Consideraciones al elaborar y enviar la Factura Proforma de Exportación

En un artículo anterior , describí 14 pasos para responder adecuadamente a una consulta de ventas de exportación. Estos pasos ayudan a gar...


En un artículo anterior , describí 14 pasos para responder adecuadamente a una consulta de ventas de exportación. Estos pasos ayudan a garantizar que responda con una propuesta de venta, cotización o factura proforma que maximizará sus posibilidades de una transacción de exportación exitosa.

En este artículo, explico algunas consideraciones al elaborar y enviar la Factura Proforma de Exportación.

La importancia de una fecha de vencimiento

Asegúrese de que su propuesta de venta o factura proforma incluya una declaración que establezca claramente que tanto el precio como los términos de su oferta son válidos por un período determinado, como 60 días. Asegúrese de indicar cuándo comienza ese período de tiempo. Recomiendo usar la fecha de la propuesta como el comienzo del período de validez.

Una empresa con la que trabajo no indicó cuándo comenzó el período, y el cliente negoció el período desde el momento en que recibió la copia impresa de la propuesta. Debido a la lentitud en la entrega del correo en el país del cliente, eso significó que el período de 60 días comenzó cinco semanas después de la fecha de la propuesta de venta. En este caso, la empresa exportadora cumplió con los términos y precios originales a pesar de que había implementado un pequeño aumento de precios.

Aquí hay una declaración de muestra: "El precio y los términos de esta oferta son válidos por 60 días a partir de la fecha de esta propuesta". (Para ejemplos en este artículo, uso arbitrariamente el número "60". Por supuesto, debe usar el número que se aplica a su propia situación única).

Elige cuidadosamente tus palabras

Tenga cuidado, especialmente si vende un producto personalizado o ensamblado que se basa en obtener ingredientes o componentes específicos de fuera de su empresa.

Aquí hay una declaración de muestra: "Los productos basados ​​en esta propuesta están disponibles para su envío 60 días después de la recepción y el reconocimiento de su pedido por escrito y la verificación de financiamiento aceptable". (Subrayé cuatro palabras en esta declaración para enfatizar la explicación; no subraye las palabras en su propuesta real).

Usar la palabra "disponible" significa que harás precisamente eso; hará que su producto sea accesible según lo prometido para estar listo para el envío. Si declara que se enviará en lugar de estar disponible para ser enviado en una fecha determinada, entonces no se brindará ninguna protección si algo sale mal fuera de su control.

Por ejemplo, si hace que su producto esté disponible para su envío y hay una huelga en el muelle, entonces ha cumplido y cumplido su promesa. Lo puso a disposición a pesar de que no se puede enviar debido a razones fuera de su control.

Tenga cuidado de usar la palabra "entrega"; en su lugar, use el término "envío". Si su proveedor indica que el producto está listo para la entrega en 60 días, debe esperar que su pedido llegue dentro de los 60 días posteriores a la realización del pedido.

Muchos exportadores utilizan la recepción del pedido para iniciar el proceso de producción; sin embargo, es una buena idea agregar la palabra “reconocimiento”. Esto le permite corregir un pedido que no refleja con precisión la redacción precisa de su propuesta inicial.

Por ejemplo, si ofrece 120 voltios y el pedido requiere 240 voltios, puede volver al cliente y corregir esto y comenzar la fecha de "disponibilidad" prometida a partir de la fecha de reconocimiento. Además, si 240 voltios le cuestan a su empresa más que 120 voltios, entonces tiene una razón para negociar un precio de venta más alto para cubrir sus costos adicionales.

En algunos casos en los que el valor del pedido es alto, se necesita una licencia de cambio de divisas, se requiere financiación del gobierno o vende un producto único personalizado, como maquinaria de automatización de fábrica de diseño único, puede agregar la palabra "verificación” de financiamiento aceptable.

No puede anticipar ni cubrir todas las contingencias en la oferta de venta o la factura proforma, pero cuanto mejor sea para hacer declaraciones claras y concisas, más probable es que su venta de exportación se desarrolle sin problemas.

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DIARIO DEL EXPORTADOR: Consideraciones al elaborar y enviar la Factura Proforma de Exportación
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