Introducción a los costos y gastos en una empresa

El COSTO es la inversión que realizan las empresas para la compra de mercaderías (empresas comerciales), elaboración de productos (empresas industriales) o para la venta o prestación de servicios (empresas de servicios).

Esta inversión se recupera y debe generar en el momento en que la empresa comercializa los productos o servicios, una ganancia, en caso contrario registraría pérdida.

Ingreso vs Costo

El ingreso se refiere a la venta de los productos sin considerar el Impuesto General a las Ventas (IGV o IVA como se conoce en otros países). Está formada por el costo de los productos o servicios más la ganancia que la empresa desea obtener, dependiendo del producto o servicio.

El costo es parte del ingreso o del importe de la venta, de tal manera que la suma del costo con la ganancia determinada, nos da como resultado el valor de venta de un producto. El IGV o IVA no forma parte del valor de venta.

COSTO DE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS + GANANCIA = VALOR DE VENTA

Precio de venta

Si al valor de venta le sumamos el IGV o IVA, obtenemos como resultado el precio de venta o precio de lista.

VALOR DE VENTA + IGV o IVA = PRECIO DE VENTA

Costo vs Gasto

De acuerdo con lo indicado, el costo es una inversión para la compra de mercaderías, elaboración de productos o la prestación de servicios, los mismos que al ser comercializados generarán ganancia para la empresa. En cambio los gastos que representan también inversiones, están relacionadas a las labores administrativas y de comercialización de los bienes o servicios que realizan las empresas. Estos gastos deben ser recuperados en la venta de los productos.

COSTOS + GASTOS + GANANCIA = VALOR DE VENTA + IGV = PRECIO DE VENTA

Gastos Administrativos y de Venta

Son las inversiones realizadas por la empresa para el funcionamiento de las oficinas administrativas y de ventas. Están compuestos de los siguientes conceptos de bienes y/o servicios así como la depreciación de activos fijos de propiedad de la empresa.

Se entiende como activos fijos, a los inmuebles, maquinarias, equipos, muebles y enseres, vehículos, computadoras, etc., todas ellas de propiedad de la empresa o adquiridas en leasing.

• Sueldos más cargas sociales
• Agua
• Teléfono fijo
• Teléfono celular
• Internet
• Energía eléctrica
• Alquileres
• Honorarios
• Seguros
• Útiles de oficina
• Movilidad
• Depreciación
• Mantenimiento
• Vigilancia
• Gastos de representación
• Publicidad en la radio, televisión, prensa escrita, folletería, página web, etc.
• Comisiones de ventas

- Gastos Financieros

Son los gastos que se generan por operaciones realizadas por las empresas las mismas que se relacionan con:

• Intereses por compras de mercaderías, materias primas realizadas en las condiciones de crédito.
• Intereses por préstamos obtenidos de las instituciones financieras, terceras personas, socios o accionistas de la empresa.
• Pérdidas por diferencia de cambio
• Sobregiro bancario
• Descuento concedido por pronto pago.

Clasificación de los costos

- De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o producto

Costo directo, es el que se identifica plenamente con una actividad, departamento o producto. Por ejemplo: el sueldo correspondiente a la secretaria del director de ventas es un costo directo del departamento de ventas, la materia prima es directa para el producto, etc.

Costo Indirecto, es el que no se puede identificar con una actividad determinada, por ejemplo: la depreciación de la maquinaria.

Algunos costos son duales, es decir son directos e indirectos al mismo tiempo: el sueldo del jefe de producción es directo para el área de producción, pero indirecto para el producto, eso depende de la actividad que se esté realizando.

- De acuerdo con la autoridad sobre la incurrencia de un costo:

Costos Controlables, son aquellos sobre los cuales una persona a determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no, por ejemplo: los sueldos de los directores de ventas en las diferentes zonas, son controlables por el director general de ventas; el sueldo de la secretaria por su jefe inmediato, etc.

Es importante hacer notar que, todos los costos son controlables a uno u otro nivel de la organización; es evidente que cuando nos referimos a un nivel alto de la organización, los costos son más controlables, es decir, la mayoría de los costos no son controlables a niveles inferiores.

Los costos controlables no son necesariamente iguales a los costos directos, porque por ejemplo el sueldo del director de producción es directo a su área pero no controlable por él.

Costos no Controlables, en algunas ocasiones no se tienen autoridad sobre los costos en que se incurren; tal es el caso de la depreciación del equipo para el supervisor, ya que el costo por depreciación fue una decisión tomada por alta gerencia.

- De acuerdo con su comportamiento con una actividad, departamento o producto

Costos Variables, cambian o fluctúan en relación directa a una actividad o volumen dado. Dicha actividad puede ser referida a producción o ventas, por ejemplo, la materia prima cambia de acuerdo con la función de producción y las comisiones de acuerdo con las ventas.

Costos Fijos, son los que permanecen constantes dentro de un período determinado, sin importar si cambia el volumen, por ejemplo, los sueldos, la depreciación en línea recta, el alquiler del edificio, etc.

Costos semivariables o semifijos, están integrados por una parte fija y una parte variable, son ejemplos característicos los servicios públicos, la luz, el teléfono, etc.

- De acuerdo con la función en la que incurren

Costos de producción: Son los que se generan en el proceso de transformar los materiales en productos terminados, y estos son:

• Materiales directos, es el costo de los materiales integrados al producto, por ejemplo, la malta utilizada para producir la cerveza, el tabaco para producir los cigarros, etc.
• Mano de Obra directa, es el costo que interviene directamente en la transformación del producto, por ejemplo, el salario de un obrero que está en una línea de producción.
• Gastos de fabricación, también denominados Costos Indirectos de Fabricación, son los costos que intervienen en la transformación de los productos, con excepción de la materia prima y la mano de obra directa, como por ejemplo el sueldo del supervisor, mantenimiento, energía eléctrica, etc.

Costos de distribución y venta, son los que se incurren en el área que se encarga de llevar el producto desde el punto de fabricación hasta el punto de venta o al consumidor final. Ejm: publicidad, comisiones, flete, Gastos de ventas, etc.

Costos de Administración, son los que se originan en el área administrativa, como sueldos, teléfono, útiles de oficina, etc.