En el mundo de la cadena de suministro, las fechas son uno de los temas más discutidos, analizados y, a menudo, malinterpretados. Aunque para muchos parece algo simple, una fecha es solo una fecha, la realidad es mucho más compleja. La correcta gestión de las fechas en cada etapa de la cadena de suministro no solo impacta la eficiencia operativa, sino que también juega un papel fundamental en las relaciones con los clientes y la satisfacción general.
La cadena de suministro y su dependencia de las fechas
La cadena de suministro es una serie de actividades realizadas por diferentes actores, todos trabajando hacia un resultado que a menudo es incierto para muchos de ellos. Tomemos un ejemplo sencillo que ilustra este proceso: un envío de mercancías desde Shanghái por vía marítima hasta el puerto de Long Beach. Este proceso involucra varias fechas estimadas (ETA, por sus siglas en inglés), cada una con implicaciones diferentes según el actor de la cadena de suministro que las maneje.
ETA: La estimación básica de los transportistas marítimos
El transportista marítimo tiene su propia ETA, que es la estimación de cuándo el buque llegará al puerto. Sin embargo, esta fecha no implica que el contenedor esté disponible inmediatamente para su recogida. En realidad, una vez el buque llegue, el contenedor deberá ser descargado, pasar por la aduana, y ser liberado por la terminal y el transportista. Como tal, la ETA del transportista marítimo solo es relevante para el momento de atracar en el puerto, no para cuando el contenedor pueda ser retirado.
Muchas fechas son multi-dependientes
¿Qué significa que el vector de transporte terrestre corto (drayage) dependa de los elementos que lo preceden? Esto es clave para comprender cómo se gestionan las fechas dentro de la cadena de suministro.
El transporte terrestre corto no puede comenzar si el contenedor no está disponible para ser transportado. ¿Qué se necesita para que el contenedor esté disponible? Vamos a desglosarlo:
- El buque debe llegar (y atracar).
- El contenedor debe ser descargado.
- El contenedor debe transitar por el puerto.
- El contenedor debe ser liberado por aduanas.
- Si es necesario, el contenedor debe ser aprobado por otras agencias gubernamentales (PGAs).
- El contenedor podría necesitar ser inspeccionado (¡vaya!).
- El contenedor debe ser liberado por el transportista.
- Deben pagarse las tarifas correspondientes.
- El contenedor debe ser liberado por la terminal.
Cada uno de estos pasos debe ocurrir para que el contenedor esté disponible para su recogida. El contenedor no está disponible para ser retirado simplemente cuando el buque llega.
¿Cuánto tiempo lleva cada uno de estos pasos? Depende del puerto, de la rapidez del agente de aduanas, de la eficiencia del freight forwarder (agente de carga), entre otros factores.
Si se está intentando gestionar la ETA del destino final, podría simplificarse todo el proceso para reducirlo a una sola cifra. Por ejemplo, se podría estimar el tiempo de espera en puerto (lay time) como 2 días. Entonces, la ETA del destino final sería igual a la ETA del transportista + el tiempo de espera en el puerto + la duración del transporte terrestre corto.
Si hubiera un tramo ferroviario involucrado, la fórmula sería:
ETA (destino final) = ETA (transportista) + tiempo de espera en puerto + duración del vector ferroviario + tiempo de espera en el terminal ferroviario + duración del transporte terrestre corto.
Para los freight forwarders o los importadores, que buscan ser lo más precisos posible con las ETAs, es fundamental estar al tanto de todos estos elementos. Y cuanto mejor se gestionen estos pasos intermedios, más confiables serán los resultados.
La complejidad de las fechas a medida que se amplía el horizonte
Al considerar la cadena de suministro en su conjunto, es crucial entender que cada actor tiene su propio conjunto de fechas. Por ejemplo, el transitario debe gestionar no solo la ETA del transportista marítimo, sino también la ETA del transporte terrestre corto (drayage), y de ser necesario, las fechas asociadas a un eventual transporte ferroviario.
Cada vector de transporte tiene su propia fecha estimada de llegada, que depende de las fechas previas y de la duración de cada tramo del trayecto. Si bien la ETA del transportista marítimo es relativamente sencilla, la del transitario es mucho más compleja, ya que debe considerar las dependencias de múltiples actores. Esto se complica aún más cuando un envío internacional incluye más de un vector de transporte, como el transporte ferroviario, que suma una capa adicional de incertidumbre y variables a las fechas involucradas.
La importancia de los “pasos intermedios” y sus implicaciones
A medida que una carga avanza en la cadena de suministro, se suceden una serie de pasos intermedios que influyen en la fecha final de llegada. Estos incluyen la descarga del contenedor, la tramitación de aduanas, las inspecciones, el pago de tarifas, y la liberación del contenedor por parte de la terminal. Cada uno de estos pasos tiene un impacto en la disponibilidad del contenedor y, por ende, en la fecha final de entrega.
Por ejemplo, si se estima que el transporte terrestre corto tendrá una duración de 2 días, esta cifra debe sumarse a la ETA del transportista marítimo y a cualquier otra posible demora que se pueda presentar durante el proceso. A medida que la complejidad aumenta con el uso de más transportistas y modalidades de transporte, las estimaciones de fechas deben ajustarse constantemente.
Las diferentes perspectivas de las fechas dentro de la cadena de suministro
Las fechas dentro de la cadena de suministro no son uniformes. Diferentes actores tienen diferentes perspectivas sobre lo que significa una fecha estimada de llegada. Por ejemplo, un importador que utilizará los productos de un envío en su proceso de fabricación se interesa en la disponibilidad del producto. El importador no solo está pendiente de la ETA del transportista, sino también de cuándo se completarán todas las etapas de la cadena de suministro para que el producto esté disponible para su uso.
En contraste, cuando los productos se envían a los clientes finales, el enfoque cambia. Los clientes tienen una ETA diferente, que a menudo debe coincidir con un intervalo específico para cumplir con sus necesidades operativas. Esto significa que los importadores y otros actores deben ser conscientes de las expectativas de los clientes finales y gestionar las fechas de acuerdo con esos requisitos.
La dificultad de gestionar las fechas en un sistema complejo
En una cadena de suministro internacional, las fechas no solo dependen de los transportistas, sino también de una variedad de factores externos. Desde las condiciones climáticas hasta los cambios en las políticas aduaneras, las fechas de entrega pueden verse afectadas por una multitud de circunstancias fuera del control de los involucrados en el proceso.
Si bien los actores más cercanos al transporte suelen manejar las fechas de manera más técnica, como en el caso de la ETA del transportista marítimo, aquellos que gestionan la distribución a nivel local deben tener una visión más integral de todas las fechas involucradas. Esta visión amplia les permite gestionar expectativas tanto internas como externas, evitando malentendidos con los clientes y mejorando la eficiencia operativa.
La necesidad de una buena gestión de fechas para una cadena de suministro eficaz
La gestión eficaz de las fechas en la cadena de suministro es clave para garantizar una operación fluida. No solo se trata de cumplir con las expectativas de los clientes, sino de coordinar de manera eficiente todos los actores involucrados en el proceso logístico. El éxito de la gestión de fechas depende de la capacidad de cada actor para comprender las implicaciones de las fechas que maneja y cómo estas interactúan con las fechas de otros actores en la cadena.
Cada paso en el proceso logístico es un eslabón en la cadena que debe estar alineado con el resto. Desde el transportista marítimo hasta el freight forwarder, pasando por el importador y el cliente final, cada uno de estos actores debe trabajar de manera coherente para garantizar que la mercancía llegue en el plazo acordado, sin sorpresas ni demoras imprevistas.
La clave está en la comunicación y la gestión de expectativas
En última instancia, la gestión de fechas en la cadena de suministro no es solo una cuestión de puntualidad, sino de comunicación eficaz entre todos los actores. A medida que las cadenas de suministro globales se vuelven más complejas, la capacidad de gestionar y comunicar de manera proactiva las fechas de llegada y otros plazos se convierte en un factor determinante para el éxito empresarial.
Un enfoque basado en datos y tecnología (como los sistemas ERP o TMS) puede ayudar a los actores de la cadena de suministro a gestionar mejor las fechas, permitiendo ajustes en tiempo real y mejorando la visibilidad y control de cada tramo logístico.
Así, la correcta gestión de fechas no solo optimiza la operación logística, sino que también mejora las relaciones con los clientes, creando un ambiente más confiable y eficiente en toda la cadena de suministro.
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