Los errores más frecuentes de las agencias de carga en la importación

Un agente de carga, es unos los principales operadores de comercio exterior, es una empresa que brinda servicios a las empresas importadoras en coordinación logística del transporte de la mercadería, optimizar los tiempos y que no genere retrasos en las fechas de entrega y recepción de mercancías; por lo que, el importador exige un servicio eficiente sin que se presente falencias o atrasos que pueden ocasionar gastos como pago por almacenamiento injustificado entre otras consecuencias las cuales no serán asumidas por el importador.

No obstante, en la práctica, las agencias de carga (principalmente nuevas) no están exentas de cometer errores, que terminan ocasionando inconvenientes a los importadores (debe seleccionar correctamente su agencia de carga). Esto se debe, en general, a la falta de comunicación entre el personal y falta de organización en sus funciones las que provocan los problemas detallados a continuación:

Retrasos en la liberación de la carga: Este retraso es el más común, suele suceder por diferentes factores:

• Discrepancia de la tarifa cotizada por parte de la naviera a lo facturado una vez que arriba la carga, esto se debería de revisar con tiempo para solicitar la corrección ya que si no se genera el pago la naviera no procede con la liberación de la carga.
• La agencia de carga no genera a tiempo el pago de los valores a la agencia naviera ya que no solicitan a tiempo las respectivas facturas para generar el pago con las líneas que no se tienen crédito.
• Tempranamente se solicita la documentación que se necesita por parte del importador en este caso la carta de responsabilidad dirigida a la naviera, la cual debe de ser enviada al cliente con todos sus datos correctos para que el trámite sea más ágil y la naviera emita la carta de salida del contenedor.

Error en las cotizaciones realizadas por el ejecutivo de ventas al importador: Un fallo dentro de las cotizaciones efectuadas por parte de los ejecutivos de ventas de la compañía pueden traer como consecuencia la posible pérdida de un cliente, y con esto pérdidas económicas para la empresa, afectando así la rentabilidad e imagen de la empresa. Es por esto que la cotización, por parte del vendedor, deberá detallarse de manera clara estipulando los valores correctos, vigencia de la tarifa, tiempo de tránsito y los beneficios que ofrece la empresa, para evitar cualquier inconveniente que pueda darse, sobre los valores facturados y beneficios ofrecidos al cliente, una vez arribada la carga.

Retrasos en la coordinación por el agente de carga en origen: Durante el cierre de negociación entre el ejecutivo de ventas y la persona encargada de la importación, se procede a notificar al agente de carga de origen para que se contacte con el exportador. Con la finalidad de que se cumpla con el control de tiempos establecidos por el agente de carga durante la planificación de la logística del transporte marítimo, es necesario que se envía la instrucción de embarque al agente de carga en origen, la cual contará con toda la información necesaria para el correcto desarrollo del envío de manera que no se incurra en retrasos respecto a la coordinación por causa de una instrucción incompleta o que este mal detallada.

Errores en el documento de transporte: El agente de carga tiene como función la elaboración del documento de transporte donde se describe, peso, metros cúbicos, embarcador, consignatario y notificador, cuando el documento ha sido realizado debe ser revisado por el Servicio al Cliente (Customer Service) en muchas ocasiones las empresas encargadas de brindar este servicio no lo revisan; El documento de transporte master y documento de transporte hijo deben de tener la misma información en descripción, pesos, bultos y metros cúbicos, si la información no es la misma genera un mal ingreso ante la aduana lo que después pueden generar multas por corrección al no tener manifestada la misma información entre ambos documentos.

Diferencia de pesos con lo declarado en el documento de transporte y lo pesado en puerto de llegada: El agente de carga en origen detalla el peso del contenedor en los documentos de transporte de acuerdo a lo indicado por el exportador, una vez que la carga ingrese a puerto y sea pesado por el terminal en origen debe de verificar si el peso indicado por el terminal es el mismo peso detallado en los documentos, caso contrario se puede generar inconvenientes una vez arribada la carga y el terminal en destino manifieste el peso del contenedor y no coincide al detallado en el documentos de transporte. Estos errores puedan ocasionar multas o retrasos al importador.

Falta de comunicación en la Instrucción de emisión del documento de transporte: El agente de carga en origen recibe las instrucciones por parte del exportador, que como intermediario del cliente estará a cargo de emitir el documento de transporte, el personal de Servicio al Cliente una vez que reciba el pre alerta debe de consultar donde serán emitidos dichos documentos de transporte, sin embargo una de las fallas importantes de la empresa es que en varias ocasiones se desconoce la locación de dicha emisión de documentos de transporte produciendo que se den retrasos en la liberación por no consultar a tiempo la información.

Notificación tardía del aviso de llegada de la carga: El constante monitoreo de los embarques sobre el momento de la llegada del medio de transporte facilita la notificación a tiempo para el cliente final. El mismo debe de ser notificado 48 horas antes del arribo para que el cliente tramite el proceso de entrega de documentación y pago de las facturas por fletes y gastos locales. La notificación tardía genera malestar en los clientes ya que el plazo de días libres del contenedor en puerto caduca y pueden generar valores por demoraje.