Las Estrategias de Capacitación y los Cambios de Conducta en los Departamentos de Exportación

La capacitación es la educación profesional que adapta al hombre para un cargo o función, así mismo dota al personal de conocimientos, habilidades y destrezas necesarias para el cumplimiento de dichas funciones, con un nivel adecuado de eficiencia

Según Villegas (1997), la capacitación es el proceso que consiste: 

En lograr cambios en el comportamiento humano de un individuo a menudo, aplicada a la adquisición de pericias limitadas, con un alcance hacia tareas específicas. Se puede recurrir a la capacitación cuando se crean nuevos empleos, cuando se van a realizar antiguos trabajos de manera distinta o cuando trabajos actuales se están ejecutando de forma deficiente por los miembros de la fuerza de trabajo actual. (p. 212).

Para que la capacitación responda a la función enunciada anteriormente, considera Villegas (1997), que debe cumplir las siguientes especificaciones:

1. Estar dirigido a conductas en situaciones o tareas específicas. 
2. El resultado debe producir cambios en la conducta o actuación de los individuos. 
3. Debe mejorar la eficiencia de la empresa. 
4. Debe ser sistemático, es decir, cuidadosamente planificado, implementado de manera innovadora y rigurosamente evaluado. (p. 213).

De igual manera, Chiavenato (1998), señala que la capacitación es: “La educación profesional que adapta al hombre para un cargo o función, así mismo dota al personal de conocimientos, habilidades y destrezas necesarias para el cumplimiento de dichas funciones, con un nivel adecuado de eficiencia”. (p.416).

Dentro de este marco, se demostró que la capacitación es un proceso a corto plazo aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas obtienen conocimientos, aptitudes, y habilidades en función de objetivos definidos.

Chiavenato (1998), considera que los principales objetivos de la capacitación son:

1. Preparar al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas particulares de la organización.
2. Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no solo en sus cargos actuales, sino también para otras funciones para las cuales las personas pueden ser consideras.
3. Cambiar la actitud de las personas con varias finalidades, entre las cuales están crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia. (p. 417).

De acuerdo con lo anteriormente planteado, se evidencia que la finalidad primordial de la capacitación es obtener un cambio de conducta específica, siendo esta la estrategia de capacitación que se persigue, el cual se establecerán las condiciones óptimas en las cuales se debe producir, así como los medios de que disponen las Empresas Exportadoras para alcanzarlos. 

Para establecer la Estrategia de Capacitación se utilizará como antecedente el modelo de Sherman y Bohlander (1994), quienes establecieron las fases de un programa de capacitación exitoso, el cual lo desglosan de la siguiente manera: 

a) Fase de Determinación de la Necesidades: Sherman y Bohlander (1994), consideran que los gerentes y el personal de recursos humanos deben de estar muy alerta a los indicadores del tipo de capacitación que se necesita, y donde se necesita. No obstante, los gerentes cuidaran de enfocar las necesidades de capacitación de una manera sistemática.

Las Empresas Exportadoras deben de disponer de recursos suficientes para que sus gerentes estén plenamente capacitados con las mas innovadoras herramientas estratégicas en materia de capacitación y capacitación muy necesarias para realizar sus actividades fundamentadas en generar confianza a sus clientes en los mercados internacionales.

En esta primera fase de determinación de necesidades los autores Sherman y Bohlander (1994), recomiendan realizar tres análisis diferentes el cual se citan a continuación: “Análisis Organizacional, Análisis de las Tareas, Análisis de la Persona”. (p. 169).

1. Análisis Organizacional: Sherman y Bohlander (1994), aseguran que los objetivos a largo plazo de la organización son importantes para desarrollar una perspectiva acerca de la filosofía de capacitación.

El análisis organizacional no solo implica el estudio de la empresa como un todo, su misión, sus objetivos, sus recursos, la distribución de estos recursos para la consecución de los objetivos, Sherman y Bohlander (1994), consideran que también forma parte el ambiente socioeconómico y tecnológico en el cual está situada la organización.

A continuación, se plantea las diferentes etapas para el análisis organizacional de un Departamento de Exportación, lo cual servirá de ayuda para responder las interrogantes acerca de lo que se deberá enseñar en términos de un plan, con el fin de poder establecer la filosofía de capacitación: 

a. El análisis organizacional consiste en "determinar en donde deberá hacer énfasis la capacitación", para el caso de un Gerente de Exportaciones hará énfasis en cuanto a la actualización de todos los procedimientos que surjan en materia de Comercio Exterior, también se enfocará en cuanto a conocer en profundidad los Tratados y Convenios Internacionales con el país que estemos negociando. 

b. A través del análisis organizacional los Departamento de Exportación deberán evaluar los siguientes factores (planes a corto y largo plazo, fuerza laboral, eficiencia y clima organizacional, entre otros). Es importante resaltar que la eficiencia y clima organizacional que desarrollen se fundamentará en la experiencia y en generar confianza hacia nuestros clientes a través de brindar servicios especializados con la mayor eficiencia y eficacia posibles a través de un grupo de profesionales especializados en las áreas de Mercadeo Internacional, Negocios Internacionales, Aduanas y Comercio Exterior. 

c. Se evaluarán los costos implicados y los beneficios esperados de capacitación, en comparación con otras estrategias, teniendo en cuenta que parte importante de la capacitación es extranjera para de esta manera poder estar a la vanguardia del Mercadeo Internacional. 

d. La política del recurso humano de todo departamento de Exportación se debe de fortalecer en valores y principios morales fundamentales como (respeto, honestidad, responsabilidad, tolerancia, humildad, lealtad entre otros) teniendo en cuenta el clima organizacional fundamentado en la confianza el cual tendrá un efecto positivo en las metas del programa de capacitación. 

e. Los factores externos tales como las políticas públicas como se reflejan en las leyes, reglamentos y decisiones de tribunales de justicia también influyen en los puntos de la capacitación sobre los que se hace hincapié, ya que una de las áreas que más se ve afectada por factores externos son las Aduanas y el Comercio Exterior. 

f. El diseño de un programa específico de capacitación para el Departamento de Exportaciones de una Empresa va a requerir de la revisión y descripción de los cargos o puestos a crear lo cual se indicarán las actividades a desarrollarse en cada puesto en particular y las condiciones en que se llevarán a cabo. 

2. El análisis de las Tareas: Sherman y Bohlander (1994), consideran que, al momento de analizar las diferentes tareas de una organización, se presentan fuertes cambios ya que las empresas no hacen hincapié en lo que se requiere actualmente sino en lo que será necesario en el futuro para que el empleado sea efectivo en un puesto en particular. 

Todo Departamento de Exportación, debe de tener claramente definido el análisis de sus tareas, determinando cuál debe ser el contenido del programa de capacitación, con base en un estudio de los deberes de cada uno de las gerencias planteadas anteriormente, fundamentándonos en la actualización de sus Operaciones y persiguiendo las nuevas tendencias del Comercio Internacional Global. 

Para todo Departamento de Exportaciones es muy importante determinar el tipo de habilidades de desempeño y conocimiento que necesitan sus Gerentes, observando y cuestionando a personas hábiles en esos trabajos y/o revisando constantemente las descripciones del puesto. Esta información ayudara a la Gerencia de Operaciones a seleccionar los contenidos de los programas y poder elegir el método de capacitación más efectivo para la capacitación de cada uno de los gerentes que integran el Departamento.

3. El Análisis de la Persona: Sherman y Bohlander (1994), aseguran que, al analizar la persona, esto conlleva a determinar si el desarrollo de las tareas es aceptable y estudiar las características de cada individuo o grupos, que se encontraran en el momento del desarrollo de la capacitación.

Es importante resaltar que cada una de las Gerencias del Departamento de Exportaciones, deben de estar representadas por Gerentes certificados y capacitados en cada una de las áreas específicas de la organización cito por ejemplo si cuentan con tres gerencias (Importaciones, Exportaciones y Mercadeo Internacional) cada uno de ellos diseñará un programa de capacitación de manera que se pueda subrayar las áreas en las que se tienen deficiencias, manteniendo una retroalimentación entre las Gerencias para trabajar en equipo, atendiendo las necesidades de los clientes, donde en materia de Mercadeo Internacional o Comercio Exterior, es común que se mezclen las operaciones aduaneras (Importación y Exportación) en procedimientos específicos.

Una vez realizados todos los análisis para el Departamento de Exportaciones, surge un panorama de las necesidades de capacitación, siendo necesario establecer formalmente los resultados deseados de los programas de capacitación en forma de objetivos de instrucción. Por lo general, estos objetivos de instrucción significan adquirir habilidades o conocimientos específicos, pero algunos autores afirman que se deben de focalizar en el cambio de actitudes por parte de cada uno de los gerentes, que forman parte de la organización.

Sin embargo, Chiavenato (1998), considera lo siguiente: "El inventario de necesidades de entrenamiento es un diagnóstico basándose en información pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo sistemático, en tanto que otra reposa de forma disponible en manos de ciertos administradores de línea". (p. 567).

Finalmente, las Empresas Exportadoras deben de apostar siempre a la capacitación de sus gerentes, contar con recursos financieros que les permita poder desarrollar la Estrategia de Capacitación siendo esta una de las herramientas que mas confianza genera en los clientes y un elemento diferenciador con la competencia. En Latinoamérica muchas Empresas aún no terminan por crear el Departamento de Exportaciones o de Comercio Internacional, delegando esta importante responsabilidad en Gerentes no Especialistas en el área.

Según mi experiencia, he podido observar que existen Empresas Exportadoras que no les gusta capacitar a sus gerentes, quedando esta responsabilidad por cuenta propia, donde muchos se capacitan con recursos propios. Muchas de estas empresas no han entendido que en la medida que la gerencia esté capacitada los cambios de conducta cada vez van a ser más positivos generando confianza en la cartera de clientes, donde se verán los frutos con mayor volumen de exportaciones. Si leíste este escrito hasta el final coméntenos sobre su experiencia y la realidad de las Estrategia de Capacitación que aplica su Empresa.