11 aspectos a considerar para el éxito de una operación de exportación

Para tener éxito en la exportación de productos, debe tener en cuenta 11 aspectos a considerar para el éxito de la operación

Una correcta exportación requiere información, planificación y control sobre diversos aspectos desde el inicio de nuestra operación (el pedido inicial) hasta el final de la misma (la puesta a disposición y/o el cobro de la mercancía a/de nuestro cliente): y así la operación, resulte correcta y sin contratiempos. 

A continuación, se detalla todos los aspectos a considerar para el éxito de una operación de exportación:

1. Producto que exportamos

Básicamente debemos considerar si nuestro producto se adecúa y cumple las exigencias en el país de nuestro cliente. No podemos ni debemos permitirnos el hecho de una paralización en la Aduana de nuestro cliente por causas tales como una incorrecta composición de nuestro producto porque un componente no esté admitido en el país de importación (un aditivo, por ejemplo); un incumplimiento de las normas técnicas de fabricación que impidiera su importación (etiquetado, por ejemplo); una incorrecta confección de documentación necesaria o incluso la falta de ella, etc.

La información correcta y concreta de todas las condiciones que debe cumplir nuestro producto ante el envío del mismo al país de nuestro cliente es la mejor garantía de que el podrá ser importado sin problemas en destino.

2. Contacto con los diferentes operadores logísticos

Una precisa y correcta información de nuestro envío a nuestro colaborador externo (agente de carga, transportista, agentes de aduanas,) redundará en un mejor y efectivo servicio por parte de los mismos. Además, mejorará el hecho de que el servicio se adecúe a los costos exactos y necesarios.

No nos permitiremos hechos como el de una información incorrecta, por ejemplo, de las medidas de nuestra mercancía, resulte un extra costo de manipulación de contenedores. Un ejemplo habitual es el de contratar un contenedor de veinte pies cuando, a la práctica, necesitamos uno de cuarenta, ya que la mercancía no cabe en el primer contenedor. El viaje extra de vuelta del contenedor nos será repercutido, ya que el error ha sido nuestro.

3. Control de los costos

Deberemos tener bien concretados los costos que cada operación conlleve. El hecho de tener fijado cada costo (transporte interior, manipulaciones, cargas en contenedor, fletes, tasas, despachos de aduanas, etc.) ayudará a la confección de nuestra estructura de costos de una manera concreta. De este modo, disminuiremos el riesgo de distorsiones sobre los costos contemplados inicialmente, pudiendo incluso aceptarlas o no, en base a si las causas que las provocaron son imputables a nosotros o no, o si hemos sido preavisados de las posibles variaciones (fletes, tipos de cambio, etc.).

4, Control de las instrucciones

Deberemos tener en cuenta que las instrucciones que demos a nuestros colaboradores tienen que ser lo más claras y concisas posibles, ya que de ellas depende la correcta confección de los diversos documentos tramitados por nuestra cuenta. Una incorrecta instrucción puede dar lugar a extra costos no esperados y de los que deberemos hacernos cargo (cambios de bultos, pesos, rectificaciones en título de transporte, declaraciones de aduana, certificaciones de origen, etc.).

5. Condición de entrega

Del término Incoterms utilizado se deriva nuestra responsabilidad en los gastos ocasionados por el envío y el momento del traspaso de los mismos de una parte a otra. Por ende, deberemos utilizar el Incoterms que más se adecúe a nuestras necesidades con el fin de rentabilizar lo más posible nuestro envío, evitando costos que no conocemos y que, en un momento dado, aun conociéndolos, no podemos controlar.

6. Control de la documentación

El exhaustivo control sobre la documentación necesaria para nuestro envío nos evitará retrasos en el mismo, así como soportar costos innecesarios por rectificación y/o cambio de la misma o parte de ella, costo que se hubiera evitado mediante un previo control antes del envío.

7. Trámites ante la aduana de exportación

Deberemos facilitar todos los datos y documentación necesarios para el despacho de aduanas con la antelación suficiente para el mismo, con el fin de que las posibles inspecciones de los diferentes organismos no retrasen o incluso impidan el embarque de las mercancías.

Asimismo, facilitaremos todos los datos necesarios para un correcto despacho de aduanas, incluyendo su clasificación arancelaria, lo que evitará posibles perjuicios derivados de una incorrecta declaración en aduana por falta de datos concretos o no conocidos.

8. Envío de documentación al cliente

La documentación a enviar al cliente debe seguir los criterios establecidos en la misma: por transportista; entidad bancaria (en el caso de medios de pagos documentarios); por nuestros medios (Courier, por ejemplo), o por cualquier otro que consideremos seguro (nuestros técnicos que puedan desplazarse para el montaje de la mercancía, por ejemplo, si el factor tiempo lo permitiera).

Lo que sí es evidente que cualquier medio elegido debe ser lo suficientemente fiable para que nuestra documentación no sufra extravío o percance alguno que impidiera su entrega al destinatario y, por ende, la importación a nuestro cliente en su país.

Hay que tener en cuenta que conseguir duplicados de según qué documento (B/L, por ejemplo) puede llegar a ser muy costoso por el factor tiempo, redundando en extra costos que irían por nuestra cuenta.

9. Seguimiento del transporte y puesta a disposición

Muy importante para poder resolver posibles conflictos en el plazo más breve posible, así como para el posterior control del pago, si el mismo se realiza en un plazo acordado a partir de la fecha de recepción de la mercancía.

10. Cobro de la mercancía

El control más fundamental de nuestra operación. El mismo deberá ser asegurado en la mejor forma posible en función de factores tales como el volumen de compra de nuestro cliente, su historial con nosotros, el país donde reside, histórico de retrasos injustificados, etc.

La práctica dispone de elementos muy variados para dicho trámite. Es importante tenerlos en cuenta para poder elegir el que mejor nos convenga (contado, contra documentos, provisión de fondos, carta de crédito, etc.), para una mejor seguridad y rapidez en el cobro, así como el mantenimiento jurídico de la propiedad de nuestra mercancía hasta el cobro de la misma.

11. Incidencias y gestiones de reclamaciones posteriores a la entrega

Es muy importante atender las correctas y justas reclamaciones que nuestros clientes en los mercados exteriores pudieran realizar. La falta de atención a las mismas derivaría en reclamaciones judiciales, que resultan muy costosas por tener que acudir a tribunales extranjeros e implican falta de credibilidad en nuestros productos, así como en nuestra marca.

Si debemos reparar, atender devoluciones y/o incluso cambios de mercancías existen figuras aduaneras (mercancía de retorno, reimportación en el mismo estado, admisión temporal) que permiten efectuar estas operaciones para que, como mínimo, el costo aduanero no influya en las mismas.