4 modelos de estructura organizacional en una empresa exportadora

La gestión de las operaciones de exportación exige crear un departamento de exportación dentro de la estructura organizativa de la empresa, así como seleccionar, integrar y controlar a las personas responsables. La organización se irá transformando a medida que se desarrolle la actividad exterior de la empresa.

No existe una estructura de organización ideal, la estructura es un instrumento para lograr la máxima eficacia. Por otra parte, es necesario adaptarse a las circunstancias y cambios en los mercados internacionales. Por ello cada empresa debe buscar la estructura operativa internacional que mejor se integre en el conjunto de su organización y que, a su vez, sirva de una manera más ágil y eficaz a sus clientes en el exterior.

Además, cuando se realizan las primeras exportaciones, las empresas no cuentan, por lo general, con una estructura propia para atender a sus clientes en el exterior. La función de exportación la asume el director gerente, el director de ventas o algún empleado con conocimiento de idiomas que realiza la gestión comercial propiamente dicha. Los aspectos logísticos, administrativos y financieros son asumidos por distintos departamentos de la empresa. A medida que el volumen de operaciones aumenta surgen problemas operativos que aconsejan crear un departamento de exportación, el cual variará en función del personal necesario.

Una vez decidida el establecimiento del departamento de exportación, es necesario establecer una forma de organización en la que se definan las responsabilidades y relaciones entre los distintos puestos que la componen, en función básicamente del número de mercados en los que se está presente y los productos que se comercializan.

Tipos de estructura organizacional

Se puede distinguir cuatro tipos de organización internacional:

Estructura Divisional

Creación de un departamento de exportación. Muy usado por empresas en las primeras fases de su proceso de internacionalización y por pymes, que dan a la exportación una importancia secundaria.

Estructura por áreas geográficas

Divide al mundo en zonas geográficas con cierta uniformidad. Pueden ser por bloques comerciales, regionales, etc. Usado en empresas que venden en un número elevado de mercados con diferentes hábitos de consumo y situados en diferentes continentes.

Estructura de divisiones por producto

Empresas que venden una amplia diversidad de productos o que, por su complejidad, requieren de una alta especialización en su manejo comercial. El director o jefe de producto asume el desarrollo de su línea de productos a nivel mundial.

Estructura Matricial

Aplicada en empresas internacionales totalmente desarrolladas que operan a gran escala. Intervienen divisiones geográficas con divisiones por producto y ambas son responsables del desarrollo y de la rentabilidad. La integración es más compleja, por lo que deberá lograrse la resolución de conflictos y la integración de programas y planes. Requiere de competencia técnica, sensibilidad interpersonal y fuerte inversión en sistemas de control.

Cualquiera que sea la estructura organizacional que se adopte es necesario que cumpla, al menos, cinco requisitos:

• Coordinar la actividad internacional con otras áreas de la empresa, sobre todo en producción y finanzas.
• Delimitar de forma clara la jerarquía, las responsabilidades y las funciones de cada puesto.
• Establecer una comunicación fluida que impida el solapamiento de tareas y permita aprovechar todas las oportunidades que brindan los mercados exteriores.
• Valorar y motivar a todas las personas implicadas en la actividad internacional.
• Realizar un control eficaz de la gestión.

El departamento de exportación

Las funciones a realizar por el departamento de exportación de la empresa pueden ser tan amplias como se desee. Se aconseja, como mínimo las funciones básicas son:

• Prospectar y cerrar ventas con clientes internacionales.
• Buscar agentes y distribuidores.
• Realizar un seguimiento administrativo de los pedidos y los pagos
• Ejecutar las acciones de promoción y publicidad
• Coordinar todas las actividades de exportación con el resto de departamentos de la empresa

Por último, también hay que considerar la posibilidad de contratar servicios externos para realizar algunas de estas tareas (estudios de mercado, gestión del transporte, información sobre riesgo comercial de clientes en el exterior, etc.), bien sea de forma parcial o total, aunque siempre bajo las directrices y el control de la empresa.