10 consejos sobre cómo llevar a cabo negociaciones en línea efectivas

Dado que muchos de nosotros hicimos la transición de la oficina al trabajo remoto durante la pandemia, parece que llegó para quedarse, al me...


Dado que muchos de nosotros hicimos la transición de la oficina al trabajo remoto durante la pandemia, parece que llegó para quedarse, al menos para una parte importante de la fuerza laboral.

Con la transición al trabajo remoto viene el cambio a reuniones de negocios en gran parte "virtuales”, y eso significa que la negociación en línea se está convirtiendo en una nueva normalidad que debemos estudiar como un método de negociación separado.

Obviamente, las negociaciones en línea y cara a cara tienen muchas similitudes, pero existen algunas diferencias cruciales entre ellas que requieren que los negociadores ajusten sus procesos y consideren algunas estrategias adicionales. Por ejemplo, pasar de reuniones en persona a reuniones en línea reduce significativamente los costos al eliminar los gastos de viajes internacionales.

Sin embargo, el bajo costo de las negociaciones en línea no debería impedir que los expertos se tomen en serio estas negociaciones virtuales.

Se debe tomar la misma cantidad de preparación y atención a los detalles para todas las sesiones de negociación en línea, y un buen lugar para comenzar es considerar estos 10 consejos sobre cómo llevar a cabo negociaciones en línea efectivas.

1. Optimice y resuelva problemas de hardware y sistemas de TI por adelantado

Asigne un experto en TI para que se encargue del hardware, el software, la conexión a Internet y la seguridad. Todos los equipos de negociación deben proporcionar el hardware adecuado para las negociaciones. Específicamente, debe seleccionar cámaras web de alta calidad, monitores grandes y de alta resolución y auriculares. Los equipos de negociación necesitan enviar y recibir video y audio de alta calidad para transmitir mensajes verbales y no verbales comprensibles.

La ventana de su escritorio debe estar limpia y no debe haber archivos adicionales abiertos durante la reunión. Además, para evitar ruidos de fondo y enviar y recibir audio de buena calidad, es posible que necesite micrófonos o auriculares profesionales. Las computadoras portátiles y las computadoras más recientes son adecuadas para las negociaciones en línea, pero como se mencionó, la calidad de la cámara, el monitor y el micrófono debe ser lo suficientemente alta como para manejar las sesiones en línea de manera efectiva.

Todo el software necesario debe instalarse y configurarse en su sistema. También debe verificar la calidad de la conectividad a Internet y considerar su velocidad y confiabilidad para evitar interrupciones en la comunicación. La seguridad cibernética es una consideración importante en estos días, y todos los equipos de negociación deben cuidar la seguridad de las comunicaciones y los sistemas.

Seleccione un fondo adecuado para su pantalla y realice las modificaciones necesarias para tener un entorno profesional para todo lo que aparecerá en la pantalla durante su reunión. Puede agregar algunos certificados organizacionales y personales, usar los colores, logotipos y eslóganes de su empresa. Su marca y la identidad de su empresa se pueden demostrar bien en sus antecedentes. Vuelva a verificar todo lo anterior el día anterior a la sesión de negociación.

2. Prepara tus documentos y presentaciones digitales

Tómese su tiempo y prepare presentaciones profesionales para la reunión. Todos los archivos que se compartirán, demostrarán o reproducirán en la reunión deben estar completos, pulidos y "listos para la presentación", según corresponda para las comunicaciones fuera de su organización. Las diapositivas, videos y catálogos en línea deben estar listos en la pantalla que vas a compartir. Asegúrese de estar utilizando la última versión de cada archivo.

3. Considera las zonas horarias y la gestión del tiempo

Hay dos aspectos principales relacionados con la gestión del tiempo en las negociaciones en línea. Primero, considere las zonas horarias y elija el intervalo de tiempo adecuado que funcione para todos. En muchas de mis negociaciones en línea nos reunimos con múltiples zonas horarias entre los equipos e incluso en algunas situaciones, diferentes miembros del mismo equipo.

Se espera que todos los asistentes sean flexibles y acepten reuniones temprano en la mañana o al final de la tarde si no hay otra opción. Mantengo una amplia ventana abierta para reuniones con clientes internacionales, al menos desde las 7 am hasta las 8 pm.

En segundo lugar, es importante preparar una agenda bien pensada, acordada al comienzo de la reunión. Asegúrese de haber planificado suficiente tiempo para cubrir todos los temas, en un orden que tenga sentido. Por lo general, prefiero cubrir los aspectos técnicos, comerciales, financieros y legales en orden secuencial. Esto me ayudará a ahorrar tiempo y evitar volver a temas ya discutidos.

4. Determine los roles en cámara y “detrás de escena”

Determinar el papel de las personas delante y detrás de la cámara. Algunos miembros activos del equipo, como analizadores y traductores, pueden no estar frente a la cámara. Antes de la reunión, determine qué miembros estarán frente a la cámara y cuáles son las expectativas de cada persona. Debe haber algunos arreglos entre las personas que tienen sus cámaras encendidas para enviar y recibir mensajes dentro del grupo.

Para aquellos que ofrecen apoyo "detrás de escena" y no estarán frente a la cámara, el rol debe ser claro y deben estar capacitados para hacer su trabajo asignado automáticamente.

Por ejemplo, si es necesario realizar una búsqueda en Internet durante la sesión, estos expertos deben saber cómo iniciar la búsqueda y entregar los resultados rápidamente.

5. Use ropa de negocios adecuada

Puede pensar que no es necesario vestirse de manera profesional cuando está negociando desde la comodidad de su hogar, o puede decidir usar solo una camisa formal. Le recomiendo enfáticamente que se vista profesionalmente de pies a cabeza, incluso si está negociando desde su casa.

Todo tu atuendo debe ser apropiadamente formal, incluso los aspectos que creas que no serán visibles en la cámara.

Psicológicamente, te ayuda a tomarte la sesión en serio, concentrarte en el trabajo y evitar cualquier vergüenza inesperada.

6. Únete a la reunión profesionalmente

La puntualidad es una cualidad importante para cualquier profesional. Unirse a la reunión a tiempo es una parte crucial para causar una buena primera impresión en línea o de otra manera. Todo tipo de confusión e inconvenientes pueden ocurrir cuando alguien llega tarde. Una llegada tardía también envía el mensaje de que no respeta el tiempo de las otras partes. Si va a llegar tarde por algún motivo imprevisto, informe a las otras partes lo antes posible.

El proceso de unión en la mayoría de las plataformas puede demorar aproximadamente un minuto, por lo tanto, comience el proceso un par de minutos antes de la hora establecida. Esto es especialmente importante para el organizador, de quien se espera que se una a la reunión primero y admita a otros participantes en la sala de reuniones virtual. No querrás tener a tus colegas esperando en el vestíbulo. Todos los miembros deben asegurarse de tener su nombre y apellido completos al unirse a la reunión.

Es una buena idea prestar atención a los antecedentes y el entorno de la otra parte al comienzo de la reunión y decir algo positivo al respecto. Este comportamiento demuestra que prestas atención a los detalles y también puede ser una estrategia eficaz para romper el hielo.

7. Transmite el lenguaje corporal correcto

La postura correcta es importante, especialmente cuando comienza la reunión. Sentarse derecho y mantener suficiente distancia de la cámara es otro elemento clave. Esto demuestra experiencia y confianza y también proporciona a la otra parte una buena visión de su lenguaje corporal, incluidos los movimientos de sus manos. Mantenga la cámara encendida y realice los ajustes necesarios durante la reunión.

Haga contacto visual en todas las comunicaciones y mire a la cámara en lugar de mirar su propia imagen en la pantalla. Preste atención a los mensajes no verbales en su entorno de negociación virtual. Una aplicación práctica del lenguaje corporal es mostrar gestos de acuerdo o desacuerdo mientras la otra parte habla. De esta manera, envía sus mensajes sin interrumpir a la otra parte. Y, por supuesto, silencia el micrófono cuando no estés hablando y asegúrate de volver a encenderlo cuando sea tu turno de hablar.

8. Comuníquese de manera efectiva, tanto con su equipo interno como con partes externas

Si los miembros del equipo de su organización no están en el mismo lugar, prepare una red de comunicación lateral para transmitir mensajes confidenciales. Por ejemplo, es posible que desee crear un grupo en una aplicación como WhatsApp. Esto lo ayudará a enviar y recibir mensajes confidenciales simultáneamente mientras se encuentra en la reunión en línea principal.

Conéctese con un sistema si los miembros de su equipo están en la misma habitación, o use un auricular para que el sonido no haga eco. La calidad del audio es crítica en las negociaciones en línea y cualquier cosa que la comprometa debe evitarse. Al igual que en una reunión en persona, es importante mantener un tono profesional en todas las comunicaciones, ser directo y directo, y mantener los niveles de energía y claridad en todo momento

La negociación es una actividad difícil y requiere mucha energía física y habilidad mental. Se recomienda encarecidamente incorporar un descanso de 15 minutos por cada 90 minutos de negociación continua.

La multitarea también es difícil de manejar durante las negociaciones comerciales, así que tenga cuidado de no distraerse. Asegúrese de tener personal de apoyo presente para encargarse de cualquier tarea durante la reunión, como realizar búsquedas, traer información o enviar correos electrónicos u otras comunicaciones.

9. Mantenga actas detalladas

Los equipos de negociación deben tomar notas para futuros registros e informes. Como se mencionó, la multitarea es difícil, por lo que cada equipo puede querer asignar a alguien como encargado de las notas en las negociaciones en línea. Es posible que esta persona no esté frente a la cámara, pero puede ver la reunión y apoyarlo con memorandos escritos y tomar notas de la reunión.

Durante la comunicación en línea, hay muchas oportunidades para malentendidos, desde errores técnicos hasta mala lectura del lenguaje corporal. Para combatir estos posibles malentendidos, es una buena idea resumir y capturar regularmente los elementos cruciales que se acordaron por escrito.

10. Evite el problema de compartir la pantalla

Para reiterar los consejos 1 y 2, mientras comparte la pantalla, evite tener información confidencial abierta en la computadora. Puede cometer un error por un momento y compartir la ventana equivocada. Una estrategia podría ser tener dos pantallas y compartir siempre la pantalla número dos y mantener todas las ventanas confidenciales en la pantalla número uno. Es posible que haya algunas personas en el equipo de la otra parte que conozcan su idioma local, así que evite expresar cualquier mensaje confidencial dentro del equipo en su idioma nativo de una manera que sea audible para la otra parte. Por el contrario, también podría ser ventajoso para su equipo tener a alguien presente que entienda el idioma de la otra parte.

Al final de la reunión, exprese brevemente su agradecimiento a todos y envíe el acta de la reunión a la otra parte de inmediato.

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