La Facturación Electrónica y la importancia de contar con un sistema especializado

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La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas en la actualidad. Este fenómeno se debe a múltiples factores, como la evolución de los requisitos legales en los sectores B2G (Business-to-Government) y B2B (Business-to-Business), la simplificación de los requisitos fiscales, la mayor transparencia y la progresiva optimización de los procesos de facturación.
Nota legal: En Perú, la factura electrónica debe ser utilizada por los emisores electrónicos que se encuentren en el Régimen General, Régimen Mype Tributario, Régimen Especial de Renta, Régimen Agrario y Régimen de Cooperativas Agrarias.

La evolución de la Facturación Electrónica en Perú

En Perú, la implementación de la facturación electrónica comenzó en el año 2012 con un enfoque inicial en las grandes empresas. Sin embargo, a medida que los beneficios de la factura electrónica se hicieron evidentes, el gobierno peruano expandió su uso para incluir a un número cada vez mayor de contribuyentes, independientemente de su tamaño. Esto ha llevado a una adopción generalizada en todo el país.

Uno de los principales objetivos de la facturación electrónica en Perú ha sido la reducción de la evasión fiscal y la promoción de la transparencia. Al requerir que todas las transacciones comerciales se documenten electrónicamente, se ha mejorado la capacidad del gobierno para rastrear y auditar estas transacciones, lo que ha contribuido a una mayor recaudación de impuestos.

Beneficios de la Facturación Electrónica

La facturación electrónica es beneficiosa tanto para las empresas como para los clientes. Aquí hay muchas maneras en que ambas partes se benefician.

Trazabilidad: la facturación electrónica ofrece a las empresas y a los clientes una forma rápida y sencilla de ver. Los clientes pueden recibir recordatorios automáticos sobre facturas electrónicas no abiertas o pagos próximos o vencidos.

Por ejemplo, una empresa puede revisar informes de su sistema de facturación electrónica que rastrean las facturas electrónicas mensuales e identifican qué clientes pagan a tiempo o están retrasados. Puede combinar ventas, marketing y otros datos operativos con información de facturación histórica para ayudar a decidir qué productos mantener en stock. También puede utilizar estos datos para determinar con qué clientes volverían a trabajar o qué condiciones de precios ofrecer a quienes pagan a tiempo y a quienes no lo hacen.

Pagos más rápidos: Sin duda, la facturación electrónica es mucho más rápida que el proceso tradicional de facturación en papel, que requiere que las facturas se impriman, se introduzcan en sobres sellados y se envíen por correo postal. Pueden pasar fácilmente dos semanas desde el tiempo que tarda la factura en llegar a su destino (suponiendo que así sea) y luego en ser abierta, pagada y enviada de regreso por correo. Otra suposición es que la factura se pagará a tiempo y no requerirá que la empresa emita facturas adicionales.

La facturación electrónica reduce el tiempo entre el momento en que se genera una factura y el momento en que se paga, a veces a un día. Considere el ejemplo de una empresa de servicios públicos que envía automáticamente una factura electrónica mensual a los clientes cuyos pagos se debitan automáticamente de sus cuentas bancarias. El punto más importante: cuanto menos fricción haya en el proceso de facturación y pago, más rápido se le pagará a una empresa, lo que puede mejorar sus métricas de flujo de caja y sus indicadores clave de desempeño .

Mayor precisión: cuando se procesa manualmente, la facturación es más propensa a errores matemáticos y de entrada de datos; En ocasiones, esto puede dar lugar a una facturación duplicada o a la necesidad de volver a emitir facturas que originalmente contenían errores. Es más, la facturación manual puede abrir la puerta al fraude y al robo de facturas. La facturación electrónica generada por software puede ayudar a reducir o eliminar esos problemas, así como acortar el tiempo dedicado a investigar los problemas.

Gastos reducidos: la facturación electrónica elimina los costos asociados con la impresión, el relleno y el envío por correo de facturas en papel. También reduce la cantidad de personas necesarias para procesar y rastrear los pagos, lo que también reduce los costos. En lugar de dedicar tiempo a actividades monótonas y repetitivas relacionadas con la facturación, los empleados cualificados pueden centrarse en tareas más estratégicas y generadoras de valor. Un sistema de facturación electrónica que se amplíe a medida que crece una empresa puede evitar la necesidad de contratar más empleados.

Mejores relaciones con los clientes: Es probable que los clientes tengan una mayor confianza en las empresas que ofrecen facturación electrónica porque se muestra cada cargo y todos los datos históricos de pago están fácilmente disponibles. Los clientes también pueden apreciar los recordatorios de pago que les ayudan a evitar cargos por pagos atrasados.

Cobros más eficientes: los recordatorios automáticos de que los pagos están a punto de vencer pueden reducir la necesidad de una empresa de perseguir a los clientes para cobrar lo adeudado. Las empresas también pueden rastrear qué clientes pagan tarde con frecuencia y podrían aumentar el riesgo crediticio. Al igual que en el punto anterior, una mejor cobranza puede ayudar a mantener el flujo de efectivo de una empresa.

Más flexibilidad: las facturas electrónicas se pueden enviar donde los clientes deseen que se las entreguen. Esta flexibilidad, además de la capacidad de realizar pagos electrónicamente, ha adquirido mayor importancia a medida que más empresas operan de forma remota.

Más moderna y ecológica: la facturación electrónica requiere menos energía y recursos que una factura en papel; piense en: papel, impresora, tinta, sobres de salida y devolución y envío. La facturación electrónica beneficia al medio ambiente y los clientes preocupados por el medio ambiente lo agradecerán.

La importancia de un sistema especializado

La facturación electrónica se refiere al proceso de generar, enviar, recibir y archivar facturas en formato digital. En este contexto, el sistema de facturación electrónica desempeña un papel esencial. SUSII se establece como un sistema de facturación electrónica basado en la nube, enfocado en la emisión de documentos electrónicos. Una de sus ventajas más notables es la posibilidad de ofrecer a las empresas usuarios ilimitados, además de brindar soporte técnico y actualizaciones sin costo adicional. Este software ha sido galardonado por Innóvate Perú y se ha destacado como ganador de StartUp Perú.

SUSII se suma a otros programas de factura electrónica, como Bsale, Tefacturo, Nubefact o Efact, que han contribuido a la transformación del proceso de facturación en la región. La eficiencia, la reducción de errores y el ahorro de costos son algunas de las ventajas fundamentales que estos programas ofrecen a las empresas que buscan mejorar su rendimiento en el ámbito de las transacciones comerciales internacionales.

Obtener un sistema de facturación electrónica eficiente y preciso ayuda a la empresa a mantener los costos bajos y a los clientes contentos. Digitalizar todo, desde la creación de facturas hasta el procesamiento de pagos, puede aumentar las probabilidades de que sus clientes paguen a tiempo y en su totalidad a las empresas.

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