7 herramientas básicas de calidad en la empresa

Es indispensable que las empresas cuenten con herramientas que les permitan mejorar la calidad de sus procesos de manera efectiva

El aumento de la calidad en una organización genera efectos positivos en los procesos, la formación, la gestión de la cadena de suministro, el servicio al cliente y la planificación estratégica. Por ende, es indispensable contar con herramientas que nos permitan mejorar la calidad de los procesos de manera efectiva.

Existen diversas herramientas, en el presente artículo hablaremos sobre:

1. Diagrama de flujo
2. Diagrama de causa y efecto
3. Hoja de verificación
4. Histograma
5. Diagrama de Pareto
6. Diagrama de dispersión
7. Gráficos de control

Estas herramientas son sencillas pero muy potentes y se adaptan a cualquier configuración de negocio, además estas herramientas son de sencillo manejo, facilitan la recolección, análisis y visualización de los datos con menores complicaciones que usando cualquier otra metodología, simplificando la toma de decisiones.

1. Diagrama de flujo

Esta herramienta utiliza símbolos gráficos para representar la naturaleza y el flujo de los pasos de un proceso.

Procedimiento:

• Empezar por los pasos más generales o las etapas menos específicas.
• Observar el proceso y su funcionamiento.
• Analizar la secuencia de fases.
• Representarlas en el diagrama de flujo.
• Para su interpretación: determina a los sujetos involucrados, genera teorías acerca de las causas de raíz, trata de simplificar y precisar.

Beneficios:

• Aumenta la comprensión de los procesos.
• Es una extraordinaria herramienta de apoyo a la formación.
• Identifica las áreas problemáticas y las oportunidades de mejora.

2. Diagrama de causa y efecto

También llamado Ishikawa o diagrama de espina de pescado. Identifica, clasifica en categorías útiles y muestra las posibles causas de un problema o aspecto relacionado con la calidad.

Procedimiento:

• Decidir el problema a analizar y situarlo en el vértice del diagrama.
• Dividir su esencia en categorías. Asignar a cada una, una rama partiendo del tronco principal que se desprende del vértice donde se recoge el problema.
• Mediante una lluvia de ideas, desglosar cada categoría en elementos simples, más sencillos de abordar.
• Emplea definiciones operacionales.
• Registra las sentencias positivas como objetivos y las negativas como problemas.

Beneficios:

• Es muy visual y emplea un formato muy sencillo.
• Facilita la resolución del problema al dividirlo en unidades más fáciles de gestionar.
• Proporciona una perspectiva global muy interesante.
• Ayuda a detectar las causas de raíz y los posibles motivos de variación.
• Fomenta la participación.
• Identifica las áreas donde se necesita proceder a la recogida de datos

3. Hoja de verificación

Facilita la monitorización de los procesos, aportando una valiosa información sobre las desviaciones más frecuentes y el global de errores. La recogida de datos se lleva a cabo en base a la formulación de preguntas como: dónde, qué, quién y cómo.

Procedimiento:

• Recoger los datos y proveer el registro de históricos.
• Anotar la información recabada de forma individual.
• Introducir los datos combinados para determinar las tasas de defectos/errores totales y los defectos/errores más frecuentes.
• Registrar los métodos de recogida de datos empleados.
• Crear un modelo de hoja de verificación para cada propósito específico.

Beneficios:

• Formulario estructurado y de sencilla comprensión.
• Preparado para la recolección y análisis de datos.
• Herramienta genérica y fácilmente adaptable a una amplia variedad de propósitos.

4. Histograma

El gráfico más comúnmente utilizado para mostrar distribuciones de frecuencia, o con qué frecuencia cada valor diferente aparece en un conjunto de datos. Se representa con un gráfico de barras que muestra la distribución de los datos. Podría considerarse como una instantánea de los datos obtenidos de un proceso.

Procedimiento:

• Contar el número de puntos de datos.
• Resumir en una hoja de registro.
• Calcular el rango de los datos.
• Establecer el número de intervalos en base a la regla de Sturges.
• Calcular el ancho de cada intervalo.
• Determinar puntos de partida de intervalo.
• Contar el número de puntos en cada intervalo.
• Aplicar los datos a un formato gráfico.
• Añadir título y leyenda

Beneficios:

• Permite observar tendencias.
• Facilita la detección de desviaciones.
• Representa fielmente la variabilidad y dispersión de los valores.
• Puede aplicarse a variables continuas o discretas.
• Especialmente útil para muestras de gran tamaño.
• Muy interesante como herramienta de comunicación.
• Recomendable como apoyo en la toma de decisiones.

5. Diagrama de Pareto

Muestra en un gráfico de barras qué factores son más importantes en base a la regla del 80-20 que determina que el 80% de los defectos se concentran en el 20% de los procesos.

Procedimiento:

• Registrar los datos.
• Ordenar los datos recogidos.
• Establecer el significado de los ejes vertical y horizontal.
• Dotar de formato gráfico a la información disponible.
• Hacer los cálculos necesarios..
• Agregar una línea acumulativa.
• Añadir título, la leyenda y la fecha.

Beneficios:

• Ayuda a concentrarse en las causas que tendrán mayor impacto en caso de ser resueltas.
• Proporciona una visión simple y rápida de la importancia relativa de los problemas.
• Ayuda a evitar que se empeoren algunas causas al tratar de solucionar otras y ser resueltas.
• Su formato altamente visible proporciona un incentivo para seguir luchando por más mejoras.

6. Diagrama de dispersión

Se utilizan para estudiar e identificar la posible relación entre los cambios observados en dos conjuntos diferentes de variables.

Procedimiento:

• Recoger dos grupos de datos y crear una tabla resumen con todos ellos.
• Dibujar un diagrama y etiquetar los ejes horizontal y vertical. Lo es habitual asignar a las causas el eje de las X y a los efectos el de las Y.
• Representar los pares de datos en el diagrama.
• Interpretar el diagrama de dispersión en términos de dirección y fuerza.

Beneficios:

• Permite encontrar relaciones entre las transformaciones que presentan los procesos.
• Facilita la búsqueda de sus causas.
• Simplifica el establecimiento de prioridades a la hora de la actuación.

7. Gráficos de control

Es una herramienta estadística que permite diferenciar las variaciones en los procesos debidas a causas comunes y las que tienen su origen en otras menos normalizadas. Este tipo de gráfico permite estudiar cómo un proceso cambia con el tiempo.

Procedimiento:

• Seleccionar el tamaño del grupo a controlar.
• Introducir los datos correspondientes a las variables medidas.
• Identificar cualquier desviación. Volver a medir y volver a analizar.

Beneficios:

• Ayuda a comprobar el impacto de cada elemento de un sistema en el total.
• Simplifica la comprensión del desarrollo de los procesos.
• Permite monitorizar las variaciones que los procesos sufren con el paso del tiempo.
• Hace posible advertir la diferencia entre las variaciones provocadas por causas comunes o las que se deben a factores más específicos y menos rutinarios.
• Facilita a evaluación de la efectividad de los cambios.
• Es una herramienta apropiada para informar sobre el rendimiento de los procesos.