9 costos a considerar en su planeación de flujo de efectivo en la exportación

Las empresas que operan a nivel internacional deben tratar su planificación de flujo de efectivo de manera diferente a las que operan a nive...


Las empresas que operan a nivel internacional deben tratar su planificación de flujo de efectivo de manera diferente a las que operan a nivel nacional. Hay muchos detalles adicionales a considerar para las transacciones internacionales, incluidos los costos de exportación que, idealmente, deben determinarse junto con un cronograma que rastree dónde y cuándo se incurre en estos costos y cuándo se deben pagar. Estos costos se pueden agregar a la hoja de cálculo de costos nacionales de la empresa para ayudar al exportador a comprender completamente las implicaciones del flujo de efectivo del comercio internacional.
Para las empresas que se ocupan de sus operaciones de importación y exportación, es importante saber cuáles de estos costos son responsabilidad del exportador y cuáles son responsabilidad del importador. Esto se puede determinar fácilmente observando las reglas Incoterms negociadas entre las dos partes durante las negociaciones del contrato.
Para ayudarlo a comprender más acerca de algunos de estos costos comunes en los negocios internacionales, hemos compilado una lista de costos de exportación que debe tener en cuenta al proyectar salidas de efectivo junto con un cronograma de costos de exportación.

1. Costos de desarrollo comercial

Incluso antes de que se firme un acuerdo, existen varios costos de desarrollo comercial asociados con la realización de la venta. Estos pueden incluir gastos de viaje, teléfono y fax, promoción y marketing, honorarios legales y posiblemente honorarios de agentes extranjeros. La mayoría de estos costos deben pagarse por adelantado, independientemente de si se cierra o no, un acuerdo de ventas. Estos costos iniciales pueden imponer una carga significativa en el flujo de efectivo, lo que puede hacer que la necesidad de financiamiento sea aún más urgente.

2. Negociaciones de contratos

Una vez que el importador muestra interés en tratar con el exportador, ambas partes comienzan a negociar un contrato en firme. Dependiendo de la complejidad del producto, las negociaciones de contratos requieren el aporte de muchos profesionales. Es posible que se requiera un abogado para ayudar a negociar los términos y condiciones que aseguren a cada parte en caso de cancelación del contrato, incumplimiento y falta de pago, entre muchos otros escenarios posibles. A veces, las negociaciones del contrato pueden tardar muchos meses, sino años, en concluir. El tiempo invertido durante este tiempo es a costa de cada empresa sin más compensación que la esperanza de que el contrato traiga fructíferos beneficios para cada empresa.

3. Costo de fabricación por unidad

En la mayoría de los casos, estos costos son los mismos que los de las transacciones internas, excepto cuando la producción se modifica para cumplir requisitos extranjeros específicos. La cobertura de estos costos puede caer bajo los acuerdos crediticios existentes de la empresa, a menos que el esfuerzo de exportación sea significativamente grande en comparación con las capacidades actuales de la empresa. Pueden ocurrir algunas diferencias con el costo del producto por unidad si el pedido es lo suficientemente grande y, por lo tanto, se tendrán que asumir costos especiales. Pueden ser necesarios nuevos empleados, administración adicional de exportaciones, espacio adicional en la fábrica y materiales más caros. En ese caso, se debe completar una nueva hoja de trabajo de flujo de efectivo para tener en cuenta los costos adicionales en relación con los ingresos esperados.

4. Etiquetado

Este es uno de los costos iniciales incurridos en la exportación. Si se hace internamente, se deben realizar tiradas especiales y ajustes en la maquinaria, aunque los gastos de bolsillo pueden ser mínimos. Para muchos mercados extranjeros, la información de la etiqueta debe traducirse. Si se contratan tanto la traducción como la impresión, el exportador puede esperar que el pago de estos servicios venza dentro de los 30 a 60 días posteriores a la finalización del pedido.

5. Embalaje

Los envíos deben prepararse y embalarse para el transporte internacional. Muchos países tienen regulaciones estrictas. Incluso si el embalaje se hace internamente, la empresa exportadora puede tener que comprar materiales, como cajas, tablas o espuma de poliestireno. Estos materiales deberán pagarse dentro de los 30 a 60 días posteriores a la entrega. Si el embalaje lo realiza un proveedor externo, como un agente de carga, los costos serán aún más significativos. En algunos casos, puede ser posible obtener términos de pago extendidos de los proveedores en reconocimiento del tiempo que pasará antes de que se paguen las cuentas por cobrar.

6. Tarifas de los agentes de carga y agente de aduana

Los honorarios del agente de carga cubren actividades como la preparación de documentos, la contratación de seguros y la organización del transporte. Estas tarifas generalmente se pagan en 30 a 60 días desde el momento en que el envío se carga en un transportista internacional. El momento de los costos puede ser negociable, pero la negociación debe realizarse antes de que ocurra la transacción.

7. Gastos de envío y almacenamiento

El proceso de envío implica muchos costos, pagaderos a una amplia variedad de proveedores de servicios. Los agentes de carga, los transportistas nacionales, las autoridades portuarias y los transportistas internacionales pueden realizar servicios que requieren pago. Dado que los proveedores de servicios de envío están familiarizados con las realidades del comercio internacional, pueden aceptar condiciones de pago que son comunes entre los proveedores nacionales.

8. Seguro de carga

Este costo se paga dentro de los 30 a 60 días posteriores al envío. Los cargadores pueden ofrecer un seguro de carga extendido como parte de su servicio y, por lo tanto, pueden otorgar términos de pago extendidos por el mismo. De lo contrario, este costo debe tenerse en cuenta en una transacción como pagadero antes de que se reciban los fondos completos para el entregable.

9. Tasas de aduana y despacho

Las tarifas de aduana y despacho deben pagarse inmediatamente después de la llegada del envío al país de destino. Si se contrata a un agente de aduanas para despachar las mercancías, esas tarifas también se agregarán a los costos. Si el contrato especifica que la empresa exportadora es responsable de esta parte de la transacción, la empresa necesitará efectivo disponible para cubrir estos costos antes de que los bienes puedan ser desembarcados y entregados en su destino.

Al tener en cuenta estos costos, un exportador podrá trabajar a través de los pronósticos de flujo de efectivo y garantizar que las entradas de efectivo coincidan con las salidas de efectivo tanto como sea posible para minimizar la dependencia de la empresa en el financiamiento. Este ejercicio también puede ayudar a la empresa a negociar los pagos por hitos y garantizar que siga la finalización del contrato para minimizar el incumplimiento de pago en el futuro.

Otros costos

Entre otros costos a considerar están el seguro de cuentas por cobrar, el seguro de cancelación de contrato y varios cargos de financiamiento, los cuales pueden pagarse mensualmente, cuando se usa una línea de crédito, o al final como parte del proceso de cobranza y liquidación.

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