La decisión de exportar: ¿Debe contratar un coordinador de exportación?

Exportar es algo que debe tomarse en serio, sin importar el tamaño de su empresa. Para hacer eso, es posible que deba contratar a un profesi...


Exportar es algo que debe tomarse en serio, sin importar el tamaño de su empresa. Para hacer eso, es posible que deba contratar a un profesional para administrar el proceso y asegurarse de que se realice correctamente. En muchas situaciones, contratar a un coordinador de exportaciones para ese rol puede ser una parte importante de ese proceso.

¿Qué es un coordinador de exportaciones?

También llamado coordinador de importación y exportación o coordinador de logística, un coordinador de exportación es la persona de contacto para garantizar que la carga, los productos de una empresa se envíen de la manera más oportuna, eficiente y compatible.

Responsabilidades laborales

Las responsabilidades laborales de su coordinador de exportación variarán según su industria y las necesidades de su empresa. Las responsabilidades típicas del trabajo incluyen:
  • Mantenga los niveles de inventario del almacén a medida que los envíos llegan y salen.
  • Negociar cartas de crédito de importación y exportación.
  • Enviar instrucciones de embalaje a almacenes y proveedores.
  • Comunicar información sobre tarifas, opciones de envío y plazos a empleados y clientes y mantenerlos informados sobre el progreso de sus envíos.
  • Preparar documentos de exportación, documentos de venta y comprobantes.
  • Planificar y coordinar los envíos de acuerdo con las políticas de la empresa y supervisar los envíos durante todo el viaje de exportación.
  • Mantener los registros de envío actualizados y precisos.
  • Garantizar que se sigan todas las reglas y políticas gubernamentales y organizacionales.
Si bien no existe una lista estándar de requisitos para un coordinador de exportaciones, los candidatos para el rol de coordinador de exportaciones deben tener las siguientes calificaciones:
  • Experiencia previa en exportación.
  • Familiarizado con los aspectos administrativos y logísticos de la exportación, y las reglamentaciones de cumplimiento de exportaciones del país.
  • Capacidad para gestionar exportaciones que requieran licencias o permisos.
  • Comprender las tasas de conversión de divisas.
  • Fuerte comunicación y habilidades interpersonales.
  • Detallista y organizado.
Finalmente, un empleador debe tener altos niveles de confianza en el individuo en este puesto, ya que está trabajando en un área que probablemente haya creado problemas para sus operaciones en el pasado.

¿Por qué necesitas un coordinador de exportaciones?

Tener un coordinador de exportación dedicado garantiza que alguien tenga el poder y la responsabilidad de hacer que las exportaciones se realicen sin problemas. Significa que las cosas se hacen, y que al menos una persona sabe que depende de ella sacar los envíos del país y llegar a los clientes.

Por el contrario, las responsabilidades fragmentadas relacionadas con la coordinación de exportaciones, donde ninguna persona es específicamente responsable del trabajo y ningún empleado se siente capacitado para asumir los desafíos a medida que surgen, significa que nadie defiende el proceso de coordinación de exportaciones como su prioridad. Esto conduce a errores que, en la exportación, son costosos y vergonzosos.

¿Cuándo debería considerar contratar a un coordinador de exportaciones?

Puede subcontratar la coordinación de exportaciones o hacer que varias personas se encarguen de la administración asociada con la exportación, como el papeleo y el cumplimiento, especialmente si es una pequeña empresa emergente que vende solo unos pocos productos en el extranjero. De hecho, los exportadores muy pequeños y las nuevas empresas son probablemente los únicos dos casos de uso en los que no está bien tener un coordinador de exportación dedicado. Pero, aun así, debe asegurarse absolutamente de que está siguiendo las normas de cumplimiento al pie de la letra, ¡porque incluso las pequeñas empresas no están exentas de las normas!

Sin embargo, si no tiene el personal interno para apoyar a un coordinador de exportación, y cuando su gasto en subcontratación comienza a acercarse al costo de un empleado interno a tiempo completo, se recomienda que cambie a un coordinador de exportación interno. Puede que pagues un poco más al principio, pero vale la pena. Y agrega: Un coordinador interno de exportación estará más enfocado, más motivado y disponible, lo que marca la diferencia para el negocio y el producto que le das al consumidor.

Además, considere contratar cuando las ventas internacionales de su empresa estén creciendo de manera constante y se vuelva difícil administrar todo usted mismo: tareas como el seguimiento de pedidos, la preparación de facturas y el manejo de consultas de servicio al cliente de compradores extranjeros.

Beneficios de tener un coordinador de exportaciones en el personal

Puede enviar artículos más rápido, con menos errores y por menos dinero. El coordinador agrupa los envíos destinados al extranjero, reduce los costos y hace mucho para optimizar las exportaciones de otras maneras, lo que marca una gran diferencia para la operación.

El resto del equipo ya no tiene que pensar en bienes exportados. Ellos solo preparan los paquetes después de recibir los pedidos y el coordinador se encarga del resto. Esto significa menos estrés y distracción para todo el equipo.

Si hay problemas con el envío, todos en la empresa saben a quién acudir. Si su empresa se encuentra con problemas de logística que no ha visto antes, no se quedará atrás porque su coordinador de exportaciones sabe qué hacer en todos los escenarios posibles.

Si bien no todas las empresas deben contratar a un coordinador de exportación, se recomienda para la mayoría de las empresas, incluso si al principio parece una exageración contratar a alguien para el puesto. Con el tiempo (y probablemente antes de lo que piensa), es probable que vea que los problemas que enfrentaba su empresa con la exportación comienzan a desaparecer, y su eficiencia y, potencialmente, incluso el volumen de ventas aumenta.

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