¿Por qué los términos de su contrato con un distribuidor son importantes?

La naturaleza a menudo compleja del comercio internacional significa que es posible que deba incluir cláusulas específicas en sus contratos ...

La naturaleza a menudo compleja del comercio internacional significa que es posible que deba incluir cláusulas específicas en sus contratos con compradores extranjeros. Dichos términos específicos también pueden depender del mercado al que exporta y del entorno legal de ese mercado.

Los términos de un contrato establecen los derechos y obligaciones de las partes con respecto a su transacción. Los términos pueden denominarse cláusulas o "términos y condiciones". Lo que importa es que todos estos se refieren a los derechos y deberes legalmente vinculantes acordados entre las partes. Si alguna vez hay una disputa en relación con su transacción, los términos escritos serán la principal y, a menudo, la única fuente de veracidad sobre la intención de las partes.

Puede iniciar una negociación con sus propios términos estándar de venta. Y un comprador también puede presentar sus propios términos de compra estándar. En tales circunstancias, es probable que deba aceptar términos específicos fuera de los términos estándar de cada parte.

Tenga cuidado con las inclusiones generales de los términos del comprador. Siempre asegúrese de haber revisado y entendido todos los documentos a los que se hace referencia en los documentos del comprador, especialmente si son de naturaleza legal.

Ejemplo
Una empresa australiana firmó un acuerdo de 5 años con un distribuidor en los Emiratos Árabes Unidos. Durante los primeros dos años, el distribuidor no vendió mucho. Cuando otro distribuidor en el mercado se acercó a ellos, la empresa trató de cancelar el acuerdo con el primer distribuidor, alegando bajas ventas. Pero debido a que no había objetivos de rendimiento en el contacto, no tenían capacidad legal.

Términos y condiciones estándar en un contrato de distribución

Leyes aplicables y jurisdicción

Las partes de un contrato suelen ser libres de seleccionar las leyes que desean aplicar a su contrato.

Tanto el comprador como el vendedor querrán que se apliquen al contrato las leyes de su propio país. Las partes podrían incluso acordar que las leyes de un tercer país se apliquen al contrato. Sin una selección, se aplicarán al contrato las leyes del país con el que el contrato tiene la conexión más cercana.

Las leyes entre países pueden diferir significativamente. Lo que legalmente se encuentra en un país puede no aplicarse en otro. Asegúrese de comprender las implicaciones de una selección de las leyes de un país en particular.

También puede agregar una cláusula para aclarar qué jurisdicción del país se aplica si surge algún problema legal. El comprador querrá que los tribunales de su propio país decidan sobre cualquier disputa. Elegir el arbitraje como método de resolución de disputas suele ser una buena solución de compromiso. Pregúntele a su abogado sobre las opciones de arbitraje, especialmente si su mercado objetivo está menos desarrollado, sufre de altos niveles de corrupción o donde el sistema judicial es menos accesible o lento.

Duración del acuerdo

Los 'términos' de un contrato se refieren a su duración de validez.

La mayoría de los exportadores aplican un plazo de un año a los acuerdos de distribución, sujeto a una renovación anual.

Sin embargo, los distribuidores prefieren acuerdos a más largo plazo. Esto se debe a que puede tomar algunos años de desarrollo del mercado para que sea viable. No quieren que les quiten su territorio o producto demasiado pronto.

Trabaje con su distribuidor sobre la duración del contrato. Asegúrese de que cualquier acuerdo a largo plazo tenga medidas específicas de desempeño. Esto le permite rescindir el contrato anticipadamente en caso de que el distribuidor no cumpla con sus objetivos de ventas.

Por ejemplo, ambos acuerdan que su distribuidor venderá una cantidad o valor específico de bienes dentro de un marco de tiempo definido. Si no logran este objetivo, independientemente de la razón, puede rescindir el acuerdo.

Sin estas medidas objetivas de desempeño, puede ser muy difícil rescindir un contrato de distribución por incumplimiento.

Si no puede ponerse de acuerdo con los objetivos o las medidas de desempeño, considere un contrato a corto plazo. Siempre puede extenderlo o renovarlo a medida que se sienta más cómodo con su comprador y el proceso.

Retención de TITULO

Retención de título (ROT) significa que usted retiene la propiedad legal de los bienes hasta que su comprador cumpla con ciertas obligaciones en el contrato. Con la exportación, esto suele ser cuando el comprador finaliza el pago de los bienes.

Hay dos tipos de ROT:

1. Cláusula de bienes específicos

Establece que la propiedad legal de los bienes no pasa al comprador hasta que haya pagado por los bienes.

2. Cláusula de todo el dinero

Establece que la propiedad legal de los bienes no pasa hasta que el comprador haya pagado todas las facturas pendientes.

Esta cláusula generalmente se incluye cuando existe una cuenta abierta o un plazo de pago de crédito abierto con su comprador.

Garantías

Al decidir sobre una garantía para su producto, investigue un poco y descubra lo que ofrecen sus competidores. Es una buena idea ofrecer algo similar o más atractivo. LA garantía forma parte de tu marca y oferta de venta a tu comprador.

Su comprador también se ocupará directamente de cualquier reclamación de garantía del cliente. Lo representan a usted y a su marca en el mercado o territorio de distribución. El comprador tiene que responder a cualquier reclamo en relación con su producto y proporcionar un artículo de reemplazo al cliente.

Al decidir sobre una garantía para su producto, debe hablar con un abogado que comprenda las leyes del mercado local de su comprador. Las garantías del fabricante y del importador pueden aplicarse según las leyes de protección al consumidor.

Resolución de conflictos

Las disputas pueden surgir por muchas razones, incluyendo:

mercancías defectuosas o dañadas
recibir productos incorrectos
envíos incompletos
mercancías retrasadas o no enviadas

Cuando surgen estos problemas, la mayoría de los acuerdos proporcionan un procedimiento de resolución de disputas. El procedimiento variará según el problema.

Si una simple respuesta de sí o no puede resolver la disputa, puede designar a un experto independiente para que la resuelva. Si se trata de cuestiones complejas, incluidas aquellas de naturaleza subjetiva, es posible que necesite un mediador profesional.

En el caso de que la mediación no logre resolver la disputa, el contrato puede ayudar en una resolución. Para proporcionar un método para resolver una disputa, los contratos pueden disponer que se designen árbitros o que se elijan tribunales particulares para adjudicar.

Medidas de desempeño y metas

Negociar objetivos de rendimiento es una de las partes más difíciles de establecer un acuerdo con su comprador.

Cada contrato de exportación debe incluir criterios de desempeño razonables para que el distribuidor los cumpla. Especificar cuántas ventas (en dólares o unidades) deben realizar por cada año del contrato. Establezca criterios de desempeño a niveles realistas.

Indique claramente las consecuencias de no alcanzar esos niveles. Esto le permite la opción de una variedad de soluciones, que incluyen:

reducir el tamaño de territorio
pérdida de exclusividad
terminación del contrato.

Otros términos que puede querer incluir en el contrato son:

Pronósticos. Solicite que su comprador le proporcione un pronóstico continuo de 12 meses de los requisitos anticipados. Pídales que le proporcionen un pronóstico actualizado cada trimestre, especialmente si su comprador puede ordenar en existencia o si el producto es de temporada.
Informes de ventas. Exija que su comprador envíe informes de ventas trimestrales. Para evitar malentendidos, adjunte una plantilla de informe de ventas al acuerdo.

Término del contrato

Asegúrese de que el contrato establezca claramente los derechos y obligaciones relacionados con la rescisión.

Precios y condiciones de pago

Precios

Adjunte su programa de precios actual, incluidos los descuentos, al acuerdo que tiene con su comprador. Asegúrese de especificar por cuánto tiempo es válido el precio cotizado.

También deberá incluir un término que indique cuál es el período de aviso para los cambios en el precio y con qué frecuencia los cambiará. Por ejemplo, puede acordar que el precio solo puede cambiar una vez al año, con un aviso de 30 días.

Es común que el precio cambie por muchas razones, entre ellas:

condiciones de mercado
condiciones de suministro
fluctuaciones del tipo de cambio
modificaciones o reformulaciones de productos
aumentos en los costos de producción

Divisa

Decida quién correrá con el riesgo de tipo de cambio en función de los métodos de pago de exportación acordados. Es posible que desee hablar primero con su banco sobre la gestión de los tipos de cambio de divisas. Algunos países tienen controles de moneda firmes, lo que puede requerir que usted exprese los contratos en la moneda local.

Términos de pago

Trabaje con su comprador para decidir las condiciones de pago que utilizará. Asegúrese de incluir el método de pago acordado y los términos específicos en su contrato. Tenga cuidado con los cargos bancarios que pueden ser significativos para las transferencias internacionales. Es mejor que el comprador sea responsable de todos los cargos bancarios para garantizar que reciba los montos completos facturados.

Condiciones de envío

Asegúrese de incluir los Incoterms acordados en su contrato. Verifique que haya tenido en cuenta estos términos en sus métodos de pago y precios.

Agregue cualquier instrucción de entrega específica e incluya el proceso para retrasos en el envío o cualquier fuerza mayor. Pídele a tu abogado que incluya una cláusula estándar de fuerza mayor.

Considere incluir términos como multas por entrega tardía o el proceso a seguir en caso de daño del producto.

Derechos de producto y exclusividad

Derechos de producto

Algunos compradores, generalmente distribuidores, quieren tener derecho a todos los productos bajo su marca. Esto se llama 'exclusividad' y significa que son el único vendedor de su producto en ese mercado. Esto no siempre se recomienda, especialmente si tiene diferentes socios de canal de mercado.

Considere incluir un término de exclusividad y derechos del producto en su contrato. Asegúrese de darle al distribuidor solo lo que puede vender utilizando sus propios recursos y a través de los canales acordados.

Trabaje con su comprador y asegúrese de estar de acuerdo con los requisitos específicos de cualquier mercado o socio. Esto puede incluir:

talla
cantidad
embalaje específico
marca
etiquetado

Territorio / Exclusividad

Los distribuidores a menudo exigen derechos únicos y exclusivos para un gran territorio. Si es posible, expanda gradualmente el territorio en función de su rendimiento de ventas en un territorio más pequeño. Si sus ventas alcanzan un cierto nivel dentro de un marco de tiempo definido, pueden tener exclusividad para el territorio más grande.

Recuerda que es más fácil dar que quitar.

Si estás pensando en darle exclusividad a tu distribuidor, recuerda que va en ambos sentidos. Puede solicitar la exclusividad como su proveedor del producto. Esto significa que su distribuidor no puede importar, comercializar, distribuir o vender productos similares a los suyos. La redacción de sus términos contractuales será crucial para enmarcar su acuerdo de exclusividad, así que asegúrese de pedirle a su abogado que comente específicamente sobre dichos términos.

Restricción del comercio

Puede exigir a su distribuidor que renuncie a cualquier derecho de comercializar productos competitivos a cambio de exclusividad. Esto puede incluir prohibir su participación en el desarrollo o producción de un producto competitivo.

Cuando incluya un término de Restricción de Comercio en su contrato, asegúrese de definir claramente un 'producto competitivo'. Incluya detalles clave como:
un producto con un diseño similar
un producto con una función similar
un producto destinado al mismo propósito
un producto comercializado para el mismo cliente.

Idealmente, incluiría los cuatro términos para brindarle la mayor protección posible.

Restricción posterior a la terminación

La restricción del comercio sigue siendo importante incluso después de que finaliza la relación con su comprador.

Una restricción posterior a la terminación es un término que cubre la restricción del comercio por un tiempo específico, generalmente un año, después de que finaliza el contrato.

Propiedad y representación de la marca

Propiedad intelectual

Su marca es parte de su propiedad intelectual (PI). La marca registrada de su marca es esencial. Lo protege de tergiversaciones y posibles daños a su reputación.

Asegúrese de haber registrado su PI en su país y en cualquier otro mercado al que desee ingresar.

Una vez registrado en todos los mercados relevantes, asegúrese de incluir detalles en su contrato sobre su propiedad y uso.

Marca

¿Utilizará su marca o la marca de su comprador o distribuidor? La recomendación es usar tu propia marca. Especifique el alcance de la licencia para usar su marca registrada en el contrato. También es posible que desee incluir pautas de marca para garantizar la coherencia de uso.

Marketing y promoción

Acuerde qué porcentaje de las ventas usará su comprador para publicitar y promocionar sus productos o servicios. Detalle las cifras y actividades de su contrato.

También es una buena práctica que su distribuidor presente un plan de marketing anual. Es posible que pueda cambiar este plan en su contrato, según el mercado y su relación con el comprador.

Localización de productos

Esto se refiere a elementos de 'localización' de su producto o servicio, ya sea por idoneidad del mercado o por razones de cumplimiento. Esto puede implicar:

cambiar las etiquetas de productos, ingredientes o advertencias
edición o traducción de manuales y otra documentación
convertir pesos y medidas

Esto suele ser responsabilidad de su comprador. Debe proporcionar cualquier apoyo necesario para que puedan hacer esto.

Derechos de preferencia

A veces, un distribuidor exigirá un derecho de preferencia sobre nuevos productos, aplicaciones o territorios. Esto significa que quieren que negocies con ellos primero, antes de hablar con cualquier otro comprador potencial.

Esto puede ser difícil si tiene diferentes canales o compradores en el mismo mercado. También puede retrasar la comercialización de su producto, ya que debe esperar una respuesta antes de poder acercarse a otros compradores.

Por lo general, no se recomienda otorgar derechos de preferencia.

Subdistribuidores

Si su distribuidor necesita depender de subdistribuidores, significa que no pueden administrar su territorio de manera efectiva. O no tienen las capacidades o los recursos que necesitan.

En la mayoría de los casos, es mejor para usted tratar directamente con un subdistribuidor potencial identificado o acercarse a otro comprador en el área.

Considere incluir un término que evite que su distribuidor utilice subdistribuidores. También puede considerar agregar un término similar a un objetivo de rendimiento. Esto le permite revisar la capacidad de su distribuidor para administrar su territorio y renegociar si es necesario.

Procesos de pedido y entrega

Proceso de compra de productos

Detalla el proceso que tu comprador debe seguir para pedirte productos. Si ya tienen un formulario de pedido, revíselo y asegúrese de que contenga todos los detalles necesarios. Si no tienen uno, prepare uno y adjúntelo a su contrato.

Asegúrese de que el formulario de pedido utilizado incluya:

Número de orden de compra
Fecha
Descripción de los productos, incluidas las opciones o accesorios
Cantidad
Precio
Detalles del pago
Instrucciones de envío
Fecha requerida por
Cualquier otra instrucción
Firma

Define la tarea o acción que confirma la aceptación del pedido. ¿Es cuando recibes el pedido, o envías una confirmación de pedido?

Condiciones de pedido de productos

Indique claramente los términos y condiciones de cualquier orden de compra, incluidos:

el límite de tiempo entre la colocación del pedido y el procesamiento
tiempos de entrega y/o procedimientos necesarios entre la recepción del pedido y el envío
tamaño mínimo de pedido, incluido el volumen o la cantidad
modificación del pedido o política de cancelación