Una letra mal escrita. Un campo omitido. Un código desactualizado. Cualquiera de estos errores en el conocimiento de embarque (Bill of Lading, B/L) puede convertir un despacho internacional perfectamente planeado en un desastre logístico. Sin margen de improvisación, los importadores y exportadores que no dominan los detalles del documento más importante del transporte marítimo corren el riesgo de pagar un alto precio: multas, demoras, detención de carga y pérdida de confianza con clientes o autoridades.
Aunque suene burocrático, el llenado correcto del B/L es una habilidad crítica para cualquier empresa que opere en el comercio global. Especialmente cuando el documento debe cumplir con los estándares aduaneros de países como Chile, cuyos sistemas electrónicos exigen exactitud técnica y consistencia documental.
Cómo llenar correctamente el conocimiento de embarque
Un documento, múltiples funciones comerciales
El Bill of Lading cumple una triple función:
- Prueba del contrato de transporte
- Recibo de la mercancía por parte del transportista
- Título de propiedad que puede ser transferido, negociado o endosado
En términos prácticos, es el documento que le dice a la aduana, al agente logístico, al banco y al comprador: esta mercancía está en tránsito, es legal, y tiene dueño.
Por eso, no es exagerado decir que una exportación sin un B/L bien emitido es como una operación financiera sin firma ni contrato.
Errores que paralizan contenedores ¿Cómo evitar pérdidas?
A pesar del avance en plataformas digitales, la experiencia muestra que muchas empresas grandes y pequeñas siguen cometiendo errores básicos en el llenado del conocimiento de embarque, lo que genera:
- Retención de contenedores en puerto
- Multas por información inconsistente
- Reprocesos administrativos que consumen tiempo y dinero
- Pérdida de oportunidades comerciales
Esto ocurre porque los responsables logísticos suelen delegar el llenado a agentes externos, sin conocer el detalle técnico de cada campo ni verificar si los datos enviados cumplen con las normas aduaneras.
El principio base: coherencia documental
La lógica del sistema aduanero moderno se basa en una premisa: coherencia entre documentos, actores y fechas. Cualquier contradicción entre el conocimiento de embarque (B/L), el manifiesto, la factura comercial y los sistemas digitales puede activar una revisión, un bloqueo o una fiscalización.
Por ello, el llenado del B/L no puede ser tratado como un trámite más. Es un paso crítico que debe seguir una estructura técnica rigurosa, definida por campos obligatorios, condiciones de operación, codificación internacional y requisitos variables según el país y el tipo de operación.
Los campos que no puedes fallar
1. Tipo de acción y número de referencia
Todo comienza con el campo de acción del mensaje:
- Ingreso (I): para un nuevo B/L
- Modificación (M) o Aclaración (A): para corregir un documento ya enviado
El número de B/L debe ser único, irrepetible, y coincidir con el manifiesto electrónico. Un error aquí puede hacer que el sistema lo rechace automáticamente.
2. Tipo de servicio y condición de transporte
El tipo de servicio indica cómo se mueve la carga. Los más comunes son:
- FCL/FCL (Full Container Load)
- LCL/LCL (Less than Container Load)
- BB (Break Bulk)
- DOOR/DOOR o CY/CY (desde origen hasta destino, puerta a puerta o patio a patio)
Cada opción implica distintas responsabilidades, tanto del transportista como del consignatario. Y define qué tipo de revisión aduanera puede enfrentar la carga.
La condición de transporte también es clave:
- HH (House/House)
- PP (Pier/Pier)
- PH (Pier/House)
Errores en esta sección generan incoherencias logísticas y conflictos de responsabilidad.
3. Sentido de la operación
Un campo crítico que define si la mercancía:
- Ingresa al país
- Sale al exterior
- Está en tránsito hacia otro destino
- Será transbordada
En operaciones de tránsito, el campo de lugar de destino (LD) es obligatorio, a menos que se especifique en las observaciones el país final (por ejemplo, Bolivia, Perú, Paraguay).
Fechas: no es solo cronología, es validación electrónica
Las fechas deben tener lógica secuencial:
- Emisión del conocimiento de embarque (B/L) debe ser anterior a su presentación
- La fecha de zarpe debe coincidir con el manifiesto del buque
- La fecha de recepción en aduana solo se indica si hay modificación o aclaración
Un error de formato o de secuencia (como ingresar el zarpe antes del embarque) genera bloqueo automático.
Locaciones: precisión con código ONU
Las locaciones incluyen:
- Lugar de emisión
- Puerto de embarque
- Puerto de desembarque
- Lugar de destino final
- Lugar de entrega
- Lugar de recepción del transportista
El sistema exige que estos lugares estén codificados con la nomenclatura ONU/CEFACT (LOCODE). No basta con escribir “La Paz” o “Callao”. Hay que usar códigos como BOLPB o PECLL para evitar rechazos automáticos.
Participantes: todos deben estar correctamente identificados
Los campos del emisor, embarcador, consignatario y notificaciones (Notify) deben ser llenados con datos validados:
- Tipo de identificación: RUT, pasaporte, código aduana
- Nación del documento: según codificación ISO
- Dirección completa, comuna, correo y teléfono
Para empresas chilenas, estos datos son obligatorios. Para extranjeros, el mínimo es nombre y país. Pero si hay un freight forwarder, debe estar registrado ante Aduana o el sistema lo rechazará.
Ítems y carga: donde comienzan los problemas técnicos
Aquí se declaran los bultos, su cantidad, tipo, peso y descripción. Errores frecuentes incluyen:
- No coincidir número de bultos con lo declarado por el almacenista
- Descripciones ambiguas (“varios productos”, “mercadería diversa”)
- Omisión de carga peligrosa sin declarar el número IMO
- Declarar carga suelta sin identificar el contenedor
En cargas consolidadas (B/L hijo o nieto), se debe individualizar cada bulto y asociarlo correctamente al contenedor. Si hay inconsistencia, la aduana puede detener la carga para fiscalización física.
Contenedores: trazabilidad y codificación sin margen de error
Todo contenedor debe ser identificado con:
- Sigla, número y dígito verificador
- Tipo de contenedor (código ISO de 4 caracteres)
- Condición de uso (FCL, LCL, vacío, etc.)
- Peso total (incluyendo tara si está vacío)
También se debe declarar si es propiedad del consignatario (Shipper Owner). Si no se conoce el operador, debe especificarse como tal.
Transbordos, referencias y observaciones
Si la carga fue transbordada en otro país, debe indicarse:
- Puerto
- Fecha de arribo
- Código ONU
Las referencias al manifiesto y al B/L madre o hijo también son obligatorias en operaciones consolidadas. Y las observaciones permiten explicar excepciones, países de destino no especificados u operaciones especiales (como tránsito a Bolivia).
Lo que el empresario debe exigir a su Operador Logístico
Aunque muchas empresas delegan el llenado del conocimiento de embarque (B/L) a su agente de carga u operador logístico, el error último recae sobre el dueño de la carga. Por eso, como exportador o importador debes asegurarte de que:
- Todos los campos obligatorios estén correctamente completados
- La codificación siga los estándares internacionales (ONU, ISO, CEFACT)
- Los datos coincidan con el resto de la documentación (factura, packing, booking)
- El operador esté registrado y validado ante las autoridades aduaneras
Un B/L mal emitido no solo detiene contenedores. Puede detener la credibilidad de una empresa en mercados exigentes.
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