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Las cláusulas en el contrato de agencia internacional


Es habitual que empresas, con el fin de ingresar sus productos o aumentar sus exportaciones, establezcan vínculos de carácter comercial con empresas o personas físicas que, por el conocimiento que éstas tienen de los mercados del país en el que radican, hacen atractiva su contratación como intermediarios mercantiles (agentes). De igual forma, un gran número de empresas exportadoras, a quienes les es muy difícil mantener o estructurar su propia organización de ventas en el extranjero, deben contratar y operar a través de intermediarios (agentes) en el mercado de destino, ya que en muchos países es difícil realizar y concretar negocios sin tener un intermediario comercial local.

Antes de suscribir un contrato de agencia, consulte las disposiciones legales vigentes en los países en los que se pretende contratar agentes. Asimismo, cabe aclarar que este tipo de operaciones, en las leyes de otros países, son conocido también como de Agentes Comerciales, Agentes de representación, Representantes de Casas Extranjeras, entre otras.

El Contrato de Agencia es el acuerdo de voluntades entre dos o más personas físicas o morales domiciliadas en diferentes países, mediante el cual se crean o se transfieren derechos y obligaciones entre sí. En este contrato, una de las partes otorga a la otra, y ésta acepta, el encargo (mandato) para atender pedidos de mercancías y realizar la colocación de los mismos, dentro de un territorio determinado. En este sentido se trata de contratos de intermediación mercantil, es decir que el intermediario bien puede ser un mandatario (con o sin representación), agente de comercio, actor, mensajero, etc., es decir una persona que actúa en nombre propio pero por cuenta de otros, que despliega su actividad en acercar a las partes interesadas, para la celebración de un negocio o contrato, en este caso de comercio internacional.

Cláusulas de un contrato de agencia internacional

Objeto

El objeto de este contrato es el promover y en su caso, concluir contratos por cuenta del principal (productor., fabricante, comercializador).

Es necesario especificar el tipo de encargo (mandato) que la empresa exportadora (comitente) otorga a la persona física o moral del extranjero. Conviene que los productos se describan de manera pormenorizada para evitar errores.

Se deberá determinar clara y ampliamente el carácter de la representación con la que el agente actúan, ya que este tipo de contratos puede ser representativo o no representativo, es decir que el tipo de encargo que se encomiende puede actuar en nombre propio o de la empresa con la que está contratando. Asimismo se podrá estipular en el contrato que el agente de ninguna forma tienen relación laboral, por lo que los actos derivados de sus acciones serán total responsabilidad de ellos.

Distribución exclusiva del producto / Zona o territorio de exclusividad

Al igual que en contrato de distribución se puede pactar una exclusividad, que se refiere a la obligación de solo realizar operaciones con la persona a quien se le reconoce la exclusiva, por lo que excluye a terceros de la realización de determinados negocios. Esto significa para el beneficiario la exclusiva. Con ello se pretende que el agente, en otro país no distraiga su atención con otras actividades y descuide el objeto primordial para el que se le contrató.

Es importante que la empresa exportadora determine el territorio de exclusividad que otorga a la persona física o moral del extranjero para la promoción de sus productos. Se sugiere que la zona de exclusividad sea un territorio limitado, que bien puede ser una ciudad o un país, pero no un área mayor.

En su caso, se debe definir el derecho de la empresa exportadora a tratar con otros agentes o a realizar ventas directamente dentro de un territorio sin la intermediación de su representante comercial, situación en la que puede haber una representación no exclusiva.

Obligaciones del comitente

Las obligaciones de la empresa exportadora deben especificarse claramente en este apartado, aun cuando estén consignadas en otras cláusulas del contrato.

La empresa exportadora está obligada, por regla general, a considerar las solicitudes o los pedidos formulados por los clientes finales y a hacérselos llegar con oportunidad al representante comercial (agente) acreditado en otro país. De esta forma, puede seleccionar los pedidos que pueda cumplir y surtir los confirmados, sin comprometerse a enviar remesas que excedan su capacidad y que pueden ocasionarle un conflicto legal por incumplimiento.

La empresa exportadora está obligada a pagar la comisión convenida a su agente en el extranjero, de acuerdo con las ventas realizadas por éste y que hayan sido efectivamente pagadas por el cliente final.

Otra obligación es proporcionar a su agente una lista pormenorizada de los productos que desea comercializar, así como sus precios, condiciones de venta y calidad. También debe comunicarle con oportunidad todo cambio en estos renglones.

Asimismo puede considerarse obligación de la empresa exportadora incluir, a partir de la fecha de la firma del contrato, la exclusividad que otorga a su agente para ejecutar el encargo encomendado en la zona o territorio determinado.

Por último, es importante que en esta relación contractual el exportador se comprometa a tener un inventario o stock permanente de mercancías, dependiendo del producto, en el establecimiento del representante comercial (agente), en virtud de que los compradores finales suelen solicitar una prueba o una demostración para conocer bien la operatividad o calidad del producto.

Obligaciones del agente

Algunas obligaciones de los agentes, son las siguientes:
  • Asumir la representación comercial de su cliente (empresa exportadora);
  • Promover el producto en el mercado;
  • Controlar y gestionar la distribución;
  • Cumplir con un nivel mínimo de ventas;
  • Hacer reportes informativos sobre el comportamiento del mercado.

Monto de la comisión

Para determinar el monto de la comisión que ha de pagar a su representante comercial en otro país, el exportador debe realizar un estudio de mercado para conocer las demandas y los precios de los productos que pretende introducir en los mercados de destino. Así estará en condiciones de fijar el porcentaje que asignará a su representante (agente).

Forma de pago

El exportador debe incluir en el contrato una cláusula que lo autorice a enviar la mercancía directamente al cliente contactado por su intermediación mercantil. En este caso, el cliente establecerá directamente con la empresa exportadora una carta de crédito confirmada, irrevocable y pagadera a la vista. Una vez que el exportador haya recibido el pago, debe liquidar la comisión respectiva a su representante comercial (agente).

Otra modalidad consiste en que el intermediario mercantil cubra pedidos con las mercancías que obran en su poder en calidad de stock. Cuando recibe el pago, debe enviar el importe al exportador en un plazo no mayor de tres días, y retener únicamente la parte de su comisión.

Rendición de cuentas

La empresa exportadora deberá incluir una cláusula en la que el representante comercial (agente) se obligue a rendir cuentas, transcurrido un periodo convenido (un mes, un trimestre, un semestre, etc.), sobre las actividades realizadas y el comportamiento del producto en ese mercado.

Publicidad

Para promover los productos en su país, el intermediario mercantil (agente), deberá emplear el medio publicitario más conveniente (a mayor publicidad mayor posibilidad de venta). En vista de lo anterior, se sugiere incluir esta cláusula mediante la cual dicho representante se obligue a utilizar los medios de publicidad, previo acuerdo de los costos más adecuados para la empresa exportadora.

Vigencia del contrato

Es recomendable que la vigencia del contrato sea de seis meses a un año, tiempo suficiente para determinar la conveniencia de sostener a un intermediario mercantil (agente) en el extranjero, de acuerdo con sus resultados. En cambio, si originalmente se fijó una vigencia prolongada, habrá que esperar a que ésta concluya para poder cambiar de agente.

Patentes y marcas

Las empresas exportadoras que cuentan con una marca, diseño industrial o una patente propia o cualquier derecho de propiedad intelectual, se encuentran en riesgo constante de que estos les sean plagiados, lo cual es frecuente en el comercio internacional. Una forma de evitar este riesgo es incluir en el contrato una cláusula en la el agente se obligue a reconocer el derecho de propiedad intelectual, así como, en su caso, que ayude a su registro. Asimismo, comprometerlos a dar aviso a la empresa exportadora en caso de que tenga conocimiento de la violación a dichos derechos.

Cláusula arbitral

El acuerdo de arbitraje podrá adoptar la forma de una cláusula compromisoria incluida en el propio contrato, o bien constituirse como un acuerdo independiente. No obstante, se recomienda la primera opción, ya que, una vez que surgen los conflictos, es extremadamente difícil que las partes acuerden someterse a la decisión de un árbitro.

Una cláusula compromisoria, no debe ser compleja; sin embargo, se recomienda que sean considerados los siguientes elementos mínimos en su redacción:
  • Una declaración en la que se establezca que todo litigio originado de un contrato, será resuelto mediante un arbitraje comercial internacional privado, si no se llega a un acuerdo por la vía conciliatoria;
  • Elección y designación de un organismo arbitral;
  • El número de árbitros designados;
  • El lugar del arbitraje;
  • El idioma o idiomas que se utilizarán en el arbitraje;
  • Las reglas del procedimiento arbitral.

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