14 pasos para responder adecuadamente a una consulta de ventas de exportación

Una venta a menudo comienza cuando una empresa recibe una consulta de un cliente potencial. La mayoría de los vendedores suelen responder co...

Una venta a menudo comienza cuando una empresa recibe una consulta de un cliente potencial. La mayoría de los vendedores suelen responder con una propuesta de venta, un presupuesto o una factura proforma. Desafortunadamente, las empresas responden con demasiada frecuencia a estas consultas sin pensarlo mucho, lo que puede generar problemas en el futuro, especialmente si esta consulta representa una posible venta de exportación.

Los exportadores exitosos cuentan con procedimientos internos para garantizar que respondan de una manera que resulte en una transacción de exportación exitosa. (¡Y eso incluye que le paguen!)

Utilizando una factura proforma

Su oferta de venta o factura proforma de exportación es un documento polivalente que afecta a muchos departamentos de su empresa. Establece el escenario para varios pasos del proceso de ventas internacionales al proporcionar información de la empresa, descripciones de productos, precios, pagos y condiciones de envío y entrega. También define las responsabilidades del comprador, vendedor, transportista, agente de carga y banco. Además, el comprador suele utilizar la oferta de venta para obtener divisas y una licencia de importación.

En los negocios internacionales, las comunicaciones siempre pueden convertirse en un problema, pero la comunicación también es la solución. Su oferta de venta o factura proforma debe incluir información simple y clara sobre los detalles de su oferta.

Respuesta a una consulta de ventas de exportación

Antes de responder a la consulta de ventas, seguir estos 14 pasos puede ayudarlo a garantizar un resultado exitoso de su venta de exportación:

Paso 1

Estudiar y comprender los detalles de la consulta para anticipar y brindar exactamente lo que se solicita y necesita.

Paso 2

Lleve a cabo la diligencia debida para evaluar si la consulta proviene o no de una empresa u organización legamente constituida, y asegúrese de que sea un cliente potencial de buena fe que sea financieramente capaz de comprar sus productos.

Paso 3

Agradezca al interesado por solicitar la RFQ (Request for Quotation o Solicitud de Presupuesto) o PFI (Request for Information o Solicitud de Información).

Paso 4

Proporcione una declaración positiva sobre su empresa, la calidad de sus productos y servicios y su confiabilidad como proveedor preferido para sus clientes existentes.

Paso 5

Responda lo más rápido posible a la consulta. Si necesita tiempo para generar información técnica de su departamento de ingeniería, diseño o producción, responda de inmediato que la RFQ o PFI estará disponible en breve según los aportes de su personal técnico o de producción.

Paso 6

Informar al comprador de los tipos y cantidades de mercancías a enviar, su valor y especificaciones importantes como peso, dimensiones y detalles similares.

Paso 7

No utilice expresiones idiomáticas o conversaciones comerciales que no puedan ser comprendidas fácilmente por personas ajenas a su industria. Tenga en cuenta que las personas que no están familiarizadas con la jerga técnica, como los agentes de carga, los transportistas y los banqueros, pueden no entender o malinterpretar lo que está hablando.

Paso 8

Proporcione suficiente información y detalles en su propuesta para servir a todas las partes que puedan estar involucradas en el uso de la información para su parte de la transacción y el proceso internacional general. Esto se refiere al departamento de compras de su cliente potencial, el departamento técnico, el banquero, el agente de carga, los funcionarios gubernamentales (oficiales de aduanas de exportación/importación, etc.) y el personal del transportista.

Paso 9

Cree su oferta de tal manera que posicione a su empresa en la situación de negociación más ventajosa posible.

Paso 10

Proporcione información que ayude a su cliente en el extranjero a abrir una carta de crédito usando Incoterms 2020 para su ventaja. Proporcione plazos de entrega adecuados y suficientes detalles del producto o servicio.

Paso 11

Indique claramente las limitaciones de tiempo de su oferta. Es posible que desee utilizar una declaración como: "El precio y los términos de esta oferta son válidos durante 60 días a partir de la fecha de esta propuesta".

Una declaración que utilicé en base a muchos años de experiencia es: "Los productos basados ​​en esta propuesta están disponibles para envío 60 días después de la recepción y confirmación de su pedido". Por supuesto, la cantidad real de días depende de su negocio e industria.

Paso 12

Enumere todos los costos adicionales incluidos en la cotización separados del costo del producto. Por ejemplo, embalaje marítimo, tarifas de manejo, tarifas consulares, flete terrestre, flete marítimo/aéreo, seguro, recargo por combustible, preparación de documentos y otros cargos. No combine estos cargos separados en una categoría de precio general. Si lo hace, es posible que se quede fuera del mercado o perjudique su posición de negociación.

Paso 13

Firme personalmente y use su título apropiado para autenticar su oferta.

Paso 14

Si envía por correo electrónico la propuesta de venta o la factura proforma a su cliente potencial, decida si necesita una copia impresa original en su membrete. En caso afirmativo, envíelo por correo aéreo de inmediato.