¿Qué hacer y qué no para hacer negocios en Japón?

Para hacer negocios en Japón se requiere saber sus costumbres, su forma de negociar, en el que a veces las decisiones para alcanzar un acuerdo no se toman rápido pues requieren conocer al futuro cliente mejor. Se requiere paciencia y llegar a ganar la confianza de ellos, que es la base de toda relación comercial.

En este contexto, se detalla a continuación una serie de consejos de que hacer y que no para lograr negocios en Japón:

El primer contacto

• Ser presentado por una tercera persona hace el primer contacto mucho más sencillo.
• El japonés saluda con una reverencia que se alarga o acorta dependiendo del rango social y del respeto debido. No obstante, no se espera de los occidentales, que se saludan a menudo con un apretón de manos.
• Utilice el apellido seguido de "san". El nombre de pila se utiliza solamente con amistades.
• En Japón, la tarjeta de visita representa a la persona. La tarjeta de su contacto empresarial debe ser recibida con respeto; se entregan y se reciben con las dos manos (el pulgar arriba, el resto de los dedos abajo) y se entregan siempre giradas, orientadas para que la persona que la reciba pueda leerla directamente de las manos de su propietario
• La puntualidad. Concrete una cita con precisión. Llegue 5 minutos antes de la hora prevista.
• Asistir a las reuniones con un intérprete japonés puede ser considerado una señal sincera de compromiso.

Proceso de negociación 

• Tener presente que esta etapa tomará más tiempo que en su país. 
• Suministrar una buena cantidad de información detallada al socio o contraparte. 
• Demostrar estar comprometido y ser consecuente durante el proceso. La paciencia puede tener sus recompensas. 
• Tratar de buscar personas que tengan influencia y experiencia para tomar decisiones dentro del grupo japonés. 
• Mantener el contacto, a nivel formal e informal, para efectuar seguimiento permanente. 
• Evitar presionar para acelerar la toma de decisiones. 
• Mantener la unidad de grupo frente a la contraparte. 

Reunión de negocios 

• Envíe con suficiente antelación una agenda e información relevante. 
• Invite a los participantes a emitir sus opiniones, cuidando el aspecto jerárquico. 
• Espere pacientemente la respuesta a una pregunta formulada, no presionando una respuesta inmediata. 
• Controle el equilibrio de las participaciones: invite a cada persona a manifestar su opinión o idea. 
• Registre las principales ideas vertidas en la reunión. 
• Para orientar los objetivos y las conclusiones de las reuniones: 
• Clarifique los objetivos y las expectativas antes y al inicio de la reunión. 
• Cerciórese en confirmar acuerdos y definir la agenda inmediata. 
• Confirme los resultados de la reunión a través de correo electrónico, fax u otro mecanismo. 
• Reúnase de manera informal con cada persona. 

Cambio de información durante las negociaciones 

Cuando su socio japonés pida información: 

• Proporcionar tanta información como sea posible desde un principio por iniciativa propia. 
• Averiguar qué tipo de información requieren y por qué. 
• Compartir incluso información que considera “innecesaria”.

Al escuchar una presentación japonesa que no parece llegar al tema central:

• No interrumpir la reunión para forzar la concreción del tema. 
• Escuchar pacientemente y alentar al expositor asintiendo ocasionalmente y evitando contacto visual prolongado o directo. 
• Para facilitar la concreción del acuerdo, en una conversación, resuma, confirme y repita lo que la otra persona haya dicho. 

Para obtener más atención de sus socios japoneses: 

• Preste atención a la jerarquía. 
• Cultive muchos contactos informales. 
• Construya relaciones mediante contactos frecuentes y socialización ocasional después de las horas de trabajo. 
• Pida educadamente la misma información más de una vez 

Críticas y solución de problemas durante las negociaciones 

• Brinde confianza para recibir críticas y esté preparado para recibir críticas de forma indirecta. 
• Preste atención a quién, cuándo y dónde pide críticas. 
• No considere las críticas de los japoneses con una actitud negativa. 
• Espere con paciencia las críticas constructivas que se emiten después de las críticas generales. 
• Considere que la resolución de problemas involucra más personas y toma tiempo. 
• Responda rápidamente a las peticiones de ayuda o información japonesas en situaciones que involucren a los clientes; contáctelos e infórmeles sobre los plazos en que les enviará la información. 
• Identifique con su contraparte en Japón mecanismos para una comunicación efectiva. 

Cierre de negocios (contrato)

• Construir una relación fuerte con la contraparte, pensando en la relación de negocios como un contrato personal antes que legal. 
• Reunirse con el socio japonés inmediatamente después de informarse de que este no cumplirá el contrato, para entender las razones y efectuar los ajustes del caso. 
• Estar dispuesto a flexibilizar los términos del contrato. 
• Traducir todos los términos del contrato al idioma japonés. 
• Redactar todos los términos de manera concreta y directa, para ser fácilmente comprendidos por el socio japonés. 
• Evaluar las repercusiones a largo plazo de un reclamo literal a corto plazo. 

Después de cerrar un negocio (contrato)

• Demostrar el esfuerzo para satisfacer las demandas, aun si las demandas son, aparentemente, imposibles. Esto es una forma de demostrar compromiso. 
• Evitar responder con negativa a alguna solicitud inmediatamente después de haber sido formulada. Responda el mensaje negativo utilizando una forma positiva, a fin de no perjudicar la relación. 
• Entender el origen de las peticiones del cliente. Puede ser que haya una razón muy importante que nadie la analizó, porque se asumió que era obvia. 
• Pensar en la satisfacción del cliente como un componente estratégico del negocio. 
• Si decide no acceder a la petición del cliente, intente alternativas y no deje al cliente abandonado.