Disminuir o eliminar los riesgos en un proceso de exportación, independientemente del tamaño de la empresa, sugiero el siguiente check-list, el cual le servirá como un instrumento de seguimiento y control las diferentes actividades que debe desarrollar.
Check-List: Lista de seguimiento y control de actividades de la empresa en la logística de exportación
Nota: Marque al costado de la tarea con “X”=NO; “ü”=REALIZADO; y “--”=NO REQUEREDIO. Por otra parte, recomiendo copiar este check-list siguiendo el modelo de la tabla (párrafo inferior); e imprimir 2.
Sección/Tarea
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Realizado
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No realizado
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No requerido
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Sección Nº 01: Información sobre el embarque
- Elaboro instrucciones sobre manejo del embarque
- Las condiciones de embarque se ajustan a los términos de venta
Sección Nº 02: Envase
- El envase cumple con las exigencias del producto
- El envase cumple con las exigencias del mercado de destino
- El envase se ajusta a las normas internacionales
- El envase cumple con las exigencias del modo de transporte
- El etiquetado del envase cumple con las normas internacionales
Sección Nº 03: Embalaje
- El embalaje cumple con las exigencias del producto
- El embalaje cumple con las exigencias del mercado de destino
- El embalaje se ajusta a las normas internacionales
- Los materiales del embalaje cumplen con los requisitos de la norma fitosanitaria internacional para embalajes de madera NIMF No. 15
- El marcado del embalaje cumple con las normas del producto, mercado y modo de transporte
- El marcado del embalaje cumple con las normas internacionales
Sección Nº 04: Documentación
- La factura comercial se ajusta a las exigencias del comprador
- La factura comercial requiere validación o visto bueno de alguna autoridad
- Elaboro suficientes copias de la factura comercial
- Comprobó que el documento de exportación coincide con los datos de la factura comercial
- La lista de empaque coincide con el pedido
- En la lista de empaque verifico el número, peso y dimensiones de las unidades
- La lista de empaque requiere validación o visto bueno de autoridades
- El embarque requiere de certificado de origen
- Según el país importador, utilizo el formato adecuado de certificado de origen
- El certificado de origen requiere de validación o visto bueno de alguna autoridad
- El embarque requiere de certificado fitosanitario. Ya lo obtuvo
- El certificado fitosanitario requiere de validación o visto bueno de alguna autoridad
- El embarque requiere de certificado sanitario
- El certificado sanitario requiere de validación o visto bueno de alguna autoridad
- El embarque requiere de algún otro documento
- Certificado de calidad
- Certificado pre-embarque
- Certificado orgánico
- Otro (agregar)
- Realizo la transmisión de información post-embarque a la aduana del país importador
Sección Nº 05: Unitarización
- Cuenta con los elementos necesarios para iniciar la Paletización
- El pallet cumple con las normas ISO y del país de destino
- Hizo la reserva del contenedor con la anticipación requerida
- Realizo la inspección física acerca del estado del contenedor
- Solicito el contenedor adecuado y verifico sus medidas internas
- Cuenta con precintos adecuados para la seguridad del contenedor
- Manipulación de la carga en el local del exportador
- Cuenta con instrucciones especiales para el manejo de la carga
- Tiene el equipo adecuado para el manejo de la carga
Sección Nº 06: Transporte Interno
- Elaboro la carta de instrucciones al transportista
- La empresa de transporte es confiable
- Por el volumen de carga requiere programación de equipos, horarios
- Los documentos de transporte cumplen con las normas y costumbres comerciales
- Coordino las fechas de entrega y lugares de transito
- Programo con suficiente antelación el envió de la carga al punto de embarque para cumplir con el CUF OFF (Fecha y hora límite que la carga puede ser recepcionada por el almacén designado por la naviera)
- Conoce los procedimientos de reclamación
Sección Nº 07: Seguro Interno
- Requiere que su carga esté asegurada
- Aviso oportunamente a la compañía de seguros sobre el despacho de la carga
- En la lista de empaque verifico el número, peso y dimensiones de las unidades
Sección Nº 08: Almacenamiento
- Tiene instrucciones sobre almacenamiento de la carga
- Envió las instrucciones a la almacenadora
- Manipulación en el lugar de embarque
- Conoce las condiciones de manipulación en el lugar de embarque
- Tiene instrucciones el agente sobre condiciones de manipuleo
- Su carga se adecua a la infraestructura de manejo
Sección Nº 09: Agente de Aduana
- El agente de aduana está legalmente habilitado y es idóneo para prestar un buen servicio
- Suministro instrucciones y documentos a su agente para el manejo del despacho aduanero de la exportación
- La comisión cobrada por su agente fue la pactada previamente
- Los gastos cobrados por el agente de aduana tienen soportes en facturas
Sección Nº 10: Aduanas
- Solicito el personal de la aduana para la inspección o dio instrucciones a su agente
- Se requieren instrucciones especiales para la inspección de aduana
Sección Nº 11: Banca
- El banco tiene experiencia en el manejo documentario de transacciones en comercio
- Verifico que los gastos y comisiones del medio de pago (transferencia o cobranza documentaría o carta de crédito) estén de acuerdo con lo pactado
- Los documentos, condiciones y exigencias de la carta de crédito están de acuerdo con lo recibió la confirmación de la carta de crédito por su banco
- Los documentos que certifican la exportación son acordes con lo estipulado en la carta de entrego los documentos dentro de la vigencia del crédito
- Cumple con las disposiciones legales para el reintegro de divisas (si su país lo exige)
Sección Nº 12: Transporte Internacional
- Hizo la reserva de cupo en el medio de transporte internacional
- Envió carta de instrucciones (instrucción de embarque) al agente de carga o transportador
- El documento de transporte fuer elaborado según las instrucciones de embarque y se recibió las copias solicitadas del documento de transporte
- Envió el original del documento de transporte a su comprador
- Informo a su cliente sobre el modo y medios de transporte que utilizara
- Hizo el seguimiento del despacho hasta su llegada al destino
- Verifico si hay restricciones de transporte en el país de destino
- Tiene un sistema para revisar las cuentas de fletes y efectuar los reclamos
- Si utiliza los servicios de un Operador de Transporte Multimodal (OTM), verifico si está legalmente autorizado y es idóneo
- Envió las instrucciones de manejo y documentación necesaria a su OTM
- Verifico que servicios están incluidos en la cotización del OTM
- Comprobó si el OTM tiene representante en el país de destino
Sección Nº 13: Seguro Internacional
- Verifico los riesgos de transporte a asegurar y el valor de la prima de seguro aplicable
- Aviso a la compañía de seguros la fecha de embarque
- En caso de siniestro conoce las formalidad de reclamación
Sección Nº 14: Gestión Administrativa
- Coordino la logística del despacho con otras áreas de la empresa
- El área financiera ya entrego los recursos para el embarque
- Prorrateo los costos administrativos de las otras áreas que intervienen en el despacho
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