Preludio al Comercio Internacional: Documentos

Conozca los documentos para las operaciones de comercio internacional, como son la exportación y la importación de mercancías


En toda operación comercial se genera necesariamente documentación. Los documentos que se generan sirven entre otras cosas para acreditar la propiedad de la mercancía, conferir la propiedad de la misma, evidenciar su origen, la calidad del género, la cantidad del producto, su estado fitosanitario y un largo etcétera.

En cualquier transacción comercial se genera documentación, pero la misma es mucho más numerosa en las relaciones comerciales internacionales debido a las peculiaridades del comercio internacional, entre las que podemos destacar las distancias, los requisitos aduaneros, requisitos administrativos, certificados de procedencia, seguros, transportes multimodales, etc.

Los documentos nos informan sobre los derechos y las obligaciones de las partes y sirven como justificante de haber cumplido con las obligaciones inherentes, despejan inseguridades e incertidumbres en la práctica del comercio internacional ya que se articulan las operaciones y proporcionan garantías a las partes sobre el buen fin de la operación

En el comercio internacional la importancia de la documentación es muy grande y los documentos más usuales deberán de estar debidamente cumplimentados y ajustarse a los requisitos exigidos.

Utilidad de los documentos en el comercio internacional

La documentación en el comercio internacional cumple un papel fundamental porque reglamenta y sirve para lo siguiente;
  • Para poder cobrar las transacciones comerciales.
  • Poder transferir las mercancías de un país a otro.
  • Para poder ser transportados los géneros y las mercancías.
  • Para despachar las mercancías.
  • Para certificar procedencia y características.
  • Poder acreditar la propiedad de los artículos.

Documentos utilizados en el Comercio Internacional

En el comercio internacional caben distinguir claramente los siguientes tipos de documentos.

1. Documentos comerciales

El documento de oferta (cotización): documento que es elaborado por el exportador-vendedor en el que se sintetizan las condiciones en las que se estaría dispuesto a concluir las negociaciones de una operación comercial internacional. El documento deberá describir el género que se ofrece, las condiciones en las que se propone la operación y la valoración de las mercancías y gastos asumibles. En el documento de oferta también deberemos hacer constar las identificaciones del vendedor-exportador que la formula y por regla general se cursa en papel con membrete donde conste el nombre de la persona física o jurídica que pasa la oferta y su dirección inequívoca. La oferta deberá ser clara y precisa, no contener ambigüedades ni dejar al arbitrio de interpretaciones subjetivas su contenido.

La factura proforma (Proforma Invoice): es un documento provisional que se emite por el vendedor-exportador para que el importador tenga una información clara, precisa y confirmada de la operación, cuya oferta se había pasado previamente o de no haberse producido ésta, para que el comprador tenga conocimiento de las condiciones de venta y el precio final de la operación comercial que se está planteando realizar. La factura proforma servirá de plataforma para iniciar las gestiones de pagos anticipados o para iniciar los trámites de obtención de la correspondiente licencia de importación. La factura proforma no supone ninguna vinculación jurídica entre las partes. Pero la firma y aceptación de la factura proforma por parte del comprador y su remisión al vendedor, implica la aceptación de la oferta con la misma fuerza vinculante y los efectos jurídicos que el contrato de compraventa.

Factura comercial: es un documento contable definitivo que emite el vendedor- exportador una vez que está confirmada y realizada la operación de venta por medio del cual se solicita el pago al comprador-importador del valor de las mercancías en las condiciones que se hayan acordado. La factura será el documento que se presente ante los organismos oficiales para la autorización, despacho y realización de los trámites oportunos con la Administración Aduanera.

Factura Consular: es una factura comercial legalizada por el consulado o la representación diplomática del país de destino quien la visa mediante registro, sello y firma de los representantes consulares que percibirán por su intervención el arancel consular que esté establecido y que debe de ser abonado para poder cumplimentar este requisito en caso de ser requerido. El requisito de la factura certificada por el consulado es una circunstancia que debe cumplir el exportador. Este tipo de factura suele ser exigido por las aduanas del país de importación.

2. Documentos de información

Certificado de Origen (Certificate of Origin): es un documento emitido por la Cámara de Comercio, Industria y Navegación, el Consejo de las Altas Cámaras o la Cámara Oficial de Exportadores en el que se acredita que las mercancías son originarias del país del exportador. Determinará y probará el origen de las mercancías. Para su obtención se debe adjuntar la factura comercial emitida por el fabricante o por el vendedor-exportador.

Certificados de calidad: son emitidos por compañías privadas especializadas en análisis y control de calidad. Se referirán a los controles de calidad a los que han sido sometidos los productos durante su proceso de fabricación o producción y las pruebas y resultados finales como producto terminado.

Certificado de inspección: es un documento que se emite previo al embarque y en el que consta la verificación de cantidad, calidad y precio de las mercancías exportadas, realizado generalmente por muestreo aleatorio. El documento puede ser exigido por el comprador, como una garantía estipulada en las condiciones del contrato de compraventa suscrito o por exigencias administrativas del país de importación.

Certificado de análisis: en algunas ocasiones se requieren certificados por parte de laboratorios oficiales o centros privados que someten a las mercancías a pruebas para determinar su composición. Son utilizados generalmente en la industria química o el sector alimentario.

Certificado Sanitario (Certificate of Health): es un documento emitido por las autoridades oficiales del país del exportador, que acredita que el producto objeto de la exportación es apto para el consumo humano y animal y se encuentra libre de infecciones o gérmenes que puedan afectar a su calidad y garantías fitosanitarias.

Certificado de fabricación: documento por el cual el vendedor-exportador acredita que es el propio fabricante de la mercancía objeto del comercio.

Certificado de lista negra (Black List): en algunas ocasiones por razones de índole política o económica algunos países exigen, para autorizar la entrada de productos en su territorio aduanero, un certificado en el que conste que las compañías de barcos o aviones que transportan la mercancía no realizan viajes al país objeto del bloqueo comercial o que la empresa suministradora no abastece a dicho mercado.

Certificado de peso: el certificado o nota de peso es el documento en el que constan los pesos neto y bruto de la mercancía de forma individualizada por bultos y de forma globalizada por el sumatorio de todos los parciales que componen la expedición de mercancía. El peso neto coincide con el indicado en la mercancía y el bruto con el que se refleja en el documento de transporte.

Lista de contenido (Packing List): en este documento se desglosan los componentes que se incluyen en cada bulto o paquete que forman la expedición de la mercancía. La lista de contenido identifica la relación de objetos de los que se componen los bultos. Es una lista completa tanto del número de bultos como de su contenido.

El Packing List es un documento imprescindible para que se autorice el despacho y levante de la mercancía y se tomó como base para cotejar que el contenido de los bultos cuya exportación o importación se solicita, coincide con el reflejado en la lista de contenido que se presenta para el despacho.

Para el importador será un documento imprescindible para determinar dónde se encuentra cada pieza de las que se descompone el envío y poder clasificar de esta manera la mercancía cuando la misma es recibida.

3. Documentos de transporte

Cuadernos ATA: son documentos aduaneros internacionales que permiten viajar con la mercancía temporalmente llevando muestras, material profesional o mercancías destinadas a ferias y exposiciones, sin ningún otro trámite y sin tener que depositar fianzas en las aduanas de los países que visiten.

Nota de Carga o Booking Note: es el compromiso expresado documentalmente que asume el transportista de reservar al exportador-vendedor una determinada capacidad de carga en su medio de transporte. Es usual en los medios de transporte de líneas regulares.

El documento será un documento no negociable y su función es de mera reserva de espacio, lo que permitirá avanzar la información al importador del medio de transporte y las fechas previstas.

Conocimiento de embarque o Bill of Lading: documento que se emite por una compañía naviera transportadora, el agente marítimo que representa al barco en tierra o por el propio capitán de la nave, en el que consta que se ha recibido la mercancía para ser transportada con destino al puerto de referencia en la nave que se indica.

El documento es recibido por el cargador de la mercancía y su finalidad es acreditar la recepción de la misma a bordo del buque, lo que supone el compromiso de transportarla hasta el puerto de destino concertado en un periodo de tiempo determinado.

El conocimiento de embarque viene regulado por el convenido de Bruselas, las reglas de la Haya Visby y también por el ordenamiento jurídico español en el Código de Comercio.

El Bill of lading constituirá:
  • El recibo de las mercancías por parte de la naviera.
  • El contrato de transporte en el que se especifican las obligaciones de las partes.
  • El título de propiedad de la mercancía, título transmisible que permite a su tenedor exigir la entrega de la misma.
El conocimiento de embarque podrá emitirse antes o después de haberse efectuado el embarque de la mercancía a bordo de la nave. En el primer caso el conocimiento de embarque constituirá un recibo emitido por los agentes de la compañía naviera que justifica que la mercancía les ha sido entregada por el exportador y ha sido recibida para su embarque con un destino determinado.

En el segundo caso el conocimiento evidencia que ha sido efectuado ya el embarque y la mercancía se encuentra a bordo del buque.

Otras consideraciones:

Conocimiento de embarque Clean (Limpio)/Dirty (Sucio); cuando el encargado de emitir el término “limpio” (clean), indica que no ha detectado ninguna anomalía en los envases o las mercancías en la recepción o en el embarque. Es la prueba de que tanto la mercancía como el embalaje se encuentran en buen estado.

En el caso de que no ocurra de esta manera se hace una salvedad y se indica el estado de la mercancía al ser emitido. Si se encuentra en mal estado se hace constar, por lo que el conocimiento se llama “sucio” (dirty), lo que supone un rechazo automático de los bancos y una reserva a la hora de pagar los créditos documentarios.

En las operaciones comerciales en las que intervienen créditos documentarios solo se admiten conocimientos de embarque “limpios” con la mercancía ya cargada en la nave (Clean on board). El conocimiento sirve de acuse de recibo de la mercancía a bordo que, a su vez, informa de su estado en el momento de la entrega para su transporte por vía marítima.

El conocimiento de embarque representa el título de propiedad transmisible de la mercancía que posibilita al tenedor de las copias negociables reclamar su entrega. Es un título de crédito y por ello su legítimo tenedor adquiere el derecho a que se le entregue la mercancía.
Tipos de conocimientos de embarque:
  • A la orden o en blanco: como la propiedad de la mercancía pertenece a su tenedor, se puede transferir por endoso simple.
  • Nominativo: cuando se indica el nombre de una determinada persona, bien sea el exportador, el destinatario o el consignatario. Se emite a la orden de algún titular determinado, que puede endosarlo solamente ante la propia aduana, por lo que son “no negociables” y por ello poco utilizados.
  • En consignación o al portador: aquellos que se pueden transmitir por cesión o mera entrega, pero no por endoso. Quien lo posee es el legítimo propietario de la mercancía y entraña riesgos innecesarios.
Conocimiento aéreo (Airway Bill): es el documento que justifica el contrato de transporte por vía aérea emitido por las compañías de aviación. Es importante destacar que no es un documento endosable, negociable ni constituye título de propiedad de la mercancía. La compañía aérea entregará la mercancía a quien figura en el conocimiento como destinatario de la misma, sea o no sea su legítimo propietario. El documento servirá para el despacho de aduanas.

Carta de porte CMR (Trucking Bill of Lading): es el documento de transporte emitido por las compañías cargadoras que realizan la movimentación de la mercancía por superficie terrestre (por carretera) donde consta la recepción de la mercancía para su traslado al punto convenido en las condiciones pactadas. En este documento se prueba por una parte la existencia de contrato de transporte y que la mercancía ha sido recibida por el transportista, pero no supone que su poseedor sea el propietario de la mercancía, por lo tanto, no confiere titularidad.

Carta de porte ferroviario CIM (Railroad Bill of Lading): documento emitido para los transportes internacionales por ferrocarril que justifica el contrato suscrito. Son nominativos y no se pueden transmitir por endoso. Como características de este documento cabe destacar que una única carta de porte sirve para todo el trayecto, desde el lugar de recepción en el país del exportador hasta el lugar de entrega en el país del importador, aunque se hayan tenido que atravesar terceros países, independientemente de las compañías ferroviarias o el número de trenes que hayan intervenido en la operación de transporte.

Documento de transporte multimodal FBL: se emite cuando una mercancía para llegar a su destino, utiliza diferentes medios de transporte, de ahí la denominación de multimodal, aunque el recorrido se efectúa bajo la responsabilidad de una sola empresa. Este documento es la prueba de la existencia de un contrato de transporte, un título de crédito y el acuse de recibo emitido por el transportista que se responsabiliza del envío hasta su destino final utilizando los servicios de varios transportistas y medios de locomoción.

4. Documentos administrativos

Los documentos administrativos serán aquellos que deberán de obtenerse o presentarse en las administraciones. Entre los documentos administrativos más usuales destacamos los siguientes:

La licencia de Exportación/Importación (Export/Import Licence): es un documento de autorización o permiso oficial para controlar las exportaciones/importaciones de los artículos que requieran autorización administrativa. Se justifica para controlar la salida/entrada de determinadas mercancías y evitar especulaciones, escasez y desabastecimiento de determinados artículos o bien por razones de seguridad.

Declaración de Aduanas de Exportación/Importación (Export/Import Customs Clearance): es un documento o formulario que se presenta en la aduana de salida/entrada de las mercancías con destino a la exportación/importación.

5. Documentos financieros

Aunque existen innumerables documentos financieros dependiendo de conforme se trate la operación comercial, existe uno que consideramos merece una atención especial por sus particularidades y su utilización fundamentalmente en los créditos documentarios.

La letra de cambio: es una orden incondicional escrita y firmada por el exportador mediante la cual se requiere a la persona a quien se dirige (el deudor) pagar una suma especificada en un tiempo específico. Será por lo tanto una efectiva demanda de pago, de manera que es reconocida y entendida por los bancos, comerciantes y tribunales en todo el mundo.

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DIARIO DEL EXPORTADOR: Preludio al Comercio Internacional: Documentos
Preludio al Comercio Internacional: Documentos
Conozca los documentos para las operaciones de comercio internacional, como son la exportación y la importación de mercancías
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