Participar en ferias internacionales es una de las estrategias más efectivas para las empresas que buscan aprender a exportar, expandir su presencia global o reforzar su posición en mercados competitivos. Sin embargo, la diferencia entre una participación exitosa y una experiencia poco productiva radica, principalmente, en la definición adecuada de los objetivos de participación.
Las ferias no son únicamente espacios para vender productos; representan oportunidades únicas para hacer inteligencia de mercados, observar tendencias, analizar competidores y fortalecer relaciones comerciales. Por ello, establecer metas concretas, alcanzables y medibles es el punto de partida de toda planificación estratégica.
El propósito de definir objetivos antes de participar en ferias
Definir objetivos no solo orienta las acciones antes y durante la feria, sino que también permite evaluar los resultados una vez finalizado el evento. Cuando una empresa sabe exactamente qué desea lograr, optimiza el uso de sus recursos humanos, financieros y logísticos.
Además, un objetivo bien definido se traduce en decisiones más acertadas sobre qué feria elegir, qué tipo de stand diseñar, cómo entrenar al personal o qué material promocional preparar. En definitiva, los objetivos son la brújula que guía toda la participación.
Las ferias como escenarios estratégicos para la empresa
Las ferias internacionales son un punto de encuentro entre la oferta y la demanda global, y ofrecen beneficios que van más allá de la simple transacción comercial. En ellas, las empresas pueden:
- Conocer las tendencias del mercado internacional.
- Identificar nuevas tecnologías, envases o presentaciones aplicables a su sector.
- Analizar las estrategias de la competencia.
- Establecer contactos con clientes potenciales, distribuidores y socios estratégicos.
- Reforzar la imagen corporativa ante un público especializado.
Por tanto, más que un evento de exhibición, una feria se convierte en un espacio de aprendizaje, evaluación y posicionamiento competitivo.
Tipos de objetivos al participar en una feria
Los objetivos deben ser coherentes con la etapa de internacionalización en la que se encuentra la empresa. No es lo mismo una organización que recién inicia su proceso de exportación que una que ya tiene experiencia consolidada en mercados externos. A continuación, se presentan los objetivos más comunes al participar en ferias internacionales:
- Encontrar nuevos clientes. Ampliar la base de compradores y prospectos interesados en los productos o servicios.
- Identificar agentes o distribuidores. Contactar intermediarios que representen o distribuyan la oferta en otros países.
- Penetrar o conocer un nuevo mercado. Observar el comportamiento de la competencia y las preferencias del consumidor local.
- Introducir o validar un nuevo producto. Medir el nivel de aceptación mediante degustaciones, demostraciones o encuestas.
- Fortalecer la lealtad de los clientes actuales. Consolidar relaciones con compradores que ya forman parte de la cartera comercial.
- Visibilizar la empresa. Reforzar la presencia institucional y mejorar la percepción de marca.
- Promocionar productos existentes. Reafirmar el posicionamiento de líneas actuales mediante campañas y materiales.
- Posicionar o reposicionar una marca. Asociar la empresa con atributos diferenciadores en su segmento de mercado.
- Hacer inteligencia de mercados y vigilancia tecnológica. Detectar innovaciones, oportunidades y posibles amenazas competitivas.
- Aumentar las ventas. Convertir contactos comerciales en negocios concretos a mediano plazo.
La importancia de que los objetivos sean realistas y cuantificables
Una práctica común entre las empresas es establecer metas ambiciosas, pero poco alcanzables. Este error genera frustración y distorsiona la evaluación de resultados.
Por eso, es esencial que los objetivos sean realistas, alcanzables y medibles con base en los recursos disponibles: personal, presupuesto, tiempo y capacidad logística.
La empresa debe hacerse preguntas estratégicas:
- ¿Qué resultados concretos espero obtener de esta feria?
- ¿Dispongo de los recursos suficientes para alcanzarlos?
- ¿Puedo medir el cumplimiento de cada meta con indicadores verificables?
Solo así será posible diferenciar entre una participación productiva y una inversión sin retorno.
Ejemplo 1: Identificar nuevos clientes
Uno de los propósitos más comunes al participar en ferias internacionales es captar nuevos clientes. Para hacerlo medible, la empresa debe estimar cuántas interacciones efectivas puede lograr durante el evento.
Si la empresa cuenta con un representante que atiende a un promedio de 4 personas por hora, en un evento de tres días con 8 horas diarias, podría contactar hasta 96 prospectos.
Sin embargo, considerando descansos y variaciones de flujo, un objetivo más realista sería obtener 75 contactos calificados.
Esta meta permite orientar el trabajo del personal, organizar el tiempo de atención y definir una estrategia de registro para los prospectos interesados.
Ejemplo 2: Evaluar la aceptación de un nuevo producto
Cuando el objetivo es introducir o validar un nuevo producto, la participación puede incluir degustaciones o demostraciones.
Si dos representantes realizan cuatro degustaciones por hora en un evento de tres días (24 horas en total), se podrían alcanzar unas 192 degustaciones.
El éxito de este objetivo depende de la recopilación estructurada de opiniones. Por ello, se recomienda utilizar una hoja de evaluación que incluya preguntas sobre sabor, empaque, precio o presentación. La información obtenida se convertirá en un insumo valioso para ajustar la oferta antes de su lanzamiento comercial.
Ejemplo 3: Conseguir nuevos pedidos
Otro objetivo frecuente es generar pedidos de productos ya posicionados. En este caso, es fundamental definir metas de venta concretas y dividirlas según el número de representantes.
No obstante, es importante tener presente que cerrar ventas con clientes nuevos puede requerir varios encuentros, por lo que la feria debe verse como el inicio del proceso comercial, no como su cierre.
Por ejemplo, si la meta es conseguir cinco pedidos firmes durante la feria, se deben planificar reuniones con prospectos previamente identificados, presentar muestras y ofrecer condiciones preferenciales que incentiven la compra.
Cómo priorizar los objetivos
No todas las metas tienen el mismo nivel de importancia. Una empresa pequeña que busca aprender a exportar puede priorizar la identificación de agentes o distribuidores, mientras que una empresa consolidada puede centrarse en mejorar su posicionamiento internacional.
Establecer prioridades permite asignar recursos de forma eficiente y evitar la dispersión de esfuerzos.
Un método práctico es clasificar los objetivos en tres niveles:
- Primarios: metas principales que justifican la participación (por ejemplo, encontrar nuevos clientes).
- Secundarios: metas complementarias que fortalecen la estrategia (como visibilizar la empresa o recopilar información de la competencia).
- Terceros: objetivos deseables pero no determinantes (como probar un nuevo empaque o explorar alianzas).
La conexión entre objetivos y estrategia de exportación
Definir objetivos de participación en ferias internacionales no es un proceso aislado; debe estar alineado con la estrategia general de exportación de la empresa.
Por ejemplo, si el plan de expansión contempla ingresar a tres mercados nuevos, las ferias deben elegirse y aprovecharse como plataformas para avanzar en esa dirección.
Los objetivos específicos de la feria deben contribuir a fortalecer la presencia internacional y consolidar la reputación de la empresa en el exterior.
Medir los resultados después de la feria
Una vez finalizado el evento, los objetivos definidos sirven como referencia para evaluar el desempeño.
El análisis debe incluir indicadores como:
- Número de prospectos atendidos.
- Cantidad de contactos calificados.
- Valor estimado de las oportunidades generadas.
- Grado de cumplimiento de las metas de degustaciones o pedidos.
- Nivel de satisfacción del equipo participante.
La evaluación permite determinar si los objetivos fueron alcanzados y, sobre todo, qué aprendizajes se obtuvieron para la próxima participación.
Definir correctamente los objetivos no es una formalidad administrativa; es el primer paso para construir una estrategia de internacionalización sólida, sostenible y con visión a largo plazo.
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