¿Qué actividades se realizan en el departamento de exportación?

En el área o departamento de exportación podemos agrupar las diversas actividades claramente en tres etapas: Planificación, Monitoreo y Post-Embarque.

Hoy en día, son cada vez más las empresas que deciden expandir sus ventas al exterior, es decir exportar. Para ello, previamente la gerencia debe hacer un análisis de sus capacidades (producción, financiera y personal) para hacer frente el proceso de exportación, elaborar un estudio mercado para decidir a qué mercado exportar y como ingresar (es decir elaborar un plan de comercialización). 

Tomada la decisión de exportar, la empresa inicia con las actividades respectivas. Pero ¿Cuáles son ellas? En el área o departamento de exportación podemos agrupar las diversas actividades claramente en tres etapas: Planificación, Monitoreo y Post-Embarque. 

Antes de explicar cada una de estas etapas, quiero resaltar que dentro del departamento de exportación es preciso contar con información basada en datos históricos con el propósito de reducir la incertidumbre en la toma de decisiones y así realizar una planificación con el mayor grado de certeza. Entre las decisiones a tomar se encuentran las cantidades de pedidos que aceptara, los clientes que tendrán prioridad, la determinación de precios y la rentabilidad obtenida. 

En base a esta información se decidirá las actividades dentro de las tres etapas mencionadas en el segundo párrafo. A continuación, explico cada uno de ellos. 

Etapa Nº 01: Planificación

El objetivo de esta actividad es establecer un cronograma de embarques (en base a los pedidos) que permita determinar un plan de producción para mercado interno y externo. Para ello, previamente se establece contacto con los clientes frecuentes y también con clientes potenciales quienes hacen llegar sus requerimientos de productos. Esta tarea se realiza una vez al año.

Recibido los requerimientos, es necesario lo siguiente antes de formalizar los pedidos:

• El departamento de producción debe confirmar la capacidad productiva, es decir que puede atender el compromiso con el Cliente.
• El departamento de control de calidad debe verificar que se pueden cumplir con las especificaciones de calidad solicitadas por el cliente.
• La gerencia general debe dar el visto bueno del plan de anual de exportaciones.

Una vez que se tiene el visto bueno de la gerencia se puede proceder a generar los contratos de exportación para cada cliente, detallando la siguiente información:

• Fechas de embarques.
• Productos solicitados para cada embarque.
• Precios y moneda.
• Modalidades de Pago. 
• Incoterms.
• Las especificaciones de calidad para los productos solicitados.
• Las condiciones y penalidades para demoras en la carga.

Los contratos son revisados por ambas partes y son aprobadas luego de resueltas las observaciones de alguna de las partes. La aprobación final pasa por la revisión el departamento legal, la gerencia administrativa y de producción.

Los contratos son anuales (esto varía según la estacionalidad del producto y política de la empresa) y están sujetos a revisiones eventuales de mutuo acuerdo en caso varíen las condiciones del mercado o se presente algún inconveniente o problema que cause el retraso inminente de los embarques.

Etapa Nº 02: Monitoreo

Durante esta etapa se realizan todas las actividades de control, que va desde informar la proximidad de los embarques, la tramitación de las instrucciones documentarias, la programación de los envíos del producto al muelle, la asignación de los agentes de aduana y el control del despacho y carga de la nave.

Para llevar estas actividades a cabo, el departamento de exportación se debe comunicarse con los demás departamentos de la empresa. A continuación menciono y describo lo que se realiza:

• Departamento de Producción, dentro del proceso tiene la función de asegurar que la producción abastecerá la demanda de exportación, por ello necesitan planificar los niveles de disponibilidad de cada producto para las fechas de cada embarque.
• Departamento de Control de Calidad, tiene la función de asegurar que la calidad del producto cumple con las características exigidas por el cliente. Necesitan conocer los embarques para tomar las muestras del proceso correspondientes a dicho lote de producción y poder emitir los certificados de calidad obtenidos.
• Departamento de Logística, tiene la función de asegurar el transporte oportuno del producto desde la planta hasta el muelle. Para ello realiza la programación de envíos.
• Departamento de Cobranzas, necesita consultar el medio de pago acordado con el cliente y la fecha estimada de cobro.
• El departamento de exportaciones tiene la responsabilidad de mantener una base de datos actualizada sobre la información de los embarques, y publicar mensualmente la programación para que los departamentos que intervienen en el proceso puedan planificar sus actividades.

Etapa Nº 03: Post-Embarque

En esta etapa se realizan todas las actividades requeridas luego de completar el embarque del producto como son la determinación de la carga, la facturación, la cobranza, trámites necesarios para acogerse a incentivos a las exportaciones como el Saldo a Favor del Exportador y Drawback.

La emisión de la factura de exportación está a cargo del departamento de ventas, quienes en coordinación con el departamento de exportaciones proceden a registrar la información en el Sistema de Ventas para finalmente imprimir la factura.

La cobranza es tramitada por el departamento de exportación o tesorería, y depende de la forma de pago acordada, las más comunes son Carta de Crédito y transferencia bancaria a N días.

Asimismo, no menos importante es realizar una llamada al cliente para saber lo siguiente:

• Si el cliente está satisfecho con el producto.
• Si el proceso de compra ha sido sencillo desde el punto de vista del cliente.
• Si el cliente considera que debe hacerse algún cambio o mejora.

Darle seguimiento a un cliente es importante. Dar un seguimiento significa visitarle, llamarle o de alguna otra forma pedirle al cliente que nos hable de su experiencia con nuestro producto. No sólo llamar para preguntar cuándo estará el pago, o cuando le puede volver a visitar para ofrecerle un nuevo producto. Consolidarse como empre exportadora requiere la construcción de una red comercial que permita resultados consolidados a largo plazo.

El presente artículo se publicó originalmente en la revista Diario del Exportador Nº 007.