20 claves para negociar en Japón

a continuación, brindamos 20 claves en tres aspectos muy importantes durante una negociación en Japón

Gran parte del éxito en una negociación se encuentra en conocer perfectamente a la otra parte, y en el caso de los japoneses, su cultura hace que debamos romper muchos clichés sobre la negociación. Por ello, a continuación, brindamos 20 claves en tres aspectos muy importantes durante una negociación.

Relaciones con los clientes

En Japón existe un gran deseo de servir al cliente. Las empresas japonesas para no perder a los clientes y continuar siendo competitivas se someten a los están­dares fijados por la competencia. Estas tienen presente que todo esfuerzo para satisfacer las demandas exigentes de los clientes tendrá su recompensa a largo plazo. Una muestra de ello es el afán por cumplir con los estándares de calidad que superan el nivel de calidad aceptable en otros países. Su renuencia a conducir u orientar a los clientes a través de las campañas de marketing está cambiando. Ya se han dado cuenta de que los consu­midores pueden responder cada vez mejor a las estrategias de marketing. Por ello, el aumento de interés en los programas de MBA extranjeros. 

Consejos para extranjeros en situaciones de negocios:

1. Demostrar el esfuerzo para satisfacer las demandas, aun si las demandas son, aparentemente, imposibles. Esto es una forma de demostrar compromiso.
2. Evitar responder con negativa a alguna solicitud inmediatamente después de haber sido formulada. Responda el mensaje negativo utilizando una forma positiva, a fin de no perjudicar la rela­ción.
3. Entender el origen de las peticiones del cliente. Puede ser que haya una razón muy importante que nadie la analizó, porque se asumió que era obvia.
4. Pensar en la satisfacción del cliente como un componente estratégico del negocio
5. Si decide no acceder a la petición del cliente, intente alternativas y no deje al cliente abandonado.

Reuniones de negocios 

Los japoneses se caracterizan por ser reservados. En una reunión, emita solo comentarios oficiales, y evite opiniones personales y sentimientos. Solo cuando se logra una buena relación, se conoce el lado personal de los socios. 

Algunas de las razones por las que los japoneses se mantienen callados durante las reuniones de negocios son las siguientes: poca destreza para hablar en inglés (aun cuando muchos de ellos tienen un buen dominio de este idioma); consideran que es incorrecto interrumpir; tienen el compromiso de brindar información confiable y completa (estiman que para ello esto toma tiempo y no es factible realizarla en el transcurso de una reunión). 

Para que los japoneses participen de manera cómoda y activa en las reuniones, se recomienda:

6. Envíe con suficiente antelación una agenda e información relevante.
7. Invite a los participantes a emitir sus opiniones, cuidando el aspecto jerárquico.
8. Espere pacientemente la respuesta a una pregunta formulada, no presionando una respuesta inmediata.
9. Controle el equilibrio de las participaciones: invite a cada persona a manifestar su opinión o idea.
10. Registre las principales ideas vertidas en la reunión.

Para orientar los objetivos y las conclusiones de las reuniones:

11. Clarifique los objetivos y las expectativas antes y al inicio de la reunión.
12. Cerciórese en confirmar acuerdos y definir la agenda inmediata.
13. Confirme los resultados de la reunión a través de correo electrónico, fax u otro mecanismo.

Críticas y resolución de problemas 

Por lo general, cuando un japonés tiene una crítica, sea positiva o negativa, busca una forma indirecta y privada para emitirla, considerando que al actuar de esta manera demuestran su profesionalismo, mantienen la armonía organizacional y evitan confrontaciones o pérdida de prestigio. A veces recurren a un intermediario para hacer llegar estas observaciones. Además, los aspectos por mejorar tienen mayor importancia que las opiniones y los halagos, aun cuando las fortalezas sean considerables. 

Al igual que en la etapa de toma de decisiones, la etapa de resolución de problemas también se caracteriza por ser lenta; porque se involucran a todas las personas vinculadas, se analiza y discute de manera grupal. 

Consejos para extranjeros en situaciones de diferencias: 

14. Brinde confianza para recibir críticas y esté preparado para recibir críticas de forma indirecta.
15. Preste atención a quién, cuándo y dónde pide críticas.
16. No considere las críticas de los japoneses con una actitud negativa.
17. Espere con paciencia las críticas constructivas que se emiten después de las críticas generales.
18. Considere que la resolución de problemas involucra más personas y toma tiempo.
19. Responda rápidamente a las peticiones de ayuda o información japonesas en situaciones que involucren a los clientes; contáctelos e infórmeles sobre los plazos en que les enviará la información.
20. Identifique con su contraparte en Japón mecanismos para una comunicación efectiva.