Instructivo de llenado de un Bill of Lading

En este artículo, te detallamos cada uno de los campos que podrás encontrar en un Bill of Lading y que información se debe rellenar.

El Bill of Lading es el documento emitido por el naviero o el capitán del buque, sirve para acreditar la recepción o carga a bordo de las mercancías a transportar, en las condiciones consignadas. Suelen emitirse tres originales y varias copias no negociables. Es necesario presentar un original para retirar la mercancía.

En general, la naviera es la encargada de completar la mayor parte de la información de un Bill of Lading. Sin embargo, como expedidor, tendrás que aportar una serie de datos de antemano para asegurar que toda la información contenida en el BL es exacta y está actualizada.

En este artículo, te detallamos cada uno de los campos que podrás encontrar en un Bill of Lading y que información se debe rellenar. No obstante, no todos los Bill of Lading tienen exactamente los mismos campos, pero aunque pueda haber pequeñas diferencias, muchos de los campos que veremos son estándar y se pueden encontrar en todo Bill of Lading.

Instructivo de llenado de un Bill of Lading

1. Shipper (principal) or seller Licensee and Address: se anota el nombre del remitente del embarque. Es importante recordar que en comercio internacional existe lo que se conoce como “triangulación de mercancías”, por lo que el remitente no necesariamente coincide con el exportador.

2. Consigned to: se anota el nombre del consignatario del embarque. Aquí es necesario recordar dos cosas: a) la “triangulación de mercancías y b) las “cartas de crédito”, por lo que el consignatario no necesariamente coincide con el importador.

3. Notify party/intermediate consignee (name and address): se anota el nombre de la persona o empresa a la que el comprador de la mercancía desea que se le notifique el arribo de la misma. Existe una variedad de opciones: la empresa misma, un agente de aduana, un integrador logístico (agente de carga o 3PL), un banco, etc.

4.- Booking Number: se anota el número de la reservación que se ha hecho entre el integrador logístico o el exportador y la naviera.

Nota: algunas empresas no incluyen este campo en su BL, sino que lo cambian por algún otro, por citar sólo un ejemplo, el número de la consolidación.

5. BL Number: se anota el número del documento de transporte. Este puede ser una combinación de letras y números o solamente llevar números (depende de cada empresa transportista).

6. Shipper Export References: se anota cualquier número que sirva de referencia para identificar al exportador o a la exportación. Un ejemplo de lo primero sería el número de cuenta que un integrador logístico o una naviera le asignan a un cliente; un ejemplo de lo segundo podría ser el número de lote de producción de cierto producto.

7. Shipper’s Agent (Name and Address) – References: se anota el nombre del operador logístico o de la naviera que está llenando los documentos de transporte.

8. Acceptance Point and Country of Origin: se anota la ciudad y estado en la cual se “toma” la carga, así como el país de origen de la mercancía.

9. Destination Delivery Agent (Name and Address): se anotan los datos del operador logístico o agente de carga o naviera que recibirá la documentación relativa al embarque en el país de destino.

10. Place of Receipt by Pre-Carrier: se anota el lugar en que la carga se acepta para pre-cargado.

11. Port of Loading: se anota el puerto en el que se subirá la carga al buque.

12. Vessel/Voyaye: se anota el nombre del barco y el número de viaje para el cual se ha hecho reservación para la carga, de acuerdo con los datos proporcionados con la naviera.

13. Port of Transhipment: se anota el puerto en el cual la carga cambiará de barco (cuando aplique). 

14. Port of Discharge: se anota el puerto en el cual se bajará la carga del buque.

15. Place of Destination: se anota el nombre de la ciudad de destino final del embarque.

16. References: se anota cualquier referencia al embarque, ya sea por parte del integrador logístico o del expedidor. Entre otros muchos pueden aparecer, por ejemplo, número de la orden de compra, número de lote, número de parcialidad (entregas parciales), número de la carta de crédito y banco, número de la póliza de seguro y compañía, etc.

17. Marks and Numbers: se anota cualquier marca y número que permita identificar la carga de exportación. Cuando la carga viaja en contenedor completo, suelen indicarse el número del contenedor y el(los) del(los) candado(s) o sello(s) de seguridad utilizados por la empresa exportadora, el integrador logístico o la naviera para mayor seguridad del embarque. Cuando la carga es consolidada se puede colocar cualquier tipo de referencia, por ejemplo clave del producto, número de factura, etc.

18. No. of Pkgs.: se anota el número de “bultos” entregados para transporte. En este caso el término bulto abarca desde piezas sueltas hasta tarimas de madera con carga sobre ellas.

19. Description of Packages and Goods: se anota la descripción de la mercancía así como el tipo de bulto utilizado. Cuando la carga viaja en contenedor completo, suele indicarse también el tipo de contenedor. Si el exportador así lo desea, en esta parte puede señalarse el número de piezas que contiene cada tarima de madera.

Los transportistas suelen utilizar dos leyendas para deslindarse de responsabilidades en cuanto al tipo, cantidad y acomodo de la mercancía: “say to contain o S.T.C.” antes de la descripción de los productos y “as per shipper’s load, stow and count” al final de la misma. También suele indicarse si se trata de un contenedor completo utilizando términos internacionales tales como FCL/FCL (full container load) o si se trata de carga consolidada LCL/LCL (less than container load).

20. Gross Weight: se anota el peso bruto del embarque.

21. Measurement: se anota el volumen ocupado por el embarque (en metros cúbicos).

22. Freight Rates, Charges, Weight and or Measurement: se anota el flete y los demás gastos asociados con el movimiento físico del producto, ya sea que éstos se hayan cobrado en función del peso, del volumen o sean cantidades fijas.

23. Prepaid: se selecciona esta cantidad para indicar las cantidades numéricas cuando el embarque es prepagado.

24. Collect: se selecciona esta cantidad para indicar las cantidades numéricas cuando el embarque es por cobrar.

25. Date: se anota la fecha de expedición (elaboración) del bill of lading. Esta fecha suele ser al menos un día posterior a la fecha en la que el buque salió de puerto.

26. This is Shipped on Board. Bill of Lading when valid.: Se anota la fecha en la que la carga subió a bordo del buque. Suele anotarse la fecha de salida del buque de puerto.

27. B/L No.: se anota nuevamente el número del bill of lading.

28. By: se anota el nombre y se coloca la firma de la persona responsable por el llenado del conocimiento marítimo de embarque.