Las cotizaciones contienen información sobre productos, precios, transporte, tiempos de entrega y más
Una cotización internacional para su producto es parte del proceso de negociación comercial con compradores o proveedores en el extranjero. Una cotización es una propuesta para suministrar productos. En este artículo, hablaremos sobre los diferentes tipos de cotizaciones y qué conceptos incluir en una cotización cuando se trata de un socio internacional.
Tipos de cotización
Hay dos tipos de cotización:
Cotización a plazo fijo
Una cotización a plazo fijo es válida hasta una fecha determinada. Durante este período, el proveedor está obligado a cumplir con su oferta y no puede retirar su propuesta hasta después del vencimiento de la cotización.
Presupuesto sin compromiso
Un presupuesto sin compromiso no tiene periodo de validez, por lo que el potencial comprador no tiene que aceptarlo antes de una fecha determinada. Antes de que el comprador acepte la cotización, el proveedor es libre de modificar su propuesta a su discreción, por ejemplo, en respuesta a mayores costos de materia prima. Los proveedores también tienen la libertad de retirar cotizaciones de plazo libre.
Si un cliente potencial acepta la oferta de un proveedor, se forma un acuerdo. Los clientes suelen aceptar una cotización firmándola, pero también pueden aceptarla verbalmente. El problema con los contratos verbales es que tienes pocas pruebas de lo que se acordó. Aceptar una cotización por escrito es mejor, porque fortalece su posición legal.
Qué incluir en una cotización
Las cotizaciones siempre deben ser claras y fáciles de leer. Escriba su cotización en un idioma que su cliente entienda. Las cotizaciones internacionales requieren un poco más de reflexión, porque su cliente está en el extranjero. Lo mismo ocurre si eres el cliente: necesitas saber exactamente a qué te estás comprometiendo. Aquí hay 15 conceptos que debe encontrar en cualquier cotización internacional.
1. Datos de la empresa
La cotización debe indicar sus datos de contacto y los de su cliente potencial en el extranjero. Los detalles de la empresa consisten en el nombre de la empresa, la dirección, la ciudad/pueblo y el país. También debe poner su número de identificación empresarial (RUC en Perú, RUT en Colombia, por ejemplo) y su número OEA y DUNS (en caso cuente con ellos).
Solicite a su cliente el número de registro de su empresa antes de realizar la cotización y compruébelo en el registro extranjero en cuestión. Si los números se verifican, inclúyalos en la cotización.
2. Fecha de emisión y período de validez
Si utiliza un sistema de información como ERP, el sistema asignará automáticamente un número y una fecha a la cotización. Con una cotización manual, deberá especificar una fecha y un número usted mismo. Las cotizaciones a plazo fijo tienen un período de validez, mientras que las cotizaciones a plazo libre no lo tienen.
3. Descripción exacta del producto
Cuando hace negocios a nivel internacional, normalmente venderá sus productos a través de un catálogo o sitio web y el comprador no tendrá la oportunidad de ver el producto antes de comprarlo. Su cotización debe indicar claramente qué producto está ofreciendo. Incluya especificaciones técnicas como el número de modelo, número de dibujo, dimensiones y color, y agregue indicaciones de calidad para cada artículo, para que el cliente pueda estar seguro de que está comprando el producto correcto. Describir el producto con el mayor detalle posible ayudará a evitar malentendidos más adelante y reducirá la posibilidad de que el cliente no esté satisfecho con el color, el precio o las especificaciones del producto. Al final, puede ahorrarle una devolución.
4. Cantidad
Menciona cuántos productos estás ofreciendo. Indique la cantidad en unidades, litros o alguna otra medida.
5. Documentos adicionales necesarios
Solicitar y enviar los documentos requeridos también cuesta dinero. Estos costos aumentan su precio y son parte del proceso de cálculo de su precio de costo cuando exporta bienes. Como tal, debe incluirlos en su cotización. Por lo general, una factura, un packing list y un documento de transporte suelen ser suficientes. Pero en caso de mercancías restrigidas, normalmente necesitará documentos adicionales.
6. Código SA
Si envía o recibe mercancías hacia o desde un país, necesita un código de mercancía o HS. El código de mercancía de un producto determina la tasa de derechos de importación en el país importador y qué documentos necesita para importar y exportar el producto.
7. País de origen
Cuando hace negocios con otro países, puede indicar el país de origen en la cotización. Este es el país donde se produjo su producto. Esto le permite a su cliente investigar si se aplican medidas políticas especiales, como sanciones, a los productos del país de origen. Si su país tiene un acuerdo comercial con el país del cliente, generalmente calificarán para una tasa de arancel más baja, si es que tienen que pagar aranceles de importación.
Si usted es un importador, generalmente paga menos o ningún arancel de importación por productos de origen preferencial de un país tratado, siempre que tenga el certificado de origen preferencial correspondiente.
8. Precio y moneda
Indique claramente el precio del producto y la moneda en su cotización. Si su precio está en una moneda distinta a su moneda local, las fluctuaciones de la moneda afectan los precios de sus productos. Decida de antemano durante cuánto tiempo desea correr el riesgo de tipo de cambio y establezca un período de validez en su cotización. Con una cotización a término libre, el proveedor puede ajustar los precios a su discreción.
9. Embalaje
Indique cómo empaqueta los productos. Un buen empaque debe cumplir con múltiples requisitos de empaque para evitar daños. Los reglamentos también pueden aplicarse al uso de materiales de empaque y símbolos en el empaque. En muchos países, los embalajes de madera, como tarimas, cajas y material de estiba, por ejemplo, están sujetos a la NIMF15 , una norma internacional destinada a prevenir la propagación de plagas vivas durante el transporte.
Si el embalaje ofrecido no coincide con los requisitos de su cliente o del país de destino, puede tomar medidas antes de que se produzca algún daño y ofrecer una forma de embalaje diferente. La Agencia de Empresas de los Países Bajos tiene una página especial sobre requisitos de productos y empaques en otros países (en holandés).
10. Modo de transporte
Las mercancías se pueden transportar por carretera, ferrocarril, agua o aire. Cada modo de transporte tiene sus pros y sus contras cuando se trata de velocidad, flexibilidad y costos. Especifique cómo organizará el transporte para su cliente o comunicará sus necesidades y deseos a su proveedor.
11. Incoterms
Los Incoterms son acuerdos de transporte internacional estandarizados. Acordar una regla Incoterms crea claridad sobre quién es responsable de organizar el transporte y quién asume el riesgo de daños durante el tránsito en un momento dado. Mencione la regla Incoterms como un plazo de entrega e indique claramente qué versión está utilizando. La última edición de los Incoterms se publicó en 2020.
12. Tiempo de entrega
Su cliente querrá saber cuándo puede esperar recibir los productos, así que indique su tiempo de entrega en la cotización. Cuando su cotización se convierte en un pedido, puede confirmar el tiempo de entrega.
13. Forma de pago
Indique cómo y cuándo desea que se le pague por los bienes. El pago se puede realizar de varias formas, por ejemplo, a través de una carta de crédito (L/C) o una transferencia bancaría. La forma de pago a menudo no es un requisito estricto y generalmente hay espacio para la negociación.
14. Garantía
Si vende productos a otras empresas, hay reglas de garantía que debe considerar, por ejemplo, si el producto es defectuoso en el momento de la entrega o se rompe dentro de un período determinado. Puede incluir el período de garantía y los términos en su cotización o consultar las reglas de garantía en sus términos y condiciones generales.
15. Términos y condiciones generales
Sus términos y condiciones generales contienen sus reglas sobre pago, tiempos de entrega y garantía, entre otras cosas. Los términos y condiciones generales no son obligatorios, pero pueden ayudarlo a evitar muchos problemas: si surge un problema, siempre puede consultar sus Términos y condiciones. Si está haciendo negocios con un socio internacional, haga que un abogado redacte o verifique sus términos y condiciones generales.
Ejemplo de cotización
¿Busca una cotización de muestra? Te comparto las siguientes:
Cotización (ejemplo en ingles)
LEEFLANG & Zn. B.V. Milling Cutters
Westzijde 318 tel.: +31-75-6814818
1506 GJ ZAANDAM, the Netherlands
Email: sales@leeflandzn-millingcutters.nl
Chamber of Commerce registration no.: 30123457
VAT-number: NL003567823B01
Khatiam Ltd.
att. Mr Samak Na Ayutthaya M.R.
Vice-president
106 Wireless Rd.
BANGKOK 10330
THAILAND
Registration no. 0102030405060 Department of Business Development
our ref: subject: date:
PL789 offer free of engagement 20.10.2021
Dear Mr Samak,
Thank you for your email dated 11.10.2021. We are pleased to provide you with our quote for the
delivery of Leeflang Milling Cutters.
You will appreciate that this quote is without commitment and shall remain valid until November 17th, 2021.
Quotation for: Leeflang Milling Cutters, model 8894, HS-code 8207 70
Price includes the following:
- manuals and safety instructions in English
- Full CE-marking, EMC and 9001 ISO
- Number of pieces: 10,000
- Country of origin: the Netherlands
Terms of sale
Price: USD 25 (unit price) for Leeflang Milling Cutters, model 8894, HS-code 8207 70
Terms of delivery: CIP Khlong Toei, Port of Bangkok, Thailand (in accordance with Incoterms®2020)
Terms of payment: 100 % as per shipping documents and invoice based on an irrevocable letter of credit, confirmed by a first class Dutch bank.
Packing: seaworthy packed on one ISPM pallet
Spare parts: not included
Shipment by motorvessel
Time of delivery: 14 days after confirmation of order
Warranty: one year after confirmation of order
This quotation is subject to our General Terms and Conditions, which you’ll find enclosed. We trust that this quotation is of interest to you, and we look forward to receiving your order. If you have any further questions, please don’t hesitate to contact us at the above phone number.
Yours Sincerely,
P. Leeflang
Managing-Director
Confirmación de pedido (ejemplo en ingles)
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