Participar en ferias internacionales: durante la feria

Durante la feria, todo lo planificado en las etapas previas se pone a prueba. Desde la presentación del stand y el material promocional, hasta la actitud y profesionalismo del equipo, cada detalle cuenta para proyectar una imagen sólida y confiable ante potenciales compradores, distribuidores o aliados estratégicos.

La participación en la feria es la fase más corta, pero la más intensa de este proceso.

Qué hacer durante la feria

1. Inspección y puesta a punto antes de la apertura

Antes de que lleguen los visitantes, realice una verificación sistemática del stand y de los equipos. Un check-list breve evita olvidos:

• Confirmar la presencia de todo el personal asignado y sus roles.
• Revisar la colocación de productos, material informativo y muestras.
• Probar iluminación, audio, pantallas y cualquier soporte digital.
• Verificar la conectividad: líneas telefónicas, acceso a internet, impresoras y lectores de tarjetas.
• Revisar la limpieza, señalética y la cómoda disposición del espacio para conversaciones.

Una inspección final de 30–60 minutos antes de la apertura proyecta profesionalismo y reduce la probabilidad de contratiempos.

2. Ritmo diario: llegar temprano y quedarse hasta el cierre

La pauta de trabajo durante la feria debe priorizar la presencia activa:

• Llegar antes de la apertura permite visitar stands de interés con calma y coordinar reuniones rápidas.
• Permanecer hasta el cierre abre oportunidades de contacto con visitantes que llegan al final del día.
• Organizar relevos para asegurar que el stand esté siempre atendido; idealmente, nunca deje el espacio desatendido.

Estos hábitos amplían la ventana de oportunidades sin incrementar significativamente los costos operativos.

3. Atención efectiva: atraer, conversar y filtrar

El objetivo central en feria es detectar prospectos con potencial real y avanzar conversaciones que permitan acciones posteriores. Para ello, considere este proceso en tres pasos:

1. Atraer

• Mantenga el stand limpio, ordenado y con elementos visuales que comuniquen el beneficio principal del producto.
• Use un saludo breve y profesional para romper el hielo (ver ejemplos prácticos más abajo).
• Si el producto es novedoso, destaque esa información con rótulos breves en el idioma del público.

2. Conversar

• Abra con preguntas generales que inviten a hablar: ¿Qué le interesa ver hoy? ¿Es la primera vez en esta feria?
• Escuche activamente; la información que entregue el visitante permite orientar la propuesta.
• Evite discursos largos en el primer contacto; la prioridad es identificar interés real.

3. Filtrar

• Haga preguntas de diagnóstico que permitan clasificar al visitante: tipo de negocio, canales de venta, experiencia con productos similares, capacidad de compra.
• Si no aporta valor a los objetivos, agradezca y entregue material de primer contacto; conserve tiempo para prospectos más relevantes.

Ejemplo de guion breve para el primer acercamiento:

“Buenos días. Bienvenido a nuestro stand —soy [nombre]. ¿Busca algo en particular hoy? ¿Su empresa trabaja con productos similares o distribuye para el sector?”

El tono debe ser cordial, profesional y orientado a obtener información útil en los primeros 60–90 segundos.

4. Conversaciones de calidad: preguntas que aceleran la evaluación

Para identificar el potencial comercial sin extender la interacción innecesariamente, utilice preguntas concretas que permitan evaluar interés y capacidad de compra:

• ¿Cuál es la actividad principal de su empresa?
• ¿Trabajan con marcas nacionales o importadas?
• ¿Qué canales usan para abastecerse (importación directa, distribuidores, mayoristas)?
• ¿Qué volúmenes manejan habitualmente?
• ¿Cuáles son sus plazos de compra y condiciones de pago habituales?

Con las respuestas podrá decidir si ofrecer una presentación breve, coordinar una reunión más extensa o compartir información complementaria.

5. Demostraciones y degustaciones: convertir curiosos en interesados

Cuando la naturaleza del producto lo permita, las demostraciones y degustaciones son herramientas poderosas para generar interés inmediato. Para que sean efectivas:

• Planifique turnos de demostración para garantizar que siempre haya alguien dispuesto a explicar.
• Explique brevemente el beneficio diferencial antes de la demostración.
• Utilice hojas de evaluación o formularios cortos para capturar impresiones cuando la muestra tiene carácter comercial.
• Evite distribuir muestras sin control; priorice entregarlas a visitantes con perfil de comprador o influencia.

La interacción práctica con el producto acelera la toma de decisión del visitante y facilita el diálogo técnico-comercial.

6. Gestión del tiempo y prioridades en el stand

En un entorno con alto flujo de público, el tiempo es el recurso más escaso. Adminístrelo así:

• Asigne roles claros: atención inmediata, búsqueda de leads entre expositores, coordinación de reuniones.
• Priorice reuniones preconfirmadas y visitantes que ofrezcan evidencia de capacidad de compra.
• Reserve espacios y horarios para conversaciones privadas con compradores relevantes.
• Use los minutos iniciales y finales del horario oficial para visitas estratégicas a otros stands.

Una gestión disciplinada del tiempo eleva la productividad del equipo y maximiza la calidad de los contactos logrados.

7. Visitar expositores y prospectar durante la feria

La feria es un ecosistema de información. No limite la actividad al propio stand:

• Recopile el directorio de expositores y marque aquellos de interés por producto, canal o alianza.
• Visite stands seleccionados para identificar distribuidores potenciales, proveedores o socios logísticos.
• Solicite pequeñas reuniones de 10–15 minutos; muchas decisiones se abordan en encuentros breves pero bien focalizados.
• Observe empaques, posicionamiento y políticas de precios de la competencia para enriquecer su inteligencia de mercado.

Esta movilidad proactiva multiplica las posibilidades de generar sinergias y de identificar compradores que no pasaron por su stand.

8. Registro y organización de la información en tiempo real

Recolectar datos es indispensable, pero su valor depende de la organización inmediata:

• Use formularios digitales o aplicaciones para capturar datos básicos: nombre, empresa, cargo, interés, next step.
• Si emplea papel, tenga un sistema estandarizado de fichas con campos claros y un responsable de ingresar la información digital al final del día.
• Clasifique contactos por prioridad (A / B / C) según probabilidad de conversión.
• Tome notas breves sobre puntos discutidos: requerimientos, tiempos, objeciones, promesas hechas.

La calidad del registro reduce pérdidas de oportunidades y facilita las acciones posteriores.

9. Protocolo y respeto cultural

El respeto por las normas culturales y protocolares del país anfitrión es fundamental:

• Infórmese sobre formas de saludo, uso y entrega de tarjetas, formalidad en el trato y costumbres comerciales.
• Evite comentarios políticamente sensibles o bromas que puedan malinterpretarse.
• Si la negociación requiere formalidades específicas (p. ej., firma en presencia de testigos), respete esos procedimientos.
• Muestre cortesía en todo momento, incluso al rechazar reuniones o solicitudes que no se alineen con los objetivos.

Una conducta respetuosa no solo evita conflictos, sino que fortalece la reputación de la empresa en mercados extranjeros.

10. Manejo de objeciones y preguntas técnicas

Los clientes potenciales plantearán objeciones sobre precio, plazos, certificaciones o logística. Para responder con solvencia:

• Escuche la objeción completa sin interrumpir.
• Confirme que comprendió el problema y repita en una frase lo que ha entendido.
• Responda con hechos: certificaciones, tiempos de entrega, testimonios o garantías.
• Si necesita verificar información técnica, comprométase a confirmar y anote el compromiso con fecha límite.

Actuar con transparencia y rigor fortalece la confianza incluso cuando la respuesta no es inmediata.

11. Cierre de conversaciones y acuerdos inmediatos

Al finalizar una interacción con interés claro, concrete el siguiente paso:

• Proponga una acción concreta: envío de propuesta, cotización, reunión virtual o visita in situ.
• Anote plazos y responsables.
• Firme acuerdos mínimos cuando sea posible: por ejemplo, solicitar una orden de compra formal o una carta de intención.
• Entregue material de soporte adaptado al nivel de interés del visitante.

Un cierre claro evita ambigüedades y facilita la posterior gestión comercial.

12. Organización diaria y preparación para el día siguiente

Cada jornada debe terminar con una breve sesión interna de evaluación:

• Revisar contactos capturados y priorizarlos.
• Confirmar citas agendadas para el día siguiente.
• Reponer material promocional y muestras según consumo.
• Registrar aprendizajes sobre el mercado y ajustar el discurso o la demostración si fuera necesario.

Esta rutina incrementa la efectividad de los días sucesivos y evita repetir errores.

Buenas prácticas finales

• Mantenga siempre la postura profesional: identificación visible, apariencia ordenada y actitud proactiva.
• Evite presionar; la negociación impulsiva suele cerrar puertas.
• Sea empático y receptivo ante comentarios críticos; vea esos aportes como insumos para mejora.
• Conserve una copia digital de todas las tarjetas y documentos recibidos.
• Proteja la información sensible que reciba y comparta solo lo estrictamente necesario durante la feria.

La disciplina en la atención, la capacidad para filtrar contactos de alto potencial, la adaptabilidad cultural y la organización sistemática de la información son los factores que marcan la diferencia entre una presencia meramente visible y una participación rentable y efectiva.