Un agente de compras de una cadena de tiendas de América del Norte (el importador) con sede en Hong Kong negoció con éxito un acuerdo de com...
Un agente de compras de una cadena de tiendas de América del Norte (el importador) con sede en Hong Kong negoció con éxito un acuerdo de compraventa con el representante de ventas de un fabricante del sudeste asiático (el exportador).
Las dos personas creían que habían comunicado claramente las expectativas de sus respectivas empresas.
El representante de ventas del exportador informó a la gerencia que los importadores buscaban precios que les permitieran ofrecer grandes descuentos durante el período de ventas navideñas.
Durante dos años, la relación funcionó bien, con pronta entrega y pagos entre las partes. En el tercer año, surgieron disputas en torno a supuestos defectos de productos encontrados en un envío de dos contenedores de productos.
Fallo de comunicación
El gerente de la empresa exportadora insistió a través de un correo electrónico que el pago debía realizarse en los términos establecidos en el acuerdo, ya que habían entregado una calidad aceptable por el precio cobrado.
Si hubiera algún defecto, sería reparado por cuenta del exportador.
El agente de compras de la empresa importadora respondió que su empresa se negó a aceptar la entrega de los dos contenedores de productos, insistiendo en que el exportador debería cambiar.
Se intercambiaron una serie de correos electrónicos durante un par de meses entre estas dos personas que mostraban un endurecimiento de las posiciones y una amenaza de litigio. En ese momento, la correspondencia entre las partes se interrumpió y la disputa quedó en el limbo durante varios meses.
Mirando hechos en lugar de sentimientos
Luego, se llamó a un consultor para sugerir un camino a seguir para resolver la disputa.
El consultor examinó los documentos y la correspondencia por correo electrónico. Señaló las diferencias en las expectativas y perspectivas del gerente del exportador y el agente de compras del importador.
El consultor alejó a las dos partes de las emociones de las dos personas que habían intercambiado correos electrónicos, hacia una evaluación objetiva de los hechos basada en expectativas razonables en el marco del acuerdo de compraventa.
Para lograr esto, el consultor reinició la comunicación entre las partes alentando al director ejecutivo (CEO) del exportador a comunicarse directamente con el Gerente de Compras del importador.
Una propuesta de arreglo, que había sido enviada por correo electrónico en la etapa inicial del desacuerdo, se utilizó como base para resolver la disputa. Esto eliminó las emociones humanas negativas de las negociaciones.
Una solución simple estuvo ahí todo el tiempo
El CEO y el Gerente de Compras llegaron a un acuerdo por el cual el importador, por su cuenta, envió los dos contenedores de productos de regreso al exportador. Esto puso fin a los gastos mensuales de almacenamiento incurridos por el importador.
Al recibir los dos contenedores, el exportador encontró que, que eran algunos pocos artículos defectuosos, los cuales repararon, y así pudieron revender los dos contenedores de productos a través de un agente de un importador en Europa.
Las partes deberían haber establecido canales de comunicación transparentes para abordar los problemas y resolver las disputas de manera oportuna al negociar inicialmente el acuerdo de compraventa en Hong Kong. Esto podría haber sostenido la relación comercial.
Lecciones de negociaciones comerciales internacionales que podemos aprender de este caso
1. Canales de comunicación transparentes
Las negociaciones no se tratan solo de llegar a un acuerdo, sino también de un proceso que establece una relación de trabajo reflejada en un acuerdo.
Establecer canales de comunicación para llevar la relación de una manera que permita a las personas que trabajan tanto para el importador como para el exportador encontrar soluciones amistosas a las disputas que surjan.
2. Mecanismo de resolución de controversias
Designe un negociador o mediador independiente al que las partes puedan acudir para obtener orientación confiable sobre cómo avanzar una vez que la relación se vuelve tensa.
El énfasis debe estar en evitar litigios, ya sea ayudando a restablecer la confianza suficiente y reconstruyendo una relación comercial que funcione, o llegando a una resolución de disputas con un arreglo amistoso.
3. Centrarse en las relaciones comerciales
Concéntrese en las relaciones comerciales y no en las personalidades involucradas en la relación. El interés comercial dicta actuar sobre hechos y no meras opiniones
Es importante monitorear las comunicaciones.
Un mecanismo de resolución de disputas bien administrado debería alejar a las partes del interés personal y el ego de los individuos.
Los canales de comunicación abiertos deben ser monitoreados por gerentes superiores que puedan intervenir lo suficientemente temprano para evitar que se desarrollen relaciones tóxicas entre individuos en comunicación directa a nivel operativo.
4. Una estrategia de salida positiva
No todas las relaciones comerciales se pueden salvar. En tal caso, debería haber mecanismos incorporados en el acuerdo sobre cómo calcular y asignar los costos; así como sobre cómo ambas partes pueden rescindir el acuerdo y salir de la relación de manera oportuna.
En nuestro caso, el importador norteamericano y exportador del sudeste asiático, faltaron a los mecanismos anteriores para la resolución de disputas, la solución amistosa y la salida que podrían haberles ahorrado tiempo y dinero.
Tanto el importador como el exportador han pasado a hacer negocios con otras partes.
Espero esta experiencia compartida se convierta en una lección sobre la importancia de negociar acuerdos comerciales internacionales que establezcan relaciones basadas en el desempeño, estándares de calidad, comunicación abierta y mecanismos de resolución de disputas.
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