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Antes de una Feria Internacional: La preparación


Una óptima preparación puede representar la diferencia entre el fracaso y el éxito de una empresa en la feria. Algunos profesionales piensan que es suficiente alquilar un stand, en una buena localización (lo que no es de lograr entre otras especialmente se la empresa no alquila un grande espacio), exponer productos, colocar unos catálogos en una mesa y dejar a la entrada del stand unas dos o tres chicas guapas (tipo foto de portada de revista de moda!) para “parar el tráfico”. Es obvio que no es solamente esto. No olvidamos que el visitante serio no está buscando “sonrisas atractivas” pero soluciones a sus problemas de empresa. La preparación es mucho más compleja de que apenas seguir los pasos relacionados arriba.

Para la empresa no tener ninguna sorpresa durante el evento (o por lo menos reducir el margen de imprevistos), es importante que ella tome una serie de providencias, lo que involucra desde la realización de una investigación de mercado hasta un listado de precios actualizado; desde una amuestra del producto más atractiva (cuando el tipo de producto lo permite) a un vídeo para transmitir durante los días de la feria.

Actividades a ser realizadas antes de la participación en una feria

  • Defina de forma clara los objetivos de la participación a la feria.
  • Solicite informaciones sobre la feria a la entidad organizadora.
  • Asegúrese de la feria sea adecuada a sus objetivos.
  • Busque encargar un coordinador interno a la empresa para el “proyecto feria”.
  • Elabore un cronograma de todas las actividades incluyendo la preparación, la presencia en la feria y la fase de seguimiento.
  • Busque una investigación de mercado sobre tu sector industrial en el País (o área geográfica) donde se desarrolla la feria.
  • Defina quien de sus colaboradores de su empresa estarán presentes en la feria y haga una adecuada capacitación para ellos.
  • Haga una revisión sobre las normas de participación a la feria a través del reglamento suministrado por los organizadores.
  • Elabore el proyecto del stand, o contacte los servicios de empresas especializadas, y solicita la aprobación del proyecto por parte de la entidad organizadora (cuando así es especificado en el reglamento).
  • Seleccione los productos y las respectivas muestras que Ud. presentará en la feria.
  • Prepare un listado de precios con las alternativas de Incoterms FOB, CIF y para los países de mayor interés.
  • Procure conocer la estructura de costos de importación de su producto en el mercado-meta de la feria y investigue cual es la documentación necesaria para el despacho de los productos.
  • Programe la preparación del material de soporte, como documentación técnica, trípticos, catálogos, desplayes, “espectaculares”, etc.
  • Envíe una invitación a los clientes potenciales que podrán interesar-se en visitar su stand.
  • Verifique la posibilidad de ser poniente en eventuales congresos, encuentros y participar a “ruedas de negocios” en la feria.

¿Cuánto será la inversión para participar en la feria?

Por supuesto es mucho más de cuanto vamos a invertir para el alquiler del espacio y montaje del stand.
Es indispensable preparar un presupuesto detallado pues a veces pasa que percibimos al último momento que faltan recursos para terminar el proyecto pues no habíamos previsto toda una serie de gastos. Una herramienta importante que debe ser siempre mantenido bajo control es el presupuesto de los costos. Para esto sugerimos que tenga como orientación el check-list a seguir.

Formato de los costos de participación en una feria

  • Alquiler del espacio ferial.
  • Proyecto y instalación completa del stand.
  • Registro en el catálogo de la feria.
  • Registro en el sistema de informaciones de la feria.
  • Servicios de limpieza y seguridad del stand.
  • Servicios de “catering”. (alimentos, bebidas, etc.).
  • Gadget (regalos para los visitantes).
  • Documentación, catálogos, folletos, trípticos.
  • Preparación de eventuales videos.
  • Promoción (compra de listados de nombres de potenciales visitantes, envío de invitaciones, anuncios en revistas por periódicos, anuncios en intranet).
  • Compras de boletos de entrada para envío a los clientes prioritarios.
  • Servicios fotográficos durante la feria.
  • Elaboración de materia (muestras) específico para llevar en ferias.
  • Despacho de las amuestras.
  • Costo de la documentación necesaria para la importación de las muestras en el País donde se desarrolla la feria.
  • Costos para viaje y estancia de los funcionarios de la empresa.
  • Eventuales servicios de traducción e interpretes.
  • Eventuales servicios de presencia de azafatas en el stand.


El stand en una feria internacional es la síntesis de la empresa: su mostrador para el mundo. Por esto es fundamental que la empresa realice un plan promocional agresivo y muy profesional, de forma a optimizar al máximo su participación en la feria. Examinemos cuales son las principales acciones promocionales en el check-list a seguir.

Acciones de promoción antes de la realización de la feria

  • Registro en el catálogo de la feria y el sistema informático de la feria.
  • Envío de mensajes para otros exportadores que tengan sinergia con la empresa (por ejemplo, puede sacar los nombre y direcciones a través del catálogo de la edición anterior de la misma feria).
  • Envío de mensajes a posibles interesados en su empresa. Puede usar como fuente de información para la busca de nombres:  listado de visitantes de la edición anterior de la feria; listado preliminar de los visitantes de la feria que será realizada (algunos organizadores de ferias ofrecen este tipo de servicio ); cámaras de comercio o entidades oficiales de promoción de exportación; asociaciones de agentes internacionales, por ejemplo la FITA www.fita.org; Revistas técnicas; Anuncios en revistas técnicas; Comunicados de prensa para los medios especializados en su sector; Envío de mensajes por Internet; e Invitación a visitar su stand a la prensa especializada.
  • Preparación para eventuales ponencias durante congresos en la feria. Confección de gadget y regalos.

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