La exportación requiere adaptar la estructura orgánica de la empresa a las nuevas necesidades, entre ellas, la creación de un departamento propio o externo (subcontratación) que coordine las operaciones de exportación. La creación de un departamento de exportación o subcontratación del mismo, estará determinado por el tamaño, gama de productos, recursos financieros y humanos de la empresa, estrategia de acceso a los mercados internacionales, capacidad operativa, estilo de dirección... Por tanto, cada exportador debe preparar su organización exportadora teniendo en cuenta todas estas circunstancias.
En una pequeña y mediana empresa (pymes), el inicio de la salida al exterior puede apoyarse en un departamento de exportación externo, a través de un solo responsable, que realice la coordinación de las tareas y que recurra, si fuese necesario, a otras personas o entidades relacionadas como agentes de aduana, agentes de carga, entidades bancarias, instituciones oficiales, entre otros, para llevar a cabo las operaciones de exportación de la empresa contratante.
Las tareas de las que tendría que responsabilizarse serían:
- Diseño de las estrategias internacionales y de las políticas de exportación
- Estudio, seguimiento e identificación de los mercados prioritarios
- Búsqueda y negociación con clientes, importadores y distribuidores
- Preparación, envío y seguimiento de pedidos
- Elaboración de contratos de exportación
- Aseguramiento de las operaciones y, en su caso, del tipo de cambio
- Recepción y cumplimentación de los pedidos
- Expedición de la mercancía y coordinación con los diferentes operadores implicados
- Obtención de documentos administrativos necesarios para la exportación
- Operaciones de cobro de las ventas, vigilancia de los reembolsos, plazos, importes, etc.
- Relaciones con bancos y organismos administrativos o sectoriales
- Redacción de informes sobre resultados de ventas, estudios de mercado, etc.
- Coordinación con los restantes departamentos de la empresa
La subcontratación del departamento de exportación es una opción cada vez más frecuente porque permite a las pequeñas y medianas empresas acceder a un servicio profesional especializado sin necesidad de elevadas inversiones.
Por último, es importante señalar que las pymes también pueden contar con el apoyo de los organismos públicos dedicados a la promoción de las exportaciones y de otros agentes económicos que, además de prestarle servicios técnicos concretos pueden asesorarle sobre cómo llevar a cabo tales operaciones (agentes de carga, agentes de aduanas, bancos...).
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