por tanto, a la mercancía), es decir, la cancelación de la operación es a través de una cobranza documentaria o carta de crédito, donde la documentación comercial se intermedian bancariamente; de ahí que se les denomine medios de pago documentarios.

Por último, cuando los documentos se envíen por mediación bancaria (cobranza documentaria o carta de crédito) debe evitarse en la medida de lo posible tener que remitir un juego de la documentación al comprador (copias de los originales), sea directamente o junto a la mercancía.

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