Aquí unos consejos que te ayudarán a planificar correctamente su viaje de negocios al extranjero y evitar complicaciones
Un viaje de negocios, ya sea para evaluar un mercado potencial o para visitar a distribuidores existentes, es un aspecto clave para el desarrollo del comercio extranjero. A menudo es la única forma de descubrir cuál es la situación real de cada mercado y especialmente para conocer a los distribuidores personalmente e in situ.
Sin duda no hay nada como un encuentro cara a cara con un cliente o cliente. Pero incluso los errores más pequeños pueden costarle tiempo, dinero y oportunidades. Aquí hay siete consejos para ayudarlo a hacer los ajustes necesarios para un viaje de negocios al extranjero.
1. Prepare un itinerario
Un itinerario bien pensado debe reflejar lo que su empresa espera lograr. Piense en sus metas y prioridades relativas. Por ejemplo, querrá tener dos o tres citas confirmadas con suficiente anticipación y espaciadas cómodamente a lo largo del día. Esto será más productivo y agradable que una agenda repleta que lo obligue a correr de una reunión a otra. Su horario debe ser lo suficientemente flexible para permitir problemas inesperados, como demoras en el transporte y/u oportunidades, como una invitación a un almuerzo no planificado.
Se sugiere dejar una copia de su itinerario con colegas de confianza, familiares o amigos cercanos para que sepan dónde se supone que debe estar en todo momento. También proporcione a un familiar o cónyuge copias de su pasaporte, tarjeta de seguro médico y otra información pertinente. Además, deje una lista de contactos de emergencia con su planificador de viajes.
2. Buscar información sobre la cultura
Invierte algo de tiempo en aprender sobre la historia, la cultura y las costumbres de los países a visitar. Asistir a seminarios o capacitaciones interculturales. Leer libros sobre ese país. Repase las diferencias en los estilos de negociación, las actitudes hacia la puntualidad, las costumbres de dar regalos y el uso adecuado de nombres y títulos (comprender la importancia del rango y saber quiénes son los que toman las decisiones al realizar negocios).
Por ejemplo, los japoneses quienes consideran de mala educación llegar tarde a una reunión de negocios, pero aceptable para una ocasión social. En los países latinos, llegar tarde a una reunión de negocios es más tolerable. En el Medio Oriente es común entablar una pequeña charla antes de realizar negocios. Los franceses y los británicos tienen puntos de vista diferentes sobre hablar de negocios durante las comidas. "¿Hablas de negocios durante la cena o esperas hasta después de haber comido? Las cosas más pequeñas realmente pueden ofender a las personas",.
3. Aprenda las prácticas de protocolo y etiqueta
Estudie el protocolo general y la etiqueta del país o países que está visitando. Comprender de antemano cómo saludar a sus homólogos y administrar las citas será de gran ayuda. Consulte los días normales de trabajo y el horario comercial. En Oriente Medio, por ejemplo, la semana laboral es de sábado a jueves. No es raro en muchos países que el almuerzo dure de dos a cuatro horas. También tenga en cuenta las vacaciones en el extranjero. Los modales comerciales, las costumbres religiosas, las prácticas dietéticas, el humor y la vestimenta aceptable varían mucho de un país a otro.
Los malentendidos sobre los gestos y el lenguaje corporal pueden causarle más que vergüenza, pero pueden generar complicaciones comerciales. Por ejemplo, el signo de aprobación (el pulgar y el índice forman un círculo con los otros dedos apuntando hacia arriba) se usa comúnmente en los EE. UU. Pero significa cero en Francia y, es un gesto vulgar en Brasil y Filipinas. Ella recomienda encontrar una persona local del país anfitrión con quien puedas hablar abiertamente y aprender sobre las costumbres. O un buen planificador de viajes conocerá las dificultades del país.
4. Aprenda el idioma de su anfitrión
Los socios comerciales apreciarán cualquier intento sincero. Estudie el idioma o contrate a un traductor, especialmente si las personas con las que se va a reunir no hablan español o inglés o se sienten incómodas hablándolo. Busque a alguien que conozca el idioma que pueda ayudarlo a aprenderlo manteniendo conversaciones.
Incluso puede haber diferencias sutiles en el mismo idioma. Ciertas palabras en inglés que usamos libremente podrían tener diferentes significados fuera de los Estados Unidos. Ella cita una situación entre empresarios estadounidenses y británicos. Durante la reunión, los estadounidenses dijeron, ' lets table (en español, vamos a posponer)' esto, con la esperanza de poner fin a la discusión, pero los británicos siguieron hablando. Los estadounidenses tomaron esto como un absoluto desdén y se marcharon furiosos, sin saber que en Inglaterra la expresión ' lets table' significa ponerlo sobre la mesa para su discusión.
5. Consulte los avisos de viaje
Los gobiernos emiten avisos sobre problemas de seguridad que pueden afectar los viajes a un país o región en particular. Los avisos de viaje se publican por varias razones, incluido el terrorismo, los desastres naturales, los disturbios políticos, las guerras, las emergencias sanitarias y los brotes de delitos violentos contra los turistas. Verifique si el aviso se aplica a todo el país o a ciertas áreas. Es posible que un incidente en Okinawa no afecte a alguien que viaje a Hiroshima. Tome la decisión de viajar con conocimiento informado.
Tenga un plan de respaldo en caso de que algo salga mal. Averigüe si su país de origen tiene una embajada o consulado en el lugar que está visitando. Asegúrese de que cuente con todo el personal y funcione. Si sucede lo peor, no quiere quedarse varado en un país extranjero sin una embajada para ayudar con la evacuación de emergencia o ponerse en contacto con su familia y amigos en casa. Sea consciente de lo que la embajada puede o no puede hacer. Por ejemplo, si se lesiona, la embajada de su país puede ayudarlo a regresar a casa, pero el costo de la atención médica sale de su bolsillo.
6. Protégete
Recomiendo obtener un seguro de viaje. Las compañías de seguros están allí para ayudarlo en una crisis como las evacuaciones médicas. Tras el terremoto y el tsunami del 2011, el billete de avión de ida desde Japón a EE.UU. costó 5,000 dólares. Por lo tanto, el seguro de viaje ayudará a mitigar cualquier pérdida financiera en la que pueda incurrir.
Tenga en cuenta que diferentes destinos presentan diferentes riesgos; incorpórelo a su estrategia para elegir un seguro de viajes de negocios. Haz tu investigación. Es posible que el seguro de viaje no le cubra en todos los países y en todas las circunstancias. La mayoría de las pólizas no cubren actos de guerra, disturbios o disturbios civiles. Descubra qué exclusiones se aplican.
Consulte con la compañía de su plan de salud para ver si necesita obtener otra póliza para cubrir los costos médicos por una lesión o enfermedad repentina en el extranjero. ¿Qué pasa si necesita que lo lleven en helicóptero y lo lleven al hospital? ¿Todavía está cubierto?
7. Asegurese de mantenerse conectado
Es posible que se necesite un enchufe o adaptador para cargar computadoras portátiles, teléfonos celulares y PDA en el extranjero. Además, comuníquese con su proveedor de telefonía celular antes de partir para conocer las opciones internacionales para viajes de negocios. Es posible que pueda obtener un plan temporal mientras visita otro país. Para realizar una llamada internacional desde su teléfono celular, la red de su operador debe ser compatible con ese país. Su teléfono también debe ser técnicamente capaz de hacer llamadas internacionales.
Otras opciones son usar Zoom en su computadora portátil o una aplicación para hacer llamadas internacionales. También puede alquilar un teléfono celular en centros comerciales de aeropuertos de todo el mundo.
Si viaja a un destino extranjero por más de una semana o dos, considere comprar un teléfono local. Puede usar ese teléfono para hacer llamadas dentro del país anfitrión y puede resultar menos costoso. Algunos viajeros de negocios también usan tarjetas SIM locales porque facilitan mucho las comunicaciones a través de teléfonos móviles.
Solo asegúrese de tener la capacidad de enviar mensajes de texto. La comunicación por texto es mucho más confiable que la comunicación por voz porque requiere menos ancho de banda. Entonces, durante el terremoto en Japón del 2011, las llamadas telefónicas no se realizaron, pero las personas pudieron enviar mensajes de texto a sus seres queridos.
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