La importancia de pronosticar las ventas

El propósito del pronóstico de ventas es ayudar a los a las empresas a planificar sus inventarios y programas de producción


La planificación siempre ha sido un punto importante para tener un estimado de ingresos y en base a ello predecir mejor las ganancias o anticiparte a las pérdidas, para mitigar los riesgos que pueden ocurrir en el camino. Contar con datos precisos sumado a la tecnología podemos realizar un pronóstico de ventas en forma segura.

¿Porque debemos proyectar las ventas? Luego de la pandemia muchos aspectos comerciales han cambiado y entre ellos anticiparnos a los escenarios mundiales será fundamental para crecer en el mercado. Siempre pronosticar las ventas ha sido poco imaginable, hoy más que nunca los directivos de empresas deben mirar 03 escenarios A – B – C. Si apuntas a un escenario A en el que consigues doblas ganancias, si en base a pronósticos, enfocas objetivos equivocados para que el equipo de ventas los mismos que no se adecuan a la realidad, será imposible lograr la meta. Los pronósticos de ventas no solo afectan al equipo comercial, sino a toda la empresa; producción, operaciones, finanzas, marketing, entre otras.

Para revertir esta situación debemos exactitud en los datos analizados, y ellos a través de incrementar la visibilidad en diversas gestiones como la comercial, actividades, decisiones, y procesos para tenerlo en cuenta al llevar a cabo estas actividades.

¿Pero, por DONDE EMPEZAMOS?

Antes de empezar debemos tener en cuenta nuestro enfoque de negocio, cuáles son nuestros objetivos hacia donde apuntamos. Si por ejemplo eres una empresa nueva, recién estás en el mercado y necesitas realizar proyectarte para mover bien tus fichas en los próximos movimientos, no tendrás datos de ventas. Para tal caso necesitas los Métodos Cualitativos, basados en el feedback subjetivo, supuestos, hipótesis, y hasta de opiniones de expertos, uno de ellos es el Método Delphi (es una técnica de comunicación desarrollada originalmente como un método de prospección sistemático e interactivo basado en un panel de expertos) El método Delphi te ayudará a tomar decisiones estratégicas, ya que la opinión objetiva o basada en la experiencia de un grupo de especialistas siempre será de mayor calidad en comparación con la opinión de un solo individuo.

También puedes aplicar encuestas, sondeos (sondeo de opinión es similar a las encuestas o a una investigación diseñada para medir la opinión pública sobre un tema específico o una serie de temas de manera científica e imparcial)

Si por el contrario nuestra empresa tiene tiempo en el mercado y contamos con datos de ventas, podemos utilizar métodos cuantitativos, siendo modelos matemáticos con los cuales analizamos datos de ventas pasados y así anticipar el futuro. Por ejemplo, utilizar el suavizamiento exponencial, run rate, regresión lineal, entre otros.

Casuísticas

Al medir estimaciones de ventas nos encontramos con diversos métodos, ¿entre ellos tenemos el SUAVIZAMIENTO EXPONENCIAL, que tiene de especial este método? Este método toma en cuenta cuanto las ventas son inestables, la mayoría de los demás métodos toma las ventas fijas. El método de suavizamiento exponencial toma en cuenta datos de un periodo de tiempo mucho mayor, con una ponderación a valores más cercanos en el tiempo. Es decir, utilizando este método tus pronósticos serán muchos más reales.

Excel tiene su propio módulo de suavizamiento exponencial y te lo explicaremos por pasos.

1. Añade datos de tus ventas en una gráfica estándar antes de analizar.


2. Luego te vas a la ventana de Datos en la parte superior de la hoja Excel (entre Fórmulas y Revisar) haciendo que se aparezca un menú desplegable, nos dirigimos en la esquina superior derecha y selecciona la pestaña Análisis de Datos.


3. Al hacer clic en la pestaña de Análisis de Datos, completaremos un cuadro con diferentes fórmulas de análisis, sigue adelante y haz clic en suavizamiento exponencial.

Luego se te pedirá que completes el siguiente cuadro:


4. Ahora debemos rellenar el cuadro, el rango Es la hora de rellenar el cuadro. El rango de entrada serán tus cifras de ventas así que selecciona las celdas de la B2 a la B13 en el espacio asignado. El siguiente paso es agregar el “factor de suavización”. Tiene un valor comprendido entre 0 y 1. El último paso en el proceso es seleccionar dónde quieres que vayan los resultados del suavizamiento exponencial, así que haz clic en la celda C2. Verás el gráfico lineal y el conjunto de resultados.


5. Y Finalmente, para el calcular el pronostico del mes 13, hacemos clic en la parte de abajo a la derecha del valor pronosticado para el mes 12 y arrastrar hacia abajo.

Otra métrica es el RUN RATE; el run rate es una métrica que se utiliza para pronosticar el rendimiento futuro de una empresa en función de datos anteriores. Por lo general, se calcula tomando cifras de ingresos trimestrales o mensuales y extrapolándolas para dar cuenta de un periodo más largo, generalmente un año. Pasos a calcular el RUN RATE.

Tenemos un negocio de verduras reciente, la empresa ha tenido siete meses en el mercado generando 500,000 y desea buscar su desempeño futuro a partir de los datos actuales, lo cual opta por calcular la tasa de ejecución.
INGRESOS E EL INTERVALO DE TIEMPO (X) NUMERO DE INTERVALOS DE TIEMPO EN UN AÑO = RUN RATE
Paso 1) Selecciona el intervalo de tiempo “7 meses”
Paso 2) Calcula cuantos de esos periodos de tiempo ocurren en un año
12 meses / 7 meses = 1,71 periodo de tiempo anuales.
Paso 3) Multiplica los ingresos de ese periodo de tiempo por la cifra del periodo de tiempo anual
$500,000 x 1,71 periodos de tiempo anuales = $855,000
Finalmente tenemos el RUN RATE = 855,000

En pocas palabras para aplicar el RUN RATE, toma tus ingresos durante el periodo especifico, determina los diversos periodos que ocurren en un año (12 meses) y multiplica las dos cifras

La importancia de pronosticar las ventas

Con datos precisos y seguros podemos tener pronósticos de ventas fiables, por ejemplo, si un deportista de alto rendimiento se prepara entre otras cosas, un plan de alimentación con productos ultra procesados para su próxima competición, crees que conseguirá los mismos resultados que aquel que tiene una dieta rica en carbohidratos, proteínas y vitaminas".

Probablemente no. En el mundo deportivo una buena nutrición puede marcar la diferencia, lo mismo pasa en ventas. Si alimentas tu sistema con datos poco precisos lo que vas a recibir a cambio serán resultados erróneos.

Los datos se han convertido en el núcleo de cualquier negocio. Es necesario y de vital importancia centrar los esfuerzos en conseguir mecanismos para poder registrarlos como es debido y con ello analizarlos mediante las métricas que mejor se adaptan a tu negocio. Recuerda que tu habilidad para pronosticar futuras ventas de forma correcta y efectiva dependerá, en gran parte, de la calidad de los datos que tu equipo comercial sea capaz de registrar. Por ejemplo, si tengo información de mi cliente potencial con esta información podré brindar una política de crédito o no.

Muchas veces el resultado final no coincide con lo pronosticado. Muchas veces marcamos unos objetivos a tu equipo y aseguras al resto de departamentos que vas triplicar las ventas el próximo trimestre. Llega la hora de la verdad y, ni hay crecimiento ni hay nada. ! Qué ha pasado" Lo que ha pasado es que, si no estás al corriente de lo que hace tu equipo y no tienes visibilidad no puedes acertar en los resultados. Lo primero que deberíamos hacer es ponernos en el lugar de nuestro equipo. Debido a la naturaleza de su trabajo, los comerciales pasan la mayor parte del tiempo saltando de una visita a otra, o tratando de conseguir nuevas. Ya sea en la calle, en la oficina o desde casa. A estas alturas tenemos que ser completamente conscientes de que una de las tareas que más les cuesta es recopilar la información y registrar los datos de ventas obtenidos a lo largo del día. Si trabajan con un CRM tradicional, ¿cuándo crees que lo actualizan?.

El lunes a primera hora, el viernes al final del día o lo actualizan solo cuando tú les pides información relativa a una venta en concreto.! Por qué les es difícil regístralos" El CRM más caro del mundo es aquel que no se utiliza. Y he visto mucho de ello a lo largo de vida laboral, al no tener los datos completos, o datos imprecisos o también datos desactualizados las consecuencias son NO LLEGAMOS a los objetivos trazados.

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